SERVIZI DI GESTIONE INFORMATIZZATA PER LE ESIGENZE DEL COMUNE DI BOLOGNA

Domanda : PDF CHIARIMENTI PUBBLICATI

Risposta : Si veda allegato pdf.

Domanda : Con riferimento alla partecipazione alla procedura in qualità di Consorzio Stabile, si chiede cortesemente di: fornire istruzioni sulle modalità di caricamento, all'interno del portale, dei documenti richiesti alla/e consorziata/e esecutrice/i; indicare le procedure operative per la generazione e l'allegazione del DGUE della/e consorziata/e esecutrice/i sul portale; chiarire se, nel caso di partecipazione di consorziate esecutrici, sia necessario che anch'esse siano preventivamente registrate sul portale Intercent-ER.

Risposta : Si rinvia ai manuali di utilizzo della piattaforma SATER e al supporto tecnico della stessa dedicato agli operatori economici, come indicato agli artt. 1.1 e 1.3 del Disciplinare di gara.

Domanda : 1) Si chiede di indicare, ove presente, il Sistema di Trouble Ticketing System in uso presso l’Amministrazione per l’attuale soluzione di Protocollo e Gestione dei Procedimenti. 2) Se disponibili, si prega di fornire dati relativi alla numerosità delle segnalazioni di assistenza applicativa e assistenza specialistica nell’ultimo biennio.

Risposta :

L'attuale soluzione di Protocollo e Procedimenti prevede l'inserimento delle richieste di assistenza tramite il sistema di ticketing integrato all'interno della intranet comunale, ma il fornitore può proporre anche un proprio sistema di segnalazioni che verrà poi valutato da parte dell'Amministrazione. 

Nell'ultimo biennio i ticket di assistenza applicativa e specialistica sono stati all'incirca una cinquantina l'anno. Si fa tuttavia presente che tale numero riguarda esclusivamente l'assistenza sugli applicativi in sé, non su eventuali applicativi terzi che si integrano con il sistema di protocollo e procedimenti. Riuscire ad estrapolare una stima di quante segnalazioni sugli applicativi terzi riguardano il tema della protocollazione risulta maggiormente difficoltoso poiché bisognerebbe entrare nel merito della specifica richiesta di supporto.

Domanda : Si richiede una stima annuale dei documenti sottoposti a procedura di protocollazione.

Risposta : Nell'ultimo biennio la media delle protocollazioni annue si è attestata intorno alle 900.000 unità.

Domanda : 1) In riferimento al par. 3.3 del disciplinare di gara si chiede di chiarire il rapporto di cumulabilità ovvero di alternatività, ai fini di una possibile estensione contrattuale, tra la fattispecie di cui all’articolo 120 co. 1 lett. a) D.lgs. 36/2023 e l’opzione di proroga, ai sensi del comma 10 del medesimo articolo, su entrambi i quali istituti codesta Stazione Appaltante, nel succitato paragrafo 3.3, fa espressa riserva. 2) Attesa la potenziale "rilevante" estensione contrattuale ai sensi dell’articolo 120 co. 1 lett. a) D.lgs. 36/2023 - oggetto di espressa riserva, da parte di codesta Stazione Appaltante, al par. 3.3 del Disciplinare di gara - si chiede di confermare il previsto inserimento, in sede di stipula contrattuale, di specifica clausola di rinegoziazione, ai sensi e per gli effetti dell’art. 9 co. 4 D.lgs. 36/2023 da intendersi eterointegrato nella presente legge di gara. 3) Si chiede di chiarire se il limite percentuale riportato al par. 14 (Penali) del Progetto tecnico di gara, secondo cui "Qualora l’ammontare complessivo delle penali dovesse superare il 10% dell'importo netto contrattuale l’Amministrazione potrà avviare le procedure per la risoluzione del contratto" sia da intendersi o meno, quale Tetto massimo oltre il quale codesta Stazione Appaltante non procederà più all'applicazione di penali contrattuali, in luogo di altri istituti giuridici.

Risposta :

1. Le due opzioni hanno carattere alternativo.

2. Si conferma che, come previsto dal Capitolato art. 15, è prevista una clausola di revisione prezzi ai sensi dell’art. 60 del Codice.

3. Il limite del 10% è da intendersi quale tetto massimo delle penali, raggiunto il quale si potrà avviare la risoluzione contrattuale.

Domanda : SI RIPUBBLICA IL QUESITO PI042138-25 CHE RISULTAVA PUBBLICATO PARZIALMENTE Lotto 2 - Capitolato Tecnico - Protocollazione Interna (pag. 36) Con riferimento al requisito: >, si chiede conferma che documenti con protocollazione interna possano essere trasmessi via PEC tra le diverse Unità Operative dell'Ente.

