AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE DEL COMUNE DI CASTENASO

Domanda : 1) È disponibile una strategia di brand e/o manuale di immagine da cui partire? 2) La disponibilità e reperibilità del PM sotto emergenza è da intendersi 7/24? 3) Il raggiungimento degli obiettivi sui KPI è da considerarsi in maniera esclusivamente organica? Ossia escluso paid media? 3) È concesso l’uso dell’AI? 4) Esistono delle realtà che sono ritenute particolarmente virtuose dalla Stazione appaltante per il loro modo di comunicare o per particolari iniziative proposte? 5) È prevista la possibilità di avere un incontro per un brief pre gara? 6) Fra gli elementi migliorativi è prevista la proposta di un’immagine coordinata - brandizzazione della comunicazione? È possibile inserire nel documento di proposta immagini di esempio di una eventuale proposta grafica? 7) Nella relazione di massimo di 2 facciate relativa al piano editoriale è possibile inserire nel documento immagini di esempio di format grafici? 8) Il servizio di ufficio stampa riguarda esclusivamente redazione e invio comunicati, è quindi esclusa l'attività di rassegna stampa? 9) L’indicazione del nome e delle qualifiche professionali del team dedicato all’appalto in caso di aggiudicazione può essere modificato successivamente all’invio del bando di gara? Eventuali sostituti alle figure principali devono già essere specificate in sede di invio della proposta? 10) L’elenco di tali figure deve rientrare nelle 3 cartelle previste per il piano editoriale o può essere inserito in una tabella a parte? 11) Eventuali costi di stampa dei materiali cartacei sono da considerarsi extra e sono quindi esclusi dal budget indicato? 12) Con riferimento al "Costo della manodopera stimato considerando, il costo orario medio ricavato dalle tabelle allegate al Contratto Collettivo Nazionale di lavoro per il personale dipendente da imprese dei settori Commercio, Terziario, Distribuzione e Servizi, comprensivo dei normali oneri di gestione", si è fatto riferimento ad un livello di inquadramento specifico o la media è stata calcolata tenendo presente tutti i livelli? Il costo orario medio è stato calcolato tenendo in considerazione solo i minimi tabellari della retribuzione base? In ultimo, dato il costo orario medio ricavato dalla S.V., qual è il numero di risorse considerate per ottenere il costo della manodopera totale? 13) In merito alla copertura assicurativa da produrre in caso di aggiudicazione, prima dell'avvio del servizio, si chiede cortesemente se le polizze da produrre debbano essere necessariamente 2 distinte, una per la responsabilità civile verso terzi (RCT) e verso i prestatori di lavoro (RCO) con massimale unico non inferiore a € 2.000.000,00; e la seconda a copertura del rischio da responsabilità civile/professionale con le estensioni previste dal capitolato di gara, con un importo massimale non inferiore a € 1.000.000,00. In alternativa si chiede se è possibile produrre una polizza a copertura totale delle fattispecie di rischio riportate e con massimale unico di € 2.000.000,00.

Risposta :

1. No, attualmente esiste solo la social media policy del Comune di Castenaso (allegata al progetto). E’ possibile prendere visione dell’attuale comunicazione visitando il sito www.comune.castenaso.bo.it e i profili social istituzionali del Comune di Castenaso (Facebook e Instagram). Resta ferma la normativa in materia di comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni di cui alla Relazione Tecnico Illustrativa. Si consiglia di leggere attentamente gli allegati di progetto denominati: B - Relazione Tecnico Illustrativa e B2 - Social media Policy.

2. Sì: 7 giorni su 7 e 24 ore su 24, è appunto una reperibilità per emergenze, qualora occorra pubblicare senza indugio avvisi per la pubblica sicurezza e incolumità, come ad esempio un’allerta meteo rossa o un’ordinanza di evacuazione per alluvione, per questo deve essere h24 7 giorni su 7.

