PROCEDURA NEGOZIATA PER L'AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE IN OUTSOURCING (A TERZI) DELL'ARCHIVIO STORICO E DI DEPOSITO DELLA PROVINCIA DI PARMA PER LE ANNUALITA' 2024-2030

Domanda : buongiorno, si richiede di indicare il codice alfanumerico del CCNL indicato al punto. 3 dell'avviso di gara”, per poter verificare l’equivalenza al CCNL richiesto. Grazie. cordiali saluti

Risposta :

Il codice alfanumerico è I100.

Domanda : Con riferimento ai chiarimenti pubblicati, si chiede di indicare dove poter reperire la documentazione richiamata (capitolato).

Risposta :

Fermo restando che i quesiti riguardanti la documentazione progettuale sono rimandati alla successiva fase di gara, si informa che il capitolato tecnico, cosi come altra ulteriore documentazione, sono presenti come allegati alla determina 569 del 2024, registrata all'albo pretorio della Provincia di parma con il numero 821/2024.

Domanda : Buonasera, 1. non ci è stato possibile reperire nelle apposite sezioni della Piattaforma Intercent-er e del sito della Provincia di Parma, ulteriore documentazione oltre all'Avviso di manifestazione di interesse, al file Articoli e all'Istanza. Si chiede pertanto cortesemente la trasmissione del Capitolato Tecnico e di ulteriore ed eventuale documentazione tecnica. 2. si chiede di specificare i quantitativi della documentazione espressi in metri lineari e il numero di scatole. 3. si chiede di indicare l'ubicazione dell'attuale gestore del servizio.

Risposta :

Fermo restando che i quesiti riguardanti la documentazione progettuale sono rimandati alla successiva fase di gara, nel rispetto dei principi di reciproca collaborazione si risponde a quanto richiesto:

1. il capitolato tecnico, cosi come altra ulteriore documentazione, sono presenti come allegati alla determina 569 del 2024, registrata all'albo pretorio della Provincia di parma con il numero 821/2024.

2. i Metri lineari sono 5.000 circa per un totale di 8.671 box (circa) di varie dimensioni;

3. l'attuale gestore del servizio è ubicato in Via Atene, 1, 43010 Fontevivo PR (Provincia di Parma).

Domanda : Buongiorno, scusate , salvo ns errore , ma non vediamo tra gli allegati il capitolato, sareste così gentili da indicarci come recuperarlo oppure allegarlo qui? Grazie per l'attenzione.

Risposta :

Fermo restando che i quesiti riguardanti la documentazione progettuale sono rimandati alla successiva fase di gara, si segnala che il capitolato tecnico, così come altra ulteriore documentazione, sono presenti come allegati alla determina 569 del 2024, registrata all'albo pretorio della Provincia di Parma con il numero 821/2024.

Domanda : Preg.mi, 1. Si chiede di confermare che la documentazione verrà consegnata dall’appaltatore uscente già contenuta all’interno di box/scatole di archivio, pertanto non è richiesta l’attività di inscatolamento. 2. In merito al punto “Ove presente documentazione non inscatolata, l’Impresa aggiudicataria deve prevedere la fornitura senza oneri aggiuntivi di adeguati contenitori per il corretto trasporto e per la successiva conservazione della stessa” del Capitolato (pag. 7), si chiede di conoscere l’entità della documentazione non inscatolata rispetto al totale della documentazione da prendere in carico. 3. Si chiede di confermare che la documentazione verrà consegnata, da parte dell’appaltatore uscente, a bocca di magazzino, ovvero già inscatolata e pallettizzata, pertanto non è richiesto il servizio di descaffalatura presso l’appaltatore uscente. 4. Si chiede di conoscere se questo spettabile ente abbia effettuato una indagine di mercato atta a verificare che quanto richiesto dal Capitolato “L'archivio della Provincia di Parma dovrà essere custodito in idonei locali, nella disponibilità dell'aggiudicatario o di cui l’aggiudicatario si impegna a dotarsi nei termini previsti per la presa in carico, ubicati entro una distanza dalla sede provinciale (stradone martiri della libertà n. 15 – Parma) non superiore a Km 30” assicuri l’ammissione del più elevato numero di concorrenti, in nome del principio della più ampia partecipazione alle gare pubbliche, volto a favorire la massima tutela della concorrenza e l’interesse pubblico (art. 83 comma 2 del D.lgs. n. 50 del 2016), nel rispetto dei principi di trasparenza e rotazione. Difatti, il requisito appare eccessivamente stringente, poiché riduce notevolmente il numero di partecipanti che hanno già in disponibilità locali entro suddetta distanza. Anche ammettendo la possibilità di dotarsi di locali entro 30Km in seguito all’aggiudicazione, in realtà l’aggiudicatario che non abbia attualmente locali entro il limitato raggio di 30Km (contrariamente all’attuale gestore) è costretto a dotarsene supportando extra-costi che lo pongono in una posizione di svantaggio competitivo rispetto all’appaltatore uscente. Da ultimo, non si ravvisa la ratio di un limite territoriale così stringente, dal momento che, da Capitolato, “La spedizione di documenti originali e la consegna diretta dovranno avvenire entro e non oltre 48 ore dalla richiesta”. Si chiede pertanto di rivalutare tale criterio, rimuovendo il vincolo della distanza territoriale o prevedendo un importo remunerativo aggiuntivo per le imprese che dovranno dotarsi di locali entro la distanza richiesta al fine di ristabilire un equilibrio competitivo tra i partecipanti, cosi come peraltro già fatto per le attività di presa in carico, remunerate separatamente al nuovo appaltatore se diverso da quello uscente. 5. Si chiede di confermare che l’indicizzazione deve essere effettuata a livello di scatola e non di singolo documento. 6. Si chiede di conoscere se gli elenchi/liste dell’attuale aggiudicatario (pag. 9 Capitolato), sono in formato elettronico ed aperto. Si chiede di conoscere se gli elenchi sono completi, ovvero censiscono tutta la documentazione oggetto dell’appalto. 7. Si chiede di conoscere se gli elenchi di cui al quesito precedente includono i tempi di conservazione delle scatole, utili ai fini dell’elaborazione della proposta di scarto. 8. Si chiede di confermare che lo scarto deve essere effettuato a livello di scatola. 9. Si chiede di conoscere il numero di richieste di consultazione effettuate annualmente, sia in formato cartaceo sia digitale. 10. Si chiede di conoscere la consistenza dell’incremento annuale dell’archivio. 11. Si chiede di conoscere la consistenza media dello scarto e la frequenza con cui viene effettuato lo scarto. 12. Si chiede di conoscere la frequenza di eventuali ulteriori ritiri richiesti nel corso dell’appalto.