Risposta : A seguito di protocollazione interna, la trasmissione tra gli uffici di interesse dei relativi documenti protocollati avviene di norma tramite l'utilizzo di caselle di posta elettronica ordinaria PEO. Non si esclude comunque la possibilità di trasmissione dei suddetti documenti tramite indirizzi PEC, che dovrà quindi essere garantita.

Domanda : Con riferimento ai requisiti di capacità tecnica e professionale richiesti per il Lotto 2, di cui al paragrafo 6.3.2 del Disciplinare di Gara, si chiede cortesemente di confermare se un contratto di rete sottoscritto con le forme di rito tra tre o più Enti Pubblici o società a capitale interamente pubblico, possa essere assimilato alle Unioni e Consorzi di Comuni ed in particolare si chiede di chiarire se il requisito in parola possa ritenersi soddisfatto nel caso in cui tutti gli Enti Pubblici o le società a capitale interamente pubblico aderenti al Contratto di Rete condividano la medesima soluzione per la gestione informatizzata del personale, mediante un'unica installazione o messa a disposizione da parte dell'operatore economico partecipante alla presente procedura.

Risposta : Si conferma. Pertanto si intende raggiunto il valore soglia dei 1000 (mille) dipendenti se tutti i soggetti aderenti al contratto di rete condividono la stessa soluzione per la gestione informatizzata del personale in un'unica installazione o messa a disposizione.

Domanda : Si richiedono cortesemente i seguenti chiarimenti: -Con riferimento all’art. 16 del documento "Disciplinare di gara RETTIFICATO" è corretto affermare che le 80 pagine complessive non comprendono copertina e indice di ciascuna relazione? -Con riferimento all'art. 16 del documento "Disciplinare di gara RETTIFICATO" e segnatamente al Lotto 1 si richiede se sia possibile realizzare un unico documento che contenga le 4 relazioni richieste dal punto a) al punto d) che comunque rispetti i requisiti indicati (80 pagine, formato A4, carattere Times New Roman, dimensione 11, colore nero) e allegare le sole certificazioni richieste al punto e).

Risposta : - Si veda risposta a Quesito PI075376-25

Domanda : Rif. Disciplinare di gara – Condizioni di partecipazione 1) Si chiede conferma che sia possibile partecipare ad un lotto come capogruppo di un RTI non ancora costituito ed all’altro lotto come impresa singola. 2) In tale ipotesi, poichè la "Busta Documentazione" è unica per entrambi i lotti, si chiede conferma che debbano essere presentate due distinte domande di partecipazione, una per ciascun lotto, mentre vada presentato un unico DGUE.

Risposta :

1) Si conferma.

2) Si precisa che nel caso di partecipazione in forme diverse dovranno essere presentate due diverse buste documentazione amministrativa, una per ciascun lotto, e pertanto due DGUE separati (nel DGUE deve infatti essere valorizzata anche la forma di partecipazione), due distinte domande di partecipazione, oltre alla restante documentazione specifica per il lotto. 
Per le concrete modalità si rinvia ai manuali di utilizzo della piattaforma e al supporto tecnico della stessa dedicato agli operatori economici, come indicato agli artt. 1.1 e 1.3 del Disciplinare di gara.

Domanda : Si chiede di precisare quante postazioni di acquisizione (dematerializzazione) occorre contemplare.

Risposta : Ipotizzando che con postazioni di acquisizione si intendano postazioni dedicate alla dematerializzazione di documenti cartacei in seguito alla loro scansione, si fa presente che nell'ambito della fornitura richiesta non è previsto tale requisito.

Domanda : Poichè alcune delle componenti software proposte sono eseguibili sotto Windows Server, si chiede se l'Amministrazione dispone già di licenze server di tale sistema operativo ed eventualmente in quale versione e se dispone di licenze utente di tale sistema operativo, le cosiddette CAL.

Risposta : Si conferma che la Stazione Appaltante dispone di licenze Windows Server Standard 2022 e relative CAL per gli utenti del Comune di Bologna.

Domanda : Si richiede conferma che la Stazione Appaltante è già in dotazione della componente Windows Server Standard o superiore.

Risposta : Si conferma che la Stazione Appaltante ha già in dotazione la componente Windows Server Standard 2022.

Domanda : Lotto 2 - Capitolato Tecnico - Art. 26.2 Gestore Documentale Nell'integrazione con il Gestore documentale del Comune si chiede se la sottomissione di file possa essere fatta al consolidamento di unità documentarie o debba necessariamente essere un'implementazione real time.

Risposta : Si conferma che l'archiviazione di file nel Gestore documentale può essere fatta al consolidamento di unità documentarie.

