Digitalizzazione accesso documenti amm. edilizia

Domanda : 1) Si chiede di verificare il dato delle pratiche edilizie aa 1923-2010 indicate in tabella a pag. 6 dell'ALLEGATO A (archivio di via Gallerani), in quanto sembrano includere solo le pratiche 1997-2010 (che risultano in 2326 faldoni per 227,73 metri lineari secondo quanto indicato a pag. 11 dello stesso allegato), mentre mancano i dati delle pratiche 1923-57 (48 faldoni e 5,04 ML) e 1958-66 (677 faldoni e 81,24 ML) . Si chiede gentilmente di rettificare sia i dati parziali che totali se confermate il refuso. 2) A pag. 14 dell'ALLEGATO A si fa riferimento a un totale di 13 faldoni per L 47/85 art 26, ma i faldoni parziali risultano 6+8. Si chiede di verificare se i faldoni sono 13 o 14 e di rettificare eventualmente i totali 3) Si chiede se le pratiche da digitalizzare degli anni 2016-20 dell'archivio di Palazzo Piombini siano 50 o 500 (in tabella a pag. 7 dellìALLEGATO A se ne indicano 500, mentre a pag. 19 dello stesso allegato se ne indicano una cinquantina). Si chiede di conseguenza di rettificare eventualmente i dati dei faldoni e dei metri lineari impattati 4) Si chiede conferma che i 66 registri in formato cartaceo non debbano essere digitalizzati ma servano di supporto a costituire il data base delle pratiche di diversa tipologia contenute in archivio 5) Si chiede se le fotografie eventualmente presenti nei fascicoli debbano essere scansionate a colori 6) Le tavole sono separate rispetto agli altri documenti della pratica oppure si possono trovare tavole all'interno di parti testuali? In questo caso, il documento deve essere scansionato a colori? 7) La documentazione dell'intero archivio tecnico del Comune potrà essere trasferita one shot presso i locali del fornitore per poterla custodire in sicurezza e lavorare? 8) Ai fini del trasferimento presso altro archivio avete già il nulla osta della Sovrintendenza? 9) Si chiede se sulla documentazione che fa parte della pratica deve essere eseguita una tipizzazione ovvero se a ogni documento deve essere associata una tipologia documentale e, in questo caso, quale nei vostri desiderata può essere la profondità di dettaglio da utilizzare; si chiede pertanto un elenco delle tipologie documentali eventualmente da prevedere 10) Si chiede di specificare se in output è richiesto 1 pdf per pratica oppure più pdf quanti sono i documenti costituenti la pratica o fascicolo 11) Come deve essere espresso concretamente nei vostri desiderata il metadato indicato a pag. 1 del Bando " relazione con altri documenti" (si chiede di fare un esempio) 12) La georeferenziazione è un requisito mandatorio ai fini della risposta alla consultazione di mercato? 13) La georeferenziazione richiesta si riferisce alla rilevazione delle coordinate geografiche attuali degli oggetti interessati? 14) La georeferenziazione deve rientrare nei metadati collegati alle pratiche digitalizzate? 15) Il Portale web di gestione delle istanze di accesso è un requisito mandatorio ai fini della risposta alla consultazione di mercato? 16) Il gestionale attuale gestisce anche le istanze di accesso agli atti? 17) Si chiede se è corretta l'interpretazione secondo la quale le immagini e i relativi metadati prodotti dalla digitalizzazione verranno versati nel sistema di conservazione a norma (Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna PARER): se l'interpretazione è corretta i pacchetti di versamento saranno predisposti dal Committente? Rif. pag. 2 del Bando 18) Gli archivi di via Gallerani e Palazzo Piombini sono in zona accessibile con mezzi idonei per il trasferimento? Si chiede di indicare eventuali ZTL e difficoltà di accesso. Possono essere utilizzati dei bilici o devono essere utilizzati dei furgoni? 19) La sintesi metodologica richiesta nella relazione libera (rif. Pag. 3 del Bando) deve consistere in un modello di progetto tecnico per l'esecuzione delle attività previste nel bando? 20) Si chiede di specificare al punto F pag. 3 del Bando cosa si intende con "DISIMPEGNO DELLE PRATICHE ON DEMAND" in caso di digitalizzazione massiva progressiva 21) Si chiede di specificare qual è la durata del contratto, orientativamente data desiderata di avvio e data di conclusione 22) In merito ai 3 scenari ipotizzati al punto 6F del Bando (pag. 3), si chiede di confermare se la richiesta consiste nell'indicare quante pratiche o faldoni si possono digitalizzare con i 3 importi annui ipotizzati di 100.000 €, 150.000 € e 200.000 €, considerando una digitalizzazione massiva 23) Si chiede se la proposta la pallettizzazione a bocca di magazzino della documentazione a fine contratto per il prelievo da parte di altro outsourcer 24) Si chiede di indicare se in archivio ci sono tavole e planimetrie superiori al formato A0 25) Si chiede conferma che per tutti documenti con rilegatura rimovibile, per la scansione si possa ripristinare l'ordine dei fogli senza ricollocare le rilegature originarie 26) Si chiede di confermare che la pratiche con carta fragile o deteriorata e che richiedono particolare attenzione nel maneggiamento siano solo quelle dei faldoni anni 1940-1960 27) Si chiede inoltre se ci sono casi in cui vanno effettuati interventi di 'restauro' della carta (es. fogli lacerati da rimettere insieme) e se si tratta di interventi marginali o meno 28) Si chiede di specificare se la digitalizzazione deve essere preceduta da un'attività di analisi archivistica finalizzata allo scarto e macero della documentazione non più rilevante ai fini della conservazione e se la proposta deve includere questa attività di analisi 29) Si chiede conferma che, essendo le nuove pratiche prodotte già native digitali, non si produrrà nel corso del contratto della documentazione cartacea corrente da acquisire. In caso contrario, se la proposta deve includere anche la lavorazione della documentazione, si chiede di specificare i volumi annui in metri lineari e la frequenza di prelievo Ringraziamo per l'att.ne, in attesa di Vs gentile riscontro porgiamo Cordiali saluti FDM

