SERVIZI DI COMUNICAZIONE INERENTI IL PROGETTO BO1.1.2.2B BOLOGNA INNOVATION SQUARE

Domanda : Quali sono gli indicatori di performance chiave (KPI) relativi alle attività digital che possiamo individuare e quantificare per la valutazione del successo delle attività? Possiamo considerare il numero di utenti raggiunti e le richieste di informazioni come un parametro chiave, o saranno più specificamente le aziende iscritte a BIS l'unico valore atteso? Nel sito web di BIS e nel portfolio allegato al capitolato sono è fortemente presente un’articolazione in “pillar”, mentre nel quadro di riferimento del capitolato vengono descritti gli “ambiti di intervento” (non presenti negli altri materiali di brand/sito). Questi ultimi andranno ad affiancarsi/integrarsi/sostituirsi rispetto ai pillar esistenti? Nell’offerta tecnica è necessario presentare in allegato una proposta di riorganizzazione e sistematizzazione delle progettualità (pag. 9 del capitolato speciale). Confermate che per progettualità si intendono quelle riportate alla pagina “Progetti” del sito web di BIS, nonché le singole schede del portfolio allegato?

Risposta : 1. Questo tipo di valutazioni rientrano nella competenza e nell’esperienza dell’operatore economico, purché avvengano nel rispetto dei documenti di gara.

Domanda : Nell’Art. 5 del Capitolato si richiede l’organizzazione di eventi. Nella lista di adempienze si includono anche voci come spese trasporto e transfer, vitto e alloggio,… Si conferma che sono a carico dell’affidatario i soli costi relativi agli ospiti di provenienza dal territorio nazionale?

Risposta :

Sono a carico dell’affidatario tutti i costi delle voci esplicitate. Relativamente a trasporto, transfer, vitto e alloggio si precisa che non sono ancora state definite le provenienze degli ospiti.

Domanda : Nel punto 2.2 Piano di comunicazione e di ingaggio annuale si chiede di indicare i “costi per il perseguimento degli obiettivi specificati dal Committente”. Si conferma che questi vanno indicati in sede di affidamento e non nella proposta tecnica che deve essere priva di ogni indicazione economica?

Risposta :

Si conferma che la proposta tecnica deve essere priva di qualsiasi indicazione economica, pena l’esclusione dalla gara. Quanto indicato al par. 2.2 del Capitolato si riferisce all’aggiudicatario del servizio.

Domanda : Spettabile Stazione Committente, in merito al finanziamento citato all'interno della documentazione di gara si richiede se lo stesso sia stato già ottenuto e se verrà utilizzato per assolvere al pagamento delle prestazioni dell'aggiudicatario. Si richiede inoltre se è prevista attività di rendicontazione a carico dell'aggiudicatario o della stazione appaltante / beneficiario del fondo e se sono previste obbligazioni, dichiarazioni o particolari requisiti da assolvere per l'ottenimento del finanziamento a carico dell'aggiudicatario (a titolo illustrativo requisiti dei CV delle figure coinvolte durante l'incarico e/o rendicontazione delle spese).

Risposta :

Per quanto attiene al finanziamento citato all'interno della documentazione di gara si rimanda a quanto indicato in “Premessa” nel disciplinare e in “Quadro di riferimento” nel capitolato speciale.

Si tratta di finanziamento a rendicontazione da parte della Città metropolitana; la rendicontazione viene effettuata successivamente alla liquidazione delle spese sostenute da Città metropolitana nell’ambito del progetto.

La gara di appalto in oggetto si inserisce in questo contesto e darà luogo a un appalto di servizi. Pertanto sarà richiesta all’aggiudicatario, per ogni tranche di fatturazione, documentazione idonea ad attestare la corretta esecuzione del servizio.

Domanda : Spettabile Stazione Committente, In merito alla composizione del gruppo di progetto, chiediamo se oltre alle quattro figure richieste come da Capitolato Speciale cioè: Responsabile attuazione dell'appalto, Communication manager, Direttore creativo, Responsabile eventi e attività di promozione e divulgazione, è possibile integrare, il gruppo con ulteriori figure a supporto delle attività progettuali fornite dall’operatore economico. Si chiede inoltre cortesemente di chiarire, sempre rispetto al gruppo di progetto, cosa si intende e quali ruoli si intendono con il seguente passaggio citato: “Il Gruppo di Progetto può essere integrato con la partecipazione di tecnici della Città metropolitana o del Comune di Bologna, in relazione ai temi trattati".