Domanda : Lotto 2 - Capitolato Tecnico - Art. 24.3 Database Si chiede se nella soluzione su cloud Lepida, il software HCL Domino sia da ritenere già licenziato presso il Comune di Bologna.

Risposta : Attualmente l'Amministrazione si avvale già della piattaforma Domino per alcuni contesti applicativi (in particolare per gestori di workflow documentali) e provvede quindi a licenziare il prodotto HCL Domino Complete Collaboration (Part number D1VC7LL) ai propri dipendenti che lo utilizzano, poco meno di 3.000.

Domanda : Lotto 2 - Capitolato Tecnico - Art. 8 Fatturazione Per la fase 1 è indicata la fatturazione 100% alla messa in esercizio della soluzione applicativa con tutti i requisiti. Si chiede se sia possibile prevedere una fatturazione frazionata che tenga in considerazione costi iniziali di licenza e stati avanzamento lavori.

Risposta : Non è possibile prevedere modalità di fatturazione diverse da quelle previste nel Capitolato.

Domanda : Lotto 2 - Disciplinare Tecnico - Migrazione dei dati Pag 45 del disciplinare di gara si indica che la migrazione dovrà essere dalle attuali applicazioni verso i nuovi sistemi e verso il gestore documentale. Si chiede indicazione di quali applicativi attualmente in uso non si appoggino al Gestore Documentale per la memorizzazione dei documenti. Si chiede inoltre stima numerica di: - tipologia di unità documentarie coinvolte dalla migrazione, intendendo con unità documentaria ogni oggetto documentale caratterizzato da specifico tracciato record - volume dati in numero di documenti - volume dati in occupazione di spazio di memoria

Risposta :

Attualmente tra gli applicativi che non si appoggiano al gestore documentale per la memorizzazione dei documenti si citano a titolo esemplificativo il verticale per la gestione di alcuni flussi specifici del Welfare, e quello per la gestione delle pratiche anagrafiche. Si fa tuttavia presente che la migrazione richiesta dalla fornitura oggetto di gara riguarderà principalmente dati e metadati. Nel caso di documenti non presenti nel Gestore Documentale verranno analizzate le singole casistiche in modo da valutare caso per caso se prevedere anche una migrazione dei documenti o meno.

Di seguito le stime numeriche richieste:

Tipologie di unità documentarie coinvolte nella migrazione: circa 250

Volume dati in numero di documenti: circa 58.000.000

Volume dati in occupazione di spazio di memoria: circa 38,5 Tera

Domanda : Con riferimento a quanto riportato nell'Art. 26.2 del Capitolato Tecnico del Lotto2: "I nuovi applicativi devono utilizzare per la persistenza dei dati e dei documenti il sistema di gestione documentale in essere al Comune: Gestore Documentale. Il sistema di gestione documentale gestisce documenti e metadati associati ai documenti ed è accessibile tramite API disponibili in interfaccia REST [...] Il sistema di gestione documentale costituirà punto unico di repository per i documenti gestiti dal protocollo e da procedimenti ed i relativi metadati per i quali non è richiesta la persistenza nei nuovi applicativi ma la sola funzionalità di ricerca". Si chiede di confermare che l'oggetto della migrazione riguarderà solo metadati e dati, in quanto i documenti pregressi sono già presenti sull’attuale Gestore Documentale.

Risposta :

La migrazione richiesta riguarderà principalmente dati e metadati. Potrebbe tuttavia essere necessaria anche una migrazione di documenti, qualora questi non siano già presenti nel Gestore Documentale.

Domanda : Nel capitolato tecnico è indicato che, durante la protocollazione in uscita, il sistema deve permettere agli utenti di selezionare: - il registro di protocollazione (generale preimpostato o altro registro); - la tipologia di supporto (digitale, cartaceo, misto). Tuttavia, le linee guida dell'AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedono l'adozione di un registro di protocollo unico informatico. Alla luce di questa apparente discrepanza, si richiede di chiarire: - Registro di Protocollazione: è previsto l'utilizzo di registri di protocollo multipli oltre a quello generale? In caso affermativo, quali sono le casistiche identificate? - Tipologia di Supporto: in quali circostanze è prevista la protocollazione di documenti su supporto cartaceo o misto? E' possibile avere dettagli sulle procedure operative correlate a tali casistiche, anche a titolo esemplificativo?

Risposta :

Fermo restando che il registro di protocollo generale costituisce il principale registro di protocollo dell’Ente, non è da escludersi l’eventuale ricorso, in determinate situazioni particolari, ad ulteriori registri di protocollo, come ad esempio il registro di emergenza.