3A. Sì, nel senso che il Comune di Castenaso non ha mai adottato una strategia basata su visibilità a pagamento, pertanto gli obiettivi sui KPI sono da considerarsi al netto delle promozioni a pagamento. Ciò non toglie che l’OE possa valutare di sfruttare tale possibilità al fine di andare oltre quelli che sono gli obiettivi minimi di KPI, ovviamente con spese a suo carico, come indicato nel chiarimento n. PI094398-25

3B. E’ concesso l’uso dell’AI, nel rispetto del GDPR;

4. No

5. No

6. No, non è in fase di gara che si valuterà l’immagine brandizzata, ma dovrà essere elaborata da parte del vincitore, di concerto con la Stazione Appaltante in seguito all’aggiudicazione.

7. no, massimo due facciate solo testo. Ogni aggiunta non verrà presa in considerazione ai fini della valutazione dell’offerta. Si veda a tal proposito il chiarimento PI082995-25 risposta n° 2

8. Sì, l’attività di rassegna stampa è esclusa

9. L’indicazione del nome e delle qualifiche professionali del team dedicato all’appalto costituisce elemento di valutazione dell’offerta (Subcriterio 2.3) pertanto non può essere modificato relativamente alle qualifiche professionali. Qualora all’atto della presentazione dell’offerta l’Operatore Economico non fosse in possesso dei nominativi, può indicare solo le qualifiche professionali delle figure che si impegnerà a dedicare all’appalto in caso di aggiudicazione (si richiama a tal proposito la risposta al chiarimento PI079741-25). La mancata costituzione del team come descritto in fase di offerta potrà costituire causa di risoluzione del contratto ai sensi dell’articolo 5.5 del Capitolato Speciale. In caso di sopraggiunta necessità di sostituzione del personale in corso di esecuzione dell’appalto, la stessa potrà avvenire solo previa autorizzazione della Stazione Appaltante, che valuterà la congruità della nuova figura proposta (che dovrà avere analoghe professionalità rispetto a quella da sostituire) oltre alle motivazioni della sostituzione.

10. Eventuali sostituti alle figure principali possono essere indicati anche in sede di gara, in tal caso rientreranno nella documentazione di cui all’articolo 16.2 del bando di gara e rientrare nella documentazione del Sub-Criterio 2.3

11. No, eventuali costi di stampa dei materiali cartacei sono da considerarsi inclusi nel budget indicato. Trattasi di attività sporadica e veramente residuale: l’attività richiesta all’appaltatore è quasi esclusivamente destinata a canali on line e non cartacei. La maggior parte delle stampe di locandine o volantini viene eseguita dalla Stazione Appaltante in economia con risorse proprie. Come specificato all’articolo 1.5 del Capitolato, il servizio di redazione, grafica, stampa e distribuzione del periodico Castrum Nasicae è escluso dal presente appalto in quanto affidato in concessione ad altra Ditta.

12. La media è stata calcolata tenendo presente tutti i livelli di inquadramento. Il numero di risorse considerate per ottenere il costo della manodopera totale è di due unità di personale.

13. In linea teorica sì, ma ci è impossibile rispondere a questo quesito senza aver preso visione dell’unica polizza che l’Operatore Economico andrebbe a produrre in caso di aggiudicazione. Nell’unica polizza dovrebbero essere presenti tutte le condizioni richieste per la polizza RCT/RCO e in aggiunta anche tutte le condizioni richieste per la polizza RC professionale, in una sezione a parte. Entrambe con massimale pari a 2.000.000,00 €.

Domanda : In merito alla realizzazione dei reportage video e fotografici, il bando riporta che il quale il Comune di Castenaso ha stipulato apposita convenzione triennale (10.05.2024 - 9.05.2027) con un Ente del Terzo Settore (Associazione Gruppo Fotografico La Rocca APS) e che all’Appaltatore sarà pertanto richiesto di realizzare reportage fotografici solo in via residuale. Si chiede se tale convenzione prevede anche la realizzazione dei video, oltre alle fotografie, o se questi dovranno essere sempre a carico dell'appaltatore

Risposta :

I video restano sempre a carico dell’appaltatore.