Risposta :

Quesito:1) Si chiede di verificare il dato delle pratiche edilizie aa 1923-2010 indicate in tabella a pag. 6 dell'ALLEGATO A (archivio di via Gallerani), in quanto sembrano includere solo le pratiche 1997-2010 (che risultano in 2326 faldoni per 227,73 metri lineari secondo quanto indicato a pag. 11 dello stesso allegato), mentre mancano i dati delle pratiche 1923-57 (48 faldoni e 5,04 ML) e 1958-66 (677 faldoni e 81,24 ML) . Si chiede gentilmente di rettificare sia i dati parziali che totali se confermate il refuso.

Effettivamente, la tabella a pag. 6 dell’ALLEGATO A riporta solo i dati relativi alle pratiche 1997-2010 (2.326 faldoni, 227,73 ml), mentre i faldoni dal 1923 al 1996 sono riportati separatamente nelle pagine successive:

• pratiche 1923-57 : 48 faldoni (1923-57) = 5,04 ml

• pratiche 1958-66 : 677 faldoni (1958-96) = 81,24 ml

E’ stato corretto l’Allegato A

2) A pag. 14 dell'ALLEGATO A si fa riferimento a un totale di 13 faldoni per L 47/85 art 26, ma i faldoni parziali risultano 6+8. Si chiede di verificare se i faldoni sono 13 o 14 e di rettificare eventualmente i totali

Trattasi di errore di somma. I faldoni di questa tipologia sono 14. E’ stato corretto l’Allegato A

3) Si chiede se le pratiche da digitalizzare degli anni 2016-20 dell'archivio di Palazzo Piombini siano 50 o 500 (in tabella a pag. 7 dellìALLEGATO A se ne indicano 500, mentre a pag. 19 dello stesso allegato se ne indicano una cinquantina). Si chiede di conseguenza di rettificare eventualmente i dati dei faldoni e dei metri lineari impattati

Trattasi di errore nella tabella. Le pratiche degli anni 2016/2026 da digitalizzare sono circa cinquanta. E’ stato corretto l’Allegato A

4) Si chiede conferma che i 66 registri in formato cartaceo non debbano essere digitalizzati ma servano di supporto a costituire il data base delle pratiche di diversa tipologia contenute in archivio

Si conferma che non devono essere digitalizzati, ma utilizzati come supporto alla banca dati.

5) Si chiede se le fotografie eventualmente presenti nei fascicoli debbano essere scansionate a colori

Si conferma che devono essere scansionate a colori per garantire la qualità del documento

6) Le tavole sono separate rispetto agli altri documenti della pratica oppure si possono trovare tavole all'interno di parti testuali? In questo caso, il documento deve essere scansionato a colori?

Si conferma che le tavole si possono trovare all’interno di parti testuali. In tal caso, devono essere scansionate a colori, anche se parte di un documento testuale.

7) La documentazione dell'intero archivio tecnico del Comune potrà essere trasferita one shot presso i locali del fornitore per poterla custodire in sicurezza e lavorare?

Sì, il trasferimento integrale è presumibilmente ammesso, previa autorizzazione della Sovrintendenza.

8) Ai fini del trasferimento presso altro archivio avete già il nulla osta della Sovrintendenza?

Nulla osta non ancora acquisito, sarà richiesto nell’ambito dell’approvazione del progetto ed eventualmente confermato ad affidamento effettuato (qualora sia rilevante farlo in ragione dei contenuti dell’offerta).