In merito alla tipologia di supporto, si ha l’esigenza di dover gestire situazioni in cui la protocollazione è ancora cartacea, come ad esempio nei casi di cittadini che consegnano documentazione allo sportello, e situazioni ibride, ovvero flussi di lavoro in cui durante l'iter procedimentale è prevista la presenza di documenti cartacei oltreché documenti nativi digitali.

Domanda : Lotto 2 - Si chiede di confermare che la soluzione proposta per il sistema di Protocollo e Gestione dei Procedimenti possa essere fornita sotto forma di licenza d'uso.

Risposta :

Si conferma che la soluzione proposta possa essere fornita sotto forma di licenza d'uso, fermo restando che, come riportato negli articoli 2 e 4 del Capitolato tecnico:

"...l'offerta è onnicomprensiva di tutti i costi necessari allo svolgimento della realizzazione e alla garanzia del corretto funzionamento e adeguamento, nonchè di ogni altro costo relativo alla soluzione proposta, inclusi costi per l'utilizzo di prodotti di terze parti".

e

"... Il Servizio ha una durata stimata massima di 4 (quattro) anni, decorrenti dalla data di stipula del contratto o dalla data del verbale di esecuzione anticipata.

Il Comune si riserva la facoltà, in caso di buon esito della fase di esecuzione, di modificare il contratto ai sensi dell'art. 120 comma 1 lett. a) del D.Lgs 36/2023, estendendo i servizi di gestione operativa e assistenza, manutenzione ordinaria, correttiva ed adeguativa, alle medesime condizioni, per una durata pari a 2 (due) anni".

Si precisa inoltre che a conclusione del contratto, ed in caso di assenza di ulteriore rinnovo dello stesso, la Stazione Appaltante dovrà rimanere in possesso della Soluzione e quindi potrà continuare ad utilizzarla, anche in assenza dei servizi di gestione operativa e assistenza, manutenzione ordinaria, correttiva ed adeguativa da parte dell'aggiudicatario.

Domanda : Al fine di poter correttamente calibrare il piano formativo per il personale dell'Ente oggetto di valutazione al criterio B.2.3, si chiede di avere il dettaglio del numero degli utenti da formare interessato dall’implementazione del nuovo Sistema Informativo per singolo Ufficio suddiviso per ambito Funzionale/Applicativo descritto nel Capitolato Tecnico.

Risposta : Il personale destinatario del piano formativo richiesto è stato stimato in circa 350 dipendenti. La programmazione dettagliata per struttura organizzativa dell'Ente, nonchè l'individuazione del relativo ambito funzionale e/o applicativo, sarà oggetto di pianificazione puntuale in sede di esecuzione di contratto. Si rimanda all'art. 27.3 del Capitolato Tecnico per le specifiche dei servizi professionali richiesti in ambito formativo.

Domanda : Lotto 2 - Autenticazione (art. 25.6) 1) Per interagire con il Gateway CAS è sufficiente utilizzare una sola modalità fra quelle supportate (es. OAuth o SAML2)? 2) Si richiede conferma del fatto che il supporto alle 3 modalità di autenticazione {SPID|CIE|CNS} non è offerto dal gateway, ma deve essere supportato dalle applicazioni fornite dall'Operatore Economico.

Risposta :

1) Si conferma che per interagire con il gateway CAS è sufficiente utilizzare una sola modalità tra quelle supportate.

2) Le ulteriori modalità di autenticazione (SPID, CIE, CNS) non sono supportate dal gateway CAS, ma sono comunque garantite dal gateway Lepida.

Domanda : Si chiede di chiarire chi sia l'attuale fornitore della soluzione software utilizzata per la gestione informatizzata del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi

Risposta :

La soluzione software attualmente utilizzata per la gestione informatizzata del protocollo informatico e dei procedimenti è una soluzione custom realizzata direttamente dal Comune di Bologna. Attualmente il servizio di manutenzione correttiva ed evolutiva è affidato alla azienda Municipia.

Domanda : Art. 32.2 del capitolato: viene richiesta l’assistenza applicativa "on site". All'art. 32.3 viene richiesta "la presenza programmata e costante di risorse dell’aggiudicatario presso la sede del Comune di Bologna, che verranno quantificate e concordate con l’Amministrazione in seguito". All’art. 5 viene indicato: "L'esecuzione dell'appalto avverrà presso la sede del Comune di Bologna di Piazza Liber Paradisus e in modalità di lavoro da remoto [...]. L'Amministrazione si riserva la facoltà di richiedere, senza alcun onere aggiuntivo, l'erogazione dei servizi anche presso le altre sedi del Comune". Si chiede se vadano quindi considerati potenzialmente tutti gli uffici e gli sportelli (come indicati in questa pagina https://www.comune.bologna.it/governo/uffici-sportelli) e quali sarebbero le attività interessate.