Domanda : Si chiede conferma che sia possibile indicare come componenti del team, oltre ai dipendenti, anche i collaboratori della società che operano all’interno di un contratto di collaborazione a partita iva che garantisce equivalenti tutele normative

Risposta :

Si conferma. A tal proposito si veda il chiarimento PI082995-25 nella risposta al quesito n.2 in cui si precisa che i professionisti a partita IVA saranno considerati fornitori di servizi esterni all’organizzazione d’impresa dell’Operatore Economico e a cui nemmeno si applica il CCNL. Quindi ai fini della valutazione del team si possono indicare sia i dipendenti, che i co.co.co che i professionisti a partita IVA. Per questi ultimi non si applica l’articolo 11 del D.Lgs. 36/2023 così come modificato dal correttivo al codice D.Lgs. 209/2024.

Domanda : In relazione al punto 2.4 del Capitolato: il possesso del titolo di laurea in capo al Project Manager che assumerà il ruolo di referente principale del Comune di Castenaso sia requisito necessario ovvero preferenziale.

Risposta :

Il possesso del titolo di laurea in capo al Project Manager è un requisito necessario. Qualora la laurea sia in materie differenti da quelle indicate (comunicazione, marketing o economia), è necessario comprovare esperienza almeno triennale nel settore della comunicazione e marketing.

Domanda : 1) In merito alla capacità economica e finanziaria, si chiede conferma che per fatturato globale minimo pari ad almeno € 389.505,60 IVA esclusa si intende la somma dei 3 fatturati migliori negli ultimi 5 anni. 2) si richiede inoltre un chiarimento in merito al requisito di capacità tecnica, che prevede l’esecuzione negli ultimi tre anni di almeno un servizio analogo a quello oggetto dell’appalto, per una durata minima di dodici mesi consecutivi e per un importo non inferiore a € 20.000,00. Nello specifico, si chiede di confermare se il servizio analogo debba essere stato necessariamente svolto in favore di un ente pubblico oppure se possano essere considerati validi anche contratti di comunicazione stipulati con soggetti privati. In caso il requisito sia soddisfatto esclusivamente da servizi resi a favore di enti pubblici, si chiede inoltre se possa essere ritenuto valido un contratto attualmente in essere, stipulato a giugno 2024 e valido per i prossimi tre anni.

Risposta :

2) Si rimanda alla risposta data al quesito n. 2: Può essere considerato servizio analogo un appalto per la gestione della comunicazione su sito web e canali social di una azienda pubblica o privata, oppure la gestione di una campagna comunicativa complessa relativa ad un evento di durata (esempio rassegna di eventi culturali di tutta una stagione estiva) che impieghi l'utilizzo di più canali comunicativi in parallelo (web, social, manifesti, locandine, newsletter, comunicati stampa) e l'elaborazione di un logo e una vision. Quindi il servizio analogo può essere stato svolto anche nei confronti di un soggetto privato. 

Domanda : È previsto un ulteriore budget dedicato esclusivamente alle sponsorizzazioni social e sito web (Meta Ads e Google Ads)? O il budget per le sponsorizzazioni è da considerarsi all'interno della base d'asta indicata?

Risposta :

Non è previsto alcun budget dedicato alle sponsorizzazioni social e sito, pertanto se l’O.E. intende proporre nel progetto strategico anche tale fattispecie, deve considerarlo all’interno della base d’asta indicata

Domanda : 1) Si chiede conferma che nella relazione tecnica vada indicata una cifra economica, ovvero, citando: “nella medesima relazione, l’Operatore Economico dovrà indicare il prezzo orario (con due cifre decimali e al netto dell’IVA) da applicare per ulteriori interventi (ciascuno della durata massima di cinque ore), eccedenti i 6 interventi all'anno già previsti dal Capitolato, e finalizzati alla predisposizione di avvisi e comunicazioni in caso di emergenza/calamità naturale (v. art. 2.1 del Capitolato)” 2) Con riferimento all’offerta tecnica, e nello specifico all'esempio di piano editoriale (max 2 facciate): oltre alla descrizione e al CS richiesto è possibile inserire un esempio di trattamento grafico per le azioni proposte, in una facciata aggiuntiva o in un file "allegato grafico”? 3) Si conferma che nel Modello II l‘operatore economico può dichiarare equivalenza di tutele del contratto applicato, monte ore e costo orario per tutte le figure assunte destinate all’appalto, ma anche il costo d eventuali collaboratori coordinati e continuativi o a partita iva non compresi nel contratto ma dedicati all’appalto? 4) Con riferimento all’excel “articoli” presente in piattaforma di chiede quanto segue: - se l' importo attuazioni sicurezza sia uguale a zero e se tale cifra vada esplicitata; - se il valore offerto è un prezzo fisso che tiene conto di un valore di personale non soggetto a ribasso pari a 100.327,20 - se gli oneri aziendali per la sicurezza possano essere indicati come una quota parte dei servizi di sorveglianza sanitaria e RSPP nei 36 mesi di eventuale affidamento. 5) Con riferimento all’excel “articoli” presente in piattaforma si chiede una specifica su come rispondere, ovvero se sia sufficiente inserire una spunta (ad esempio un segno X) oppure la dicitura “sì” per indicare la volontà di offrire i servizi migliorativi.