Risposta :

È possibile inserire profili differenti nel Gruppo di progetto, a sostituzione di quelli richiesti, per le motivazioni specificate nel punto 8.1.6: Qualora il profilo non sia presente nell'organigramma dell'azienda, nella relazione dovranno essere inserite le caratteristiche della professionalità che si intende individuare.

Domanda : Con riferimento al disciplinare p.31, si chiede un chiarimento rispetto alla nota evidenziata: "N.B. L’uso del logo della Città Metropolitana di Bologna nei documenti di gara è vietato a soggetti pubblici e privati senza la previa autorizzazione del Sindaco Metropolitano. Si invitano, pertanto, i concorrenti ad astenersi dal riprodurre il suddetto logo." ; in che senso va interpretata questa indicazione? Per la produzione delle bozze dell'offerta tecnica, infatti, viene specificato invece che "tutti gli elaborati dovranno riportare i loghi istituzionali della Città metropolitana di Bologna, BIS Bologna Innovation Square, nonché quelli afferenti al Programma PN Metro Plus e Città Medie del Sud, in osservanza delle indicazioni di cui al Manuale di Identità Visiva allegato al presente Appalto".

Risposta :

Si conferma come valida l’indicazione del Disciplinare secondo cui i concorrenti si devono astenere dalla riproduzione del logo della Città metropolitana, con eccezione della possibilità di inserire il logo nell’allegato II) proposta grafica/idea creativa, nel quadro della Macroarea A (art. 2) Strategia comunicativa del Capitolato.