9) Si chiede se sulla documentazione che fa parte della pratica deve essere eseguita una tipizzazione ovvero se a ogni documento deve essere associata una tipologia documentale e, in questo caso, quale nei vostri desiderata può essere la profondità di dettaglio da utilizzare; si chiede pertanto un elenco delle tipologie documentali eventualmente da prevedere

Sicuramente le tipologie di pratica dovranno essere tipizzate. È in corso di valutazione l’opportunità di proporre, anche come eventuale area di miglioria in fase di gara, la tipizzazione dei singoli documenti costituenti la pratica. Ovviamente questo sarà possibile solo se si opta per acquisire la singola pratica in forma di più documenti pdf separati Un esempio:

- istanza

- relazione

- elaborato grafico

- provvedimento finale

- altri documenti

10) Si chiede di specificare se in output è richiesto 1 pdf per pratica oppure più pdf quanti sono i documenti costituenti la pratica o fascicolo

Vedi sopra.

11) Come deve essere espresso concretamente nei vostri desiderata il metadato indicato a pag. 1 del Bando " relazione con altri documenti" (si chiede di fare un esempio)

Va più correttamente inteso come collegamento tra pratiche (Esempio: “Pratica n. 34/2008 – Variante collegata alla pratica n. 12/2008”) e come riferimento di ciascun documento alla sua pratica (documento appartenente alla pratica 34/2008)

Serve un campo che identifichi documenti/pratiche connessi, utile per navigazione e consultazione archivistica.

12) La georeferenziazione è un requisito mandatorio ai fini della risposta alla consultazione di mercato?

La georeferenziazione è un dato gradito. La risposta alla Consultazione potrà eventualmente argomentare quali siano i vantaggi o svantaggi, se sia consigliata o no, i costi aggiuntivi e le modalità eventualmente proposte.

13) La georeferenziazione richiesta si riferisce alla rilevazione delle coordinate geografiche attuali degli oggetti interessati?

Si.

14) La georeferenziazione deve rientrare nei metadati collegati alle pratiche digitalizzate?

Sì, è richiesto che i metadati contengano la georeferenziazione

15) Il Portale web di gestione delle istanze di accesso è un requisito mandatorio ai fini della risposta alla consultazione di mercato?

Sì, è un servizio che il comune desidera acquisire. Si richiede valutazione di un servizio inclusivo di ricezione istanze, PagoPA e ostensione.

16) Il gestionale attuale gestisce anche le istanze di accesso agli atti?

No, l’attuale gestionale dell’edilizia non gestisce l’accesso agli atti.

17) Si chiede se è corretta l'interpretazione secondo la quale le immagini e i relativi metadati prodotti dalla digitalizzazione verranno versati nel sistema di conservazione a norma (Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna PARER): se l'interpretazione è corretta i pacchetti di versamento saranno predisposti dal Committente? Rif. pag. 2 del Bando

Si richiede assistenza per il versamento.

18) Gli archivi di via Gallerani e Palazzo Piombini sono in zona accessibile con mezzi idonei per il trasferimento? Si chiede di indicare eventuali ZTL e difficoltà di accesso. Possono essere utilizzati dei bilici o devono essere utilizzati dei furgoni?

Non si trovano in ZTL. Per le dimensione delle strade dio accesso si suggeriscono furgoni. E’ da escludere l’utilizzo di bilici.

19) La sintesi metodologica richiesta nella relazione libera (rif. Pag. 3 del Bando) deve consistere in un modello di progetto tecnico per l'esecuzione delle attività previste nel bando?

Sì, va intesa come proposta di indicazioni tecnica, utile per lo sviluppo del capitolato. Non è necessaria la redazione di un progetto tecnico completo: il partecipante alla Consultazione può indicare gli elementi che ritiene più utili e qualificanti.

20) Si chiede di specificare al punto F pag. 3 del Bando cosa si intende con "DISIMPEGNO DELLE PRATICHE ON DEMAND" in caso di digitalizzazione massiva progressiva

Il termine si riferisce alla capacità di evadere le richieste di accesso agli atti mediante digitalizzazione delle pratiche richieste in tempi stabiliti (entro 20 o 5 giorni). Occorre garantire il servizio di digitalizzazione di accesso documentale, anche durante la digitalizzazione massiva.

21) Si chiede di specificare qual è la durata del contratto, orientativamente data desiderata di avvio e data di conclusione

Si ipotizza una durata del servizio con inizio nel 2026 e fine nel 2029

22) In merito ai 3 scenari ipotizzati al punto 6F del Bando (pag. 3), si chiede di confermare se la richiesta consiste nell'indicare quante pratiche o faldoni si possono digitalizzare con i 3 importi annui ipotizzati di 100.000 €, 150.000 € e 200.000 €, considerando una digitalizzazione massiva

Si conferma che l’obiettivo è fornire una quantificazione di volumi trattabili in base al budget annuo. Il riferimento è la digitalizzazione massiva, tenendo conto dell’attività on demand parallela, di circa 600 istanze all’anno.

23) Si chiede se la proposta la pallettizzazione a bocca di magazzino della documentazione a fine contratto per il prelievo da parte di altro outsourcer

Sì.

24) Si chiede di indicare se in archivio ci sono tavole e planimetrie superiori al formato A