Risposta : Fermo restando che i quesiti riguardanti il capitolato sono rimandati alla successiva fase di gara, nel rispetto del principio di reciproca collaborazione si risponde a quanto richiesto:

1.    Verranno mantenuti i box di contenimento presenti; se dovessero danneggiarsi nelle operazioni di movimentazione, il successivo inscatolamento è a carico della società che deve garantirne la presa in carico.

2. Al momento è di difficile previsione ma potrebbe essere presumibile in circa il 2% del totale da versare.

3. I box saranno paletizzati per permetterne la presa in carico ed i pallet andranno restituiti alla società integri e ripuliti.

4. Le motivazioni risultano esposte correttamente nel capitolato, il quale recita: "L'archivio della Provincia di Parma dovrà essere custodito in idonei locali, nella disponibilità dell'aggiudicatario o di cui l’aggiudicatario si impegna a dotarsi nei termini previsti per la presa in carico, ubicati entro una distanza dalla sede provinciale (Stradone martiri della libertà n. 15 – Parma) non superiore a Km 30, verificato con Google maps, tale da consentire una rapida esecuzione delle eventuali richieste di consultazione in loco e per facilitare rapide ispezioni da parte di Referenti individuati tra i dipendenti della Provincia."

5. L'indicizzazione risulta essere utile al reperimento corretto della documentazione e al momento sono presenti circa 24000 indici di riferimento.

6. Sono su fogli di calcolo in formato ".xlsx"

7. I termini di conservazione non sono indicati e specifici per box di conservazione.

8. Non è garantibile a priori, infatti nel listino a consumo sono previsti articoli di servizio al fine di riaggregare più scatole in box singoli.

9. Si prevede che venga mantenuta sui livelli indicati a contratto, nel caso ci siano necessità aggiuntive si attribuiranno i costi al listino specifico.

10.  Non prevedibile a priori, come indicato il contratto deve garantire la possibilità di incremento fino ad 1/5 a pari patti e condizioni.

11.  Da programmare insieme all'archivista, come espresso dal contratto nei limiti esposti.

12. Non prevedibile a priori, come indicato il contratto deve garantire la possibilità di incremento fino ad 1/5 a pari patti e condizioni.

Domanda : la scrivente e' specializzata da anni nella gestione archivi per conto terzi dalla piattaforma archivistica di XXX. Operiamo per Aziende Private e Pubbliche quali a titolo esemplificativo XXXX. In quest'ultimo caso trattando anche dati sensibili. Chiediamo se possibile la partecipazione pur non operando con Enti come richiesto. Non comprendiamo per altro questa scelta di restringere in questo modo la partecipazione alla gara in ragione del fatto che detta documentazione non comporta norme e competenze diverse da quelle che gia' attualmente gestiamo.

Risposta :

Per l'attestazione della capacità tecnico - professionale di cui all’art. 100 del D. Lgs. n. 36/2023 prevista dall'avviso di manifestazione di interesse si comunica che sono ammissibili anche i servizi svolti per conto di enti pubblici, aziende pubbliche o società pubbliche (società in controllo pubblico ai sensi dell'art. 2 del D.Lgs. 175/2016)