Domanda : Spettabile Stazione Committente, si richiedono i seguenti chiarimenti: 1) In merito all’ART. 3 MACRO AREA B: MATERIALI E STRUMENTI del Capitolato Speciale, si richiede se le spese di cui all’ART 3.1-3.2-3.3-3.4-3.5-3.6-3.7 sono da considerarsi incluse all’importo su base d’asta oppure sono escluse. Nello specifico: a) ART. 3. 2 Traduzioni: - Traduzione ita-eng dei contenuti dei materiali informativi/promozionali dedicati a differenti ambiti tematici (pieghevole 4 facciate formato A6 in 4 declinazioni diverse);- Traduzione ita-eng delle schede nuovi progetti (base 3 schede/anno) del portfolio BIS (in allegato);- Pacchetto di traduzione materiali ita-eng (15 cartelle/anno) - Traduzione ita-eng di almeno nr.5 cartelle b) ART.3.3 Stampe: - Stampa di circa 1.000 (mille) pieghevoli formato A6 4 ante e 1.000 (mille) cartoline F/R ad annualità (base 2.000 + 2.000 per l’intera durata dell’incarico) per partecipazione a fiere ed eventi; - Stampa e montaggio segnaletica interna sede; - Stampa e montaggio backdrop; - Stampa di circa 1.000 (mille) cartoline F/R per partecipazione a fiere ed eventi; - Stampa adesivo/gadget distintivo del “Forum degli spazi per l’Innovazione” da dare agli spazi aderenti (circa 60 - sessanta) - Stampa di circa 300 (trecento) A4 - Stampa di circa 300 (trecento) badge 300 (trecento) cordini - Stampa nr. 4 (quattro) totem - Stampa di circa 500 (cinquecento) cartoline formato A5 /anno per distribuzione a fiere ed eventi - - Stampa di nr.2 (due) roll up - Stampa di nr. 1 (uno) backdrop (pieghevole) c) ART 3.4 Foto e video: - Selezione e acquisto immagini per pagine sito di progetto (3 immagini/anno); - Realizzazione di un servizio fotografico per almeno nr. 4 giornate (con fotografo professionista, preselezione, post produzione e acquisizione); - Selezione e acquisto nr. 20 (venti) immagini; - Selezione e acquisto immagini e girato (per social + video); d) ART. 3.5 Sito internet e newsletter - Realizzazione ex novo di un sito web con determinate caratteristiche di cui: Integrazione di chatbot e) ART. 3.7 Campagne promozionali e pubblicitarie: - Acquisto sponsorizzazioni per social media e pagina web varie edizioni programma/call per attrarre giovani talenti; 2) In merito all’ “ART. 5 MACRO AREA D: EVENTI E ATTIVITÀ DI PROMOZIONE E DIVULGAZIONE” del Capitolato Speciale, si richiede se le spese per l’organizzazione dei servizi siano a carico dell’operatore economico e nel caso se queste rientrano nell’importo a base di gara. Nello specifico, di cui all’Art 5.1 Organizzazione eventi: - Supporto progettuale e organizzazione nr. 1 (uno) evento pubblico/anno con circa 100 persone: Fee ospiti, spese trasporto, vitto e alloggio, disbrigo eventuali pratiche enpals/siae, eventuali permessi e autorizzazioni, servizio catering/light lunch e coffee break/station - Supporto organizzativo per la realizzazione di nr. 4 (quattro) incontri di Advisory board/anno con circa 15 persone, su invito: spese trasporto e transfer, servizio catering/light lunch. - Supporto organizzativo per la realizzazione di nr. 9 (nove) eventi con circa 40 persone, su invito: fee ospiti, spese trasporto, vitto e alloggio, disbrigo eventuali pratiche enpals/siae, eventuali permessi e autorizzazioni, realizzazione materiali promozionali digitali e cartacei, servizio catering/light lunch e coffee break/station; - Supporto organizzativo per la partecipazione a nr. 2 (due) fiere territoriali e nr. 2 (due) fiere di settore internazionali con uno spazio espositivo ed eventi/talk di approfondimento e/o presentazione. - Supporto progettuale e organizzazione nr. 1 (uno) evento pubblico/anno di promozione all’imprenditoria femminile con circa 100 persone: spese trasporto, vitto e alloggio, eventuali permessi e autorizzazioni, realizzazione materiali promozionali digitali e cartacei, servizio catering/light lunch e coffee break/station - Supporto organizzativo per la partecipazione a nr. 3 (tre) eventi fieristici/anno; - Supporto progettuale e organizzazione nr. 3 (tre) eventi pubblici/anno "Rete delle imprese eccellenti del territorio" e reti con circa 200 persone: spese trasporto, vitto e alloggio, eventuali permessi e autorizzazioni, servizio catering/light lunch e coffee break/station - Supporto progettuale e organizzazione di nr. 1 (uno) evento di networking e scambio di esperienze sui temi della digitalizzazione con i partecipanti alle edizioni del programma/call per attrarre giovani talenti, di circa 100 persone: eventuali permessi e autorizzazioni, servizio catering - Supporto progettuale e organizzativo per la realizzazione di nr. 1 evento all’interno di una fiera (es. WMF) per la promozione dei risultati e degli impatti del programma/call per attrarre giovani talenti, di circa 50 persone. Il supporto include: coordinamento attività, rapporti con il Committente, segreteria organizzativa e amministrativa, supervisione e reportistica, gestione ospiti e relatori. 3. In merito all’ “art 3.5 Sito internet e newsletter”, del documento Capitolato speciale, si chiede se corretto corretto il link al sito Bolognainnovationsquare: https://www.cittametropolitana.bo.it/portale/ 4. In merito alla predisposizione dei curricula vitae del gruppo di lavoro, si chiede di confermare che non sia richiesto un modello standard da seguire. 5. In merito alla stesura del documento di offerta tecnica, si chiede di conferma che l’inserimento di foto e tabelle esplicative non rientri nel conteggio delle 20 pagine previste dal Capitolato Speciale. 6. Si richiede conferma che la formula per il calcolo del punteggio di cui al punto 17.2 del Disciplinare di Gara sia Pe= (Pbest/Po)*Pmax e non Pe= (Po/Pbest)*Pmax come descritto nel Disciplinare 7. Con riferimento al par. 7.2 del Disciplinare di gara si chiede di confermare che, relativamente ai 3 servizi analoghi a quelli di cui alla Macroarea A (strategia comunicativa) “l’esecuzione con buon esito” possa essere riferita alla quota parte dei medesimi servizi eseguita negli ultimi 3 anni antecedenti alla pubblicazione del disciplinare, pur essendo ancora in corso i contratti considerati ai fini della dimostrazione del requisito. Resta ferma la comprova della quota parte eseguita a mezzo di contratti e fatture quietanzate.

Risposta : 1. Si conferma che i costi relativi alle voci esplicitate nella MACRO AREA B: MATERIALI E STRUMENTI ART 3.1-3.2-3.3-3.4-3.5-3.6-3.7 del Capitolato Speciale sono da considerarsi incluse nell’ importo totale assoggettato a ribasso in sede di gara di € 267.983,87, come esplicitato nella tabella di cui all’art.3 del disciplinare di gara.

Domanda : Dove è richiesto supporto progettuale organizzativo di eventi, la location dell'evento va preventivata oppure potranno essere utilizzate gratuitamente sedi del Comune, di Città Metropolitana e/o degli stakeholder che partecipano al progetto?

Risposta :

Non è necessario preventivare costi per le location, il concorrente si può attenere a quanto esplicitato in capitolato.