Risposta :

Si ritiene che nel primo periodo di dispiegamento della nuova soluzione l'assistenza in loco può rendersi necessaria potenzialmente in tutti gli uffici comunali e gli URP dislocati sul territorio. A tal proposito si pensa quindi ad un'attività di supporto e affiancamento nello svolgimento delle quotidiane attività lavorative inerentemente i processi di protocollazione e procedimenti.

Superata la fase iniziale, è ragionevole ritenere che un eventuale supporto in presenza sarà da erogarsi principalmente nelle sedi di Piazza Liber Paradisus e Piazza Maggiore.

Domanda : Si chiede di chiarire se nel limite delle 80 pagine vanno ricompresi (oppure esclusi): la copertina, il sommario e le figure.

Risposta : Come previsto nel Disciplinare di gara, la documentazione dovrà essere composta da complessive 80 pagine al massimo (esclusi eventuali attestati o certificati). Pertanto si ritengono incluse copertina, sommario e figure.

Domanda : Con riferimento al Capitolato Tecnico, si formula la seguente richiesta di chiarimento: Gestione dell’organigramma e delle strutture Il Capitolato Tecnico specifica che i nuovi sistemi devono gestire le anagrafiche organizzative, consentendo la modifica diretta delle informazioni tramite interfaccia applicativa senza necessità di interventi del fornitore. Tuttavia, non è chiaro se il sistema di Protocollo e Procedimenti debba essere il sistema "master" per la gestione dell’organigramma e delle strutture organizzative o se tali informazioni debbano essere gestite da un altro applicativo in uso presso il Comune. A tal proposito, si richiede di precisare: - Se il sistema di Protocollo e Procedimenti debba fungere da sistema primario (master) per la gestione dell'organigramma o se tale funzione sia demandata ad altro applicativo. - In caso di utilizzo di un altro sistema per la gestione dell’organigramma, con quale modalità deve essere garantita l'integrazione dei dati: tramite API e Web Services in tempo reale oppure tramite un processo di migrazione periodica dei dati.

Risposta : La gestione primaria dell'organigramma sarà in carico ad un altro applicativo, che garantirà l'integrazione dei dati in tempo reale tramite API e Web Services. Dal nuovo sistema di Protocollo e Procedimenti dovrà tuttavia essere possibile attribuire agli utilizzatori della piattaforma ulteriori abilitazioni oltre a quelle derivanti dalla struttura organizzativa di appartenenza.

Domanda : Con riferimento al Capitolato Tecnico, si formula la seguente richiesta di chiarimento: Migrazione documenti e dati verso il Gestore Documentale. L'Art. 28.1 prevede che l'aggiudicatario debba occuparsi della migrazione dei documenti, dati e metadati "dal sistema in uso presso il Comune alle nuove piattaforme ed al Gestore Documentale". Dalla lettura del Capitolato, risulta che il Gestore Documentale rimarrà quello attualmente in uso presso il Comune. Si chiede di chiarire se la migrazione riguardi esclusivamente il passaggio dei dati e metadati dei documenti dalle piattaforme esistenti ai nuovi applicativi di Protocollo e Procedimenti, mantenendo il Gestore Documentale come unico repository di archiviazione, oppure se sia prevista una migrazione attiva di documenti, presenti o meno nel Gestore Documentale.

Risposta : Si conferma che il Gestore Documentale rimarrà quello attualmente in uso presso il Comune, e che sarà l'unico repository di archiviazione. La migrazione richiesta riguarderà quindi principalmente il passaggio di dati e metadati. Potrebbe tuttavia essere necessaria anche una migrazione di documenti, qualora questi non siano già presenti nel Gestore Documentale.

Domanda : Rif. Capitolato Tecnico - Lotto 1 - Art. 23.3.1 – "Requisiti di reportistica dell'Amministrazione rispetto al contesto attuale" (pag. 75/76) e Art. 23.3.3 – "Roadmap per la gestione della reportistica con il nuovo Sistema" (pag. 84) Si chiede di precisare, qualora la soluzione di reportistica offerta dall'operatore economico sia basata su SAP Business Objects, se le relative licenze d'uso saranno messe a disposizione dall'Amministrazione comunale o dovranno essere fornite dall'operatore economico, fornendo in questo secondo caso il numero di utenti per il relativo dimensionamento.

Risposta : Si conferma che, qualora la soluzione di reportistica offerta dall'operatore economico sia basata su SAP Business Objects, le relative licenze d'uso saranno messe a disposizione dell'Amministrazione comunale.

Domanda : Lotto 2 - Gestore documentale Quali metadati sono definiti e/o è possibile definire per i documenti?