Risposta : 1) Sì, nella relazione tecnica di cui al sub-criterio 1.2 occorre indicare una cifra economica corrispondente al prezzo orario unitario (con due cifre decimali e al netto dell’IVA) che verrà applicato qualora si superassero i 6 interventi straordinari annui per comunicazioni fuori orario standard (comunicazioni aventi carattere d’urgenza e/o comunicazioni in giornate festive in occasione di tornate elettorali) di cui all’articolo 2.1 del Capitolato. Tale cifra economica non è considerata offerta economica, e non sarà oggetto di valutazione, ma sarà utile unicamente alla Stazione Appaltante in corso di esecuzione del contratto qualora si verificasse - appunto - l’ipotesi di superamenti dei 6 interventi all’anno (ciascuno della durata massima di 5 ore).

Domanda : Siamo a richiedere conferma che possono essere inserite anche i collaboratori a Partite IVA nel progetto e che possono essere inseriti anche future figure dipendenti senza indicare in fase di gara anche nomi e cognomi specifici.

Risposta :

Nella relazione di cui al “Sub-criterio 2.3 - Professionalità e qualità del team proposto” è sufficiente indicare le figure professionali (professionisti a partita IVA o lavoratori dipendenti) che si intendono assumere per adibirle in via prevalente all’appalto, qualora non facenti già parte del team dell’Operatore Economico.

Domanda : Si chiede se possa essere considerata servizio analogo ai sensi dell'art. 6.3 del Disciplinare una attività giornalistica di direzione di una rivista.

Risposta :

L'attività di capo redazione di una rivista non può essere considerata servizio analogo in quanto esula dall’ambito di applicazione dell’appalto in oggetto, come si evince anche all'art. 1.5 del Capitolato speciale d'appalto "Servizi Esclusi”.

Può essere considerato servizio analogo un appalto per la gestione della comunicazione su sito web e canali social di una azienda pubblica o privata, oppure la gestione di una campagna comunicativa complessa relativa ad un evento di durata (esempio rassegna di eventi culturali di tutta una stagione estiva) che impieghi l'utilizzo di più canali comunicativi in parallelo (web, social, manifesti, locandine, newsletter, comunicati stampa) e l'elaborazione di un logo e una vision.

Domanda : Quali sono le Classi di iscrizione in cui deve essere abilitato l'operatore economico per partecipare alla gara? Nell'estratto gazzetta, si legge: Natura dell'appalto: Servizi Classificazione principale (cpv): 50334400 Manutenzione di sistemi di comunicazione

Risposta :

A causa di un mero errore materiale è stato indicato erroneamente, in piattaforma SATER, il Codice CPV 50334400-9 - Manutenzione di sistemi di comunicazione.

Il Codice CPV corretto è 79340000-9 Servizi pubblicitari e di marketing.

E’ stato richiesto all’Help Desk SATER - Sistema per gli Acquisti Telematici dell'Emilia Romagna- Agenzia Intercent-ER, di modificare il codice CPV errato sostituendolo Codice CPV corretto è 79340000-9 Servizi pubblicitari e di marketing ed in data 26/02/2025 si è provveduto alla rettifica con conseguente proroga dei termini di gara. Si invita a prendere visione del bando rettificato.

Domanda : Si chiedono chiarimenti circa la "dichiarazione costi della manodopera", in particolare come compilare il modulo nel caso in cui un'agenzia composta da due soci (di cui uno amministratore unico a libro paga) non avesse dipendenti ma solo collaboratori a partita iva.

Risposta :