Domanda : 1.Sul tema partecipazione a Fiere nazionali ed internazionali. Confermate che è richiesto solo il supporto organizzativo e non l'acquisto spazio espositivo, spese di viaggio e trasferta degli operatori, costo dellarealizzazione stand ecc?

Risposta :

Come esplicitato anche in riferimento ad altro quesito, ove non diversamente esplicitato ed in particolare alla pagina 20, I°ambito. Reti per l’innovazione del sistema economico, punto 2 è da considerare il solo supporto organizzativo.

Alla medesima pagina, III°ambito. Open innovation per la digitalizzazione di processi e prodotti e competenze è richiesto: “supporto progettuale e organizzativo per la realizzazione di nr. 1 evento all’interno di una fiera (es. WMF) per la promozione dei risultati e degli impatti del programma/call per attrarre giovani talenti, di circa 50 persone. Il supporto include: coordinamento attività, rapporti con il Committente, segreteria organizzativa e amministrativa, supervisione e reportistica, gestione ospiti e relatori.”

Così come anche al Punto 5.1 Organizzazione eventi, Ambito Progetto generale, è richiesto “Supporto organizzativo per la partecipazione a nr. 2 (due) fiere territoriali e nr. 2 (due) fiere di settore internazionali con uno spazio espositivo ed eventi/talk di approfondimento e/o presentazione.”

Domanda : 1. La riorganizzazione della brand identity prevede di mantenere il logo Bologna Innovation Square attuale immodificato o si richiede anche un redesign del logo BIS istituzionale? 2. I loghi dei sotto-prodotti delle azioni migliorative devono derivare dalla brand identity istituzionale o devono essere progettati come brand autonomi? 3. È possibile, e se sì come e quando, fare un sopralluogo degli spazi BIS per valutare gli interventi di archigrafica?

Risposta : 1. Non è richiesto il redesign del Logo ma esclusivamente quanto esplicitato nel punto 2.1. Strategia comunicativa e piano di ingaggio biennale.

Domanda : Domanda 1 Al punto 3.7 del capitolato (pagina 18), per il II° ambito si chiede di identificare il budget pubblicitario online. Per il III° ambito si chiede una proposta di acquisto spazi per campagna adv e l’acquisto di sponsorizzazioni per social media. Abbiamo interpretato che per le prime due voci si chiede di presentare un piano media extra budget, mentre la terza voce (acquisto sponsorizzazioni) è un costo da prevedere nel budget complessivo proposto nell’offerta economica del presente bando. Domanda 2 Con riferimento all’allegato disciplinare_All_1_al_Disciplinare_Istanza_partecipazione_2 e al paragrafo 7.2 del disciplinare di gara, come vanno dettagliati e dimostrati i requisiti di capacità tecnica e professionale? Essendo la dichiarazione nell’allegato solo generica, possono essere esplicitati nel DGUE e/o vanno già inseriti in maniera generica nel FAVOE? Domanda 3 Con riferimento all'allegato_All_A all_Istanza_partecipazione_2, si conferma che la lista di soggetti di cui all’art. 94 e dei familiari conviventi maggiorenni può essere dichiarata e presentata da parte del legale rappresentante oppure ciascun socio/soggetto deve presentare propria auto-dichiarazione in coda all’allegato stesso? Domanda 4 Al punto 3.5 del capitolato si parla di Sito internet e newsletter per il sostegno alla transizione digitale e green delle imprese. Questo nuovo sito sarà ospitato sui server della Città metropolitana di Bologna oppure è necessario prevedere anche un servizio di hosting?

Risposta : RISPOSTA 1

Domanda : art 7.2 del disciplinare di gara. La comprova del requisito (certificati, contratti, attestazioni ecc) deve essere fornita in fase di gara ? E se sì, questa documentazione va allegata alla documentazione amministrativa?

Risposta :

La comprova del requisito di cui all’art. 7.2 del Disciplinare di gara deve essere fornita dall’aggiudicatario, tramite caricamento della documentazione sul FVOE: in fase di gara è sufficiente dettagliare il requisito nelle apposite sezioni del DGUE.