Risposta : I documenti possono essere caratterizzati da metadati standard, trasversali a tutte le tipologie, quali ad esempio nome, dimensione, hash ed eventuali dettagli sulla firma digitale, e metadati specifici come ad esempio, nel caso degli atti, la caratterizzazione tra documento parte integrante/in atti. Quest’ultimo set di metadati è quindi flessibile e personalizzabile a seconda dello specifico flusso di riferimento.

Domanda : Lotto 2 - Gestore documentale Sono disponibili funzionalità di ricerca sul vostro attuale gestore documentale?

Risposta : Sì, sono già disponibili servizi di ricerca di pratiche documentali. La ricerca può essere effettuata utilizzando come parametri metadati standard quali titolo della pratica, numero di protocollo, mittente/destinatario di una mail, oppure metadati specifici di una determinata tipologia di pratica quali ad esempio l'indirizzo di riferimento o il codice fiscale del richiedente.

Domanda : Lotto 2 - Gestore documentale È possibile usare un concetto di "cartella" in cui mettere i documenti? In caso positivo, potrebbe essere accessibile via url?

Risposta : E' possibile utilizzare il fascicolo documentale all'interno del quale archiviare i documenti. Attività quali il salvataggio dei documenti e il loro download saranno possibili attraverso servizi rest. Si fa tuttavia presente che il gestore documentale non è da intendersi come un file system bensì come spazio di archiviazione in cui depositare i file una volta giunti alla loro versione definitiva.

Domanda : Lotto 2 - Gestore documentale Quali servizi REST offre il gestore documentale, per gestire, salvare e recuperare i documenti su quel servizio?

Risposta :

Il gestore documentale attualmente offre servizi che permettono ad esempio l'upload e il download dei documenti, la gestione del versionamento, la firma digitale remota. Tale elenco è da intendersi non esaustivo in quanto il catalogo dei servizi documentali è in costante aggiornamento in relazione alle esigenze che possono subentrare.

Domanda : In riferimento al punto 6.3.2 "Requisiti di capacità tecnica e professionale – Lotto 2" alla pag.16 del Disciplinare di Gara, viene prescritto che gli operatori economici interessati a partecipare alla presente procedura devono dimostrare di aver svolto, nei cinque anni precedenti alla pubblicazione del bando, il seguente servizio: • Un servizio analogo (qualificato come di punta) relativo all'implementazione di un sistema per la gestione del protocollo informatico, nelle sue componenti di back-office, presso almeno un Ente Pubblico con un numero di dipendenti non inferiore a 1.000 nell’anno di avvio del servizio. A seguire, si precisa che: • Nel caso di Unione di Comuni o Consorzi di Comuni, il requisito relativo alla soglia dei 1.000 dipendenti si considera soddisfatto qualora tutti i Comuni aderenti condividano la stessa soluzione per la gestione informatizzata del personale in un’unica installazione o messa a disposizione. Alla luce di quanto sopra, si chiede cortesemente di confermare se, con riguardo i suddetti servizi analoghi relativi all'implementazione di un sistema per la gestione del protocollo informatico, possano essere considerati nel novero dei contraenti, gli Enti Pubblici diversi dai Comuni o Consorzi di Comuni, incluse società a capitale interamente pubblico.

Risposta : Per Ente Pubblico si intende qualsiasi ente aggiudicatore ai sensi dell'art. 1, comma 1, lett. r) dell’all. I.1 del Codice che rinvia all’art. 7 della direttiva 2014/23/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 febbraio 2014.

Domanda : Si chiede di confermare che nella redazione dei documenti di offerta tecnica possa essere utilizzato per i testi delle immagini, per le didascalie e all’interno delle tabelle un carattere più piccolo rispetto a quanto previsto nel Disciplinare, ferma restando la leggibilità di quanto prodotto.

Risposta : Si conferma quanto richiesto.

Domanda : Si chiede cortesemente di fornire lo schema di contratto in quanto non presente tra i documenti di gara.

Risposta :

Domanda : In riferimento alla procedura in oggetto, si pone il seguente quesito: 1- Dall'analisi dei requisiti funzionali richiesti, abbiamo individuato soluzioni enterprise SaaS in grado di garantire una copertura adeguata. A questo proposito, si chiede di confermare che sia possibile proporre già in risposta a questa gara una soluzione di gestione informatizzata del personale che preveda l'erogazione di alcune componenti in modalità Software -as-a- Service, come da voi indicato a pagina 7 del capitolato tecnico relativo al Lotto 1, e quindi non installate su infrastruttura Lepida.

Risposta :

Domanda : Rif. Capitolato Tecnico - Lotto 1 - RPL01 "Gestione personale di Polizia Locale" e RPL03 "Gestione salario accessorio e indennità contrattuali" (pag. 64) Si chiede di precisare se esista già un software per la gestione della programmazione dei servizi che dovrà quindi essere integrato dal nuovo sistema di rilevazione presenze, oppure se la gestione della programmazione dei servizi e del foglio di servizio sono da considerare inclusi nella fornitura.

Risposta : La programmazione dei servizi di Polizia Locale avviene attualmente tramite uno strumento esterno (strutturato in Microsoft Excel) e non è da considerare inclusa nella fornitura richiesta. Il foglio di servizio e il cartellino presenze sono inclusi nella fornitura richiesta. Il risultato della programmazione ottenuta con lo strumento esterno viene attualmente ribaltato a mano nel foglio di servizio.

Domanda : Lotto 2 - Capitolato Tecnico, Art. 22.2 – Applicativo Procedimenti (pag. 43) Si chiede di fornire l'elenco dei procedimenti amministrativi gestiti dall'Ente con il modulo "applicativo procedimenti comunali" e che dovranno essere gestiti dalla soluzione in offerta.

Risposta : L'elenco dei procedimenti amministrativi gestiti attualmente dall'Ente è consultabile alla seguente pagina http://www.comune.bologna.it/trasparenza/servizi/161:19952/37903/. Non si esclude tuttavia la possibilità che il passaggio alla nuova soluzione tecnologica possa favorire una rivisitazione di tale elenco.

Domanda : Lotto 2 - Capitolato Tecnico - Protocollazione Interna (pag. 36) Con riferimento al requisito: 'il sistema deve garantire interoperabilità con caselle di posta elettronica certificata (PEC) e posta elettronica ordinaria (PEO), così da facilitare l'invio di documenti digitali protocollati che devono essere inviati mezzo mail', si chiede conferma che documenti con protocollazione interna possano essere trasmessi via PEC tra le diverse Unità Operative dell'Ente.

Risposta : A seguito di protocollazione interna, la trasmissione tra gli uffici di interesse dei relativi documenti protocollati avviene di norma tramite l'utilizzo di caselle di posta elettronica ordinaria PEO. Non si esclude comunque la possibilità di trasmissione dei suddetti documenti tramite indirizzi PEC, che dovrà quindi essere garantita.

Domanda : Lotto 2 - Integrazione con sistema Console Si chiede di precisare la tipologia di integrazione a servizi con la relativa direzione di invocazione delle integrazione del sistema Console con sistemi di protocollo e gestione procedimenti, fornendo anche casi d'uso esplicativi.

Risposta :

L'integrazione tra Console e i sistemi di protocollo e procedimenti dovrà essere bidirezionale.

A titolo esemplificativo ma non esaustivo da Console dovrà essere possibile protocollare e gestire i procedimenti, e dai sistemi di protocollo e procedimenti dovrà essere possibile conservare fisicamente i documenti all'interno del Gestore Documentale (di cui Console è l'interfaccia grafica). In entrambi i casi ciò sarà garantito tramite l'utilizzo di servizi REST/SOAP messi a disposizione da ambo le parti.

Domanda : Ruolo di Console e Gestore documentale. Non è chiaro quale sia il ruolo di questi due applicativi e come si devono interfacciare con protocollo e procedimenti.

Risposta :

Console è l'applicativo in uso presso gli uffici del Comune per la gestione dei flussi istruttori delle pratiche. Tramite l'utilizzo di appositi microservizi archivia i file e i relativi metadati all'interno del Gestore Documentale, unico repository documentale dell'Ente. 

Si richiede quindi che anche i nuovi sistemi di protocollo e procedimenti effettuino l'archiviazione nel Gestore Documentale, e al tempo stesso la possibilità che altri applicativi esterni, tra cui ad esempio Console, possano interfacciarsi con i nuovi sistemi al fine di gestire protocollazioni e procedimenti.

Domanda : Gestore Documentale (pag. 63) Si dice che i metadati e i file debbano essere persistiti su Gestore Documentale e solo quello che serve per la ricerca deve essere mantenuto sugli applicativi. Cosa si intende?

Risposta : Si richiede che i documenti e i relativi metadati siano conservati fisicamente nel sistema di gestione documentale in uso presso l'Ente, che costituirà in questo modo l'unico punto di archiviazione. All'interno dei nuovi sistemi dovrà comunque essere garantita la possibilità di effettuare ricerche su protocolli e procedimenti recuperandone le relative informazioni (tra cui ad esempio metadati e file fisici) dal Gestore Documentale.

Domanda : Workflow multilivello (pag. 58) Cosa si intende con workflow multilivello?

