CUSTODIA, GESTIONE E MOVIMENTAZIONE DELL'ARCHIVIO DELLE PRATICHE EDILIZIE DEL COMUNE DI BOLOGNA

Domanda : In merito alla gara di cui all’oggetto, siamo con la presente a formulare i seguenti quesiti: 1. In riferimento al CSA art. B.3.1, si chiede di confermare che il materiale sarà disposto a bocca d’archivio, predisposto su pallet cellophanati ed accompagnati da rispettive liste di consistenza in formato elettronico, con tutti gli identificativi univoci delle scatole/faldoni componenti il singolo pallet visibili all’esterno, in modo da poter effettuare la spunta dei singoli ID contenitore all’atto del carico, a garanzia dell’effettiva presa in carico. 2. Si chiede di verificare l'elenco del personale fornito (da assorbire) in quanto sviluppa un monte ore ed un relativo costo che non è compatibile con la stima quadriennale della manodopera, che ammonta ad euro 62.000. 3. In riferimento al criterio tecnico B.3 presente sul disciplinare di gara, si chiede di specificare la quantità di scatole/faldoni rimanenti da digitalizzare.

Risposta : Si veda quanto in allegato

Domanda : Nel disciplinare al punto D viene chiesta anche la seguente documentazione. d) Per l'edificio che ospiterà l'archivio (rif. Sub-criterio/paragrafo C.1), in relazione al tema della sismica e con riferimento a quanto prescritto dalla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia Romagna (rif. Capitolato, Art. B.1 “Luogo delle attività”), è necessario allegare alternativamente: - o il certificato di idoneità statica - o il collaudo a fine lavori conseguente al progetto strutturale - o la valutazione della sicurezza. E' sufficiente allegare il Certificato di Agibilita' ?

Risposta : Si veda quanto in allegato

Domanda : Buongiorno, si chiedono i seguenti chiarimenti: 1) Con riferimento alla clausola sociale, si chiede conferma che operi per la ditta aggiudicataria solo in caso di necessità di nuove assunzioni, nel rispetto del contemperamento dei principi di armonizzazione, priorità, salvaguardia del lavoro e dell’iniziativa economica considerato anche che il servizio in outsourcing prevede, come noto, la condivisione delle risorse per più appalti sulla base dei picchi di lavoro. 2) Si chiede conferma che il materiale afferente all’archivio pregresso sia custodito tutto presso il deposito esterno (ubicato a Ravenna) della ditta Mediatica 3) Si chiede conferma che il materiale afferente all’archivio pregresso da prendere in carico inizialmente verrà messo a disposizione dall’attuale fornitore a bocca di magazzino, inscatolato in box di cartone dotati di barcode e organizzati su pedane pronte per il carico, corredato del database di inventariazione (che riporti numero identificativo del singolo faldone, numero di protocollo generale (PG/Anno) o protocollo ufficio tecnico (PUT/Anno) delle pratiche in esso contenute) utile per gestire le attività di consultazione delle pratiche e le attività di scarto. Si chiede altresì di specificare le dimensioni ed il numero delle scatole di cartone che contengono. 4) Si chiede di specificare il numero medio di pratiche presenti in un faldone 5) Si chiede conferma che nel dorso dei faldoni sono specificati i range dei codici delle pratiche in esso contenuti 6) Si chiede di specificare numero di faldoni annui di nuova produzione da ritirare periodicamente presso la sede del Comune, la frequenza di ritiro desiderata e si chiede conferma che debba essere inventariato il singolo faldone sulla base delle informazioni riportate sul dorso 7) In caso di organizzazione del deposito non a pallet ma a scaffale (che peraltro rende più agevole l’attività di ricerca), si chiede conferma che l’altezza di ubicazione possa essere anche inferiore ai due metri citati nel capitolato seppur mantenendo una distanza/altezza minima di sicurezza da terra. 8) Vista l’organizzazione industriale dei depositi in outsourcing che prevedono tipicamente la condivisione degli spazi per più clienti a favore di efficienza ed efficacia nell’erogazione del Servizio si chiede conferma che sia adeguato prevedere e riservare al Comune spazi/celle ben identificate da precise coordinate posizionali in deposito esclusivamente destinato alla custodia di materiale cartaceo. 9) Si chiede conferma che la voce di prezzo “inserimento di ulteriore documentazione all’interno di fascicoli depositati in archivio, nonché archiviazione di pratiche identificate come “ex novo” comprensivo di trasporto e aggiornamento del database di cui all’art. B.2.1.4 – prezzo unitario per singolo faldone” si riferisca di fatto ai ritiri di nuova produzione. 10) Si chiede di specificare il numero di pratiche annue richieste in consultazioni dal Comune e la voce di prezzo cui si riferisce tale attività.

Risposta : Si veda quanto in allegato

Domanda : Buongiorno, si chiede se le certificazioni ISO 14001:2015 - Gestione Ambientale, ISO 45001:2018 - Salute, ISO 37001:2015 - Anticorruzione, SA 8000:2014 - Responsabilità Sociale, possono essere oggetto di avvalimento.

Risposta :

Le certificazioni elencate, che non costituiscono requisito di partecipazione alla procedura ma sono oggetto di valutazione all’interno dell’offerta tecnica, non possono costituire oggetto di avvalimento premiale, come espressamente indicato al secondo periodo dell’Art. 7 del Disciplinare di gara.

Domanda : Con riferimento al Disciplinare punto 6.3 REQUISITI DI CAPACITÀ TECNICA E PROFESSIONALE, si chiede di confermare che per servizio analogo si intenda lo gestione di un archivio documentale non necessariamente di pratiche edilizie.

Risposta : Si conferma quanto richiesto