Domanda : Gent.mi, si richiede un chiarimento rispetto al punto 7.3 Disciplinare di gara INDICAZIONI PER I RAGGRUPPAMENTI TEMPORANEI, CONSORZI ORDINARI, AGGREGAZIONI DI IMPRESE DI RETE, GEIE Nello specifico viene richiesto che il requisito relativo all’iscrizione nel Registro delle Imprese oppure nell’Albo delle Imprese artigiane di cui di cui al paragrafo 7.1.1 sia posseduto da tutte le componenti del raggruppamento. È possibile esplicitare quali codici Ateco o macro-settori di attività sono ammissibili? ES: Può partecipare ad un raggruppamento temporaneo un'azienda iscritta al registro delle imprese per attività strettamente pertinenti al servizio 3.4 della MACROAREA B (Foto e video)? In caso negativo, è possibile che la suddetta azienda figuri come operatore economico ausiliario (come da paragrafo 8. Avvalimento)? Saluti

Risposta :

Ai sensi del punto 7.1.1) del Disciplinare di gara, l’iscrizione nel Registro delle Imprese oppure nell’Albo delle Imprese artigiane deve essere per attività pertinenti con quelle oggetto della presente procedura di gara per la cui individuazione si rinvia all’art. 3 del Disciplinare.

Indipendentemente da ciò, come indicato all’art. 8 del Disciplinare, non è consentito l’avvalimento per soddisfare i requisiti di ordine generale e dell’iscrizione alla Camera di commercio, tuttavia il concorrente può avvalersi di dotazioni tecniche, risorse umane e strumentali messe a disposizione da uno o più operatori economici ausiliari per dimostrare il possesso del requisito di ordine speciale di cui al paragrafo 7.2 e/o per migliorare la propria offerta.

Domanda : Nel Capitolato speciale, nell’ultimo paragrafo del punto 8.1.2 (Marcroarea A (art.2) Strategia comunicativa si legge quanto segue: “Il concorrente dovrà altresì specificare quali azioni della strategia proposta sono realizzabili all’interno del budget previsto dall’appalto in oggetto e quali ne rimangono escluse. “ L’elenco dettagliato delle attività presente nel medesimo Capitolato ci ha consentito di effettuare una prima stima dei costi che mette in evidenza come i costi vivi degli eventi siano quelli che maggiormente incidono nella definizione del budget. È infatti richiesto di considerare i costi per il cachet degli ospiti nonché di provvedere al loro vitto e alloggio per la durata degli eventi, inoltre per alcuni eventi è richiesto il buffet per numeri consistenti di ospiti, fino a 200. Si chiede quindi se sia possibile, per la Macroarea D ma anche per le altre Macroaree poter specificare quali azioni delle strategia proposta sono realizzabili all’interno del budget previsto dall’appalto e quali ne rimangono escluse.

Risposta : Le azioni della “Macroarea D: Eventi e attività di promozione e divulgazione”, così come della “Macroarea B: materiali e strumenti” e “Macroarea C: Social media management” riportate in capitolato, sono da considerarsi necessarie.

Domanda : In generale che valenza possiamo dare in questi casi alla dicitura generica "supporto organizzativo"? Nel paragrafo 5.2 si parla di "sola progettazione". In questo caso la realizzazione del ciclo di eventi è del tutto esclusa e allocata in altri budget?

Risposta :

Per “supporto organizzativo” si intende un servizio di supporto alla committenza per l’organizzazione di quanto esplicitato e dettagliato in capitolato paragrafo 5.1 per Ambito Progetto generale, I°ambito. Reti per l’innovazione del sistema economico, III°ambito. Open innovation per la digitalizzazione di processi e prodotti e competenze.
Confermiamo che nell’importo indicato come base d’asta è da includere esclusivamente la progettazione del ciclo di eventi indicato nel paragrafo 5.2 e non la sua realizzazione.

Domanda : Fra i requisiti minimi per la capacità tecnica e professionale, vengono indicati servizi analoghi di strategia comunicativa per importo pari al 8% dell'importo a base di gara (euro 267.983,87); potete confermare (ed esplicitare la cifra netta da raggiungere) visto che nel caso della fideiussione viene invece usato come riferimento valore complessivo dell'appalto (euro 653.200,00)

Risposta :

Si conferma che, ai sensi dell’art. 7.2 del Disciplinare di gara, è richiesta l’esecuzione con buon esito di servizi analoghi per un importo complessivo minimo pari al 8% dell'importo a base di gara, pari a € 267.983,87 al netto dell'IVA, come indicato all’art. 3 del Disciplinare di gara (ovvero a € 21.438,71 netti). Diverso è il valore complessivo dell'appalto, pari a € 653.200,00 e comprensivo dell’eventuale rinnovo, dell’eventuale incremento del quinto d’obbligo e dell’eventuale incremento derivante dall’opzione di affidamento di servizi analoghi, al netto dell'IVA, sul quale, ai sensi dell’art. 106 del d.lgs. n. 36/2023 è calcolato l’importo della cauzione.