Risposta : Il sistema deve avere la possibilità di configurare e gestire flussi predefiniti in base a determinate tipologie di pratiche. Devono poter essere previsti sia task manuali, come ad esempio la presa visione di un documento, che task automatici, come ad esempio protocollazione del documento a seguito della firma del responsabile.

Domanda : Comunicazioni ministeriali (pag. 57) Non è chiaro quale sia il requisito per il sistema.

Risposta : La soluzione tecnologica richiesta deve poter prevedere la predisposizione di flussi di lavoro che abbiano come output comunicazioni e/o file di specifico tracciato, al fine di permettere l'interoperabilità con strumenti e servizi di enti terzi.

Domanda : Procedimenti (pag. 43) Va chiarita ulteriormente qual è la gestione attuale dei procedimenti e come dovrebbe essere sostituita. Si parla di integrazioni esterne come con protocollo e console, va chiarito chi comanda i procedimenti.

Risposta :

Il nuovo sistema costituirà il fulcro per la gestione dei procedimenti amministrativi definiti a priori dal Comune nel proprio regolamento, nel rispetto della legge n. 241/1990, e comunque modificabile nel tempo. Il sistema dovrà garantire quindi al suo interno tutte le attività correlate alla gestione in toto di un procedimento.

Tale gestione dovrà inoltre essere resa fruibile mediante l'esposizione di API SOAP e/o REST anche agli altri applicativi gestionali attualmente in uso presso l'Ente.

Domanda : Copie conformi (pag. 42) Non è chiaro quali debbano essere le copie conformi da produrre e quali siano i meccanismi di verifica.

Risposta :

Nel caso in cui un documento informatico firmato digitalmente e protocollato debba essere per un qualsiasi motivo stampato, è necessario avere la possibilità di creare una copia analogica conforme al documento originale informatico ai sensi dellìart. 23 del D.Lgs 82/2005 e successive modifiche. Il destinatario del documento prodotto deve poter accedere agevolmente all'originale digitale, ad esempio inquadrando un QR code presente sulla copia conforme prodotta.

Domanda : Flussi di scansione (pag. 34) Si richiede che il sistema metta a disposizione funzionalità integrate per gestire flussi di scansioni. Cosa si intende?

Risposta : Il nuovo applicativo dovrà permettere di gestire protocollazioni e procedimenti amministrativi anche in relazione a flussi di lavoro che durante l'iter procedimentale prevedono la presenza di documenti cartacei oltreché documenti nativi digitali.

Domanda : Selezione del registro di protocollazione (pag. 34) Si parla di dare agli utenti la possibilitá di selezionare il registro di protocollazione. Cosa si intende?

Risposta : L'utente deve avere la possibilità di registrare documenti non solo nel registro di protocollo generale, ma anche all'interno di registri particolari definiti a priori dall'amministrazione.

Domanda : Full HTML, IAAS, Architettura modulare (pag. 33) Cosa si intende con full HTML e con IAAS. L’ultimo identifica un servizio infrastrutturale, noi di solito ci identifichiamo come PAAS o SAAS. Cosa si intende con architettura modulare ad alta parametrizzazione?

Risposta :

La soluzione tecnologica richiesta è una web application con interfaccia full html, utilizzabile quindi tramite browser. Con architettura modulare si intende avere la possibilità di attivare o meno insiemi di specifiche funzionalità. Ogni modulo attivato dovrà prevedere opportune parametrizzazioni configurabili in autonomia dagli amministratori del sistema.

Come indicato in capitolato, si richiede che le soluzioni vengano ospitate sulla piattaforma cloud Lepida, in modalità Infrastructure-as-a-Service (IaaS). All'Aggiudicatario verrà pertanto messa a disposizione dal Comune di Bologna la infrastruttura tecnologica all'interno della quale effettuare il deploy della soluzione offerta.

Domanda : Nel documento Domanda di partecipazione a pag 6 deve essere compilato - DICHIARA di essere iscritto nell'elenco dei fornitori, prestatori di servizi non soggetti a tentativo di infiltrazione mafiosa (c.d. White List) della Prefettura di ……………… oppure - DICHIARA di aver presentato la domanda di iscrizione o di rinnovo nell'elenco dei fornitori, prestatori di servizi non soggetti a tentativo di infiltrazione mafiosa (c.d. White List) della Prefettura di ………………. visto che [...] non rientra tra le attività imprenditoriali iscrivibili nell'elenco prefettizio tra quelle espressamente individuate nell'art. 53 della legge 190/2012, vi chiediamo se possiamo barrare, in modo da non scegliere nessuna delle due opzioni presenti, non essendo pertinente al settore informatico.

Risposta :

Qualora non in possesso di tale iscrizione, non essendo prevista a pena di esclusione, è possibile barrare le opzioni  o non selezionare alcuna delle due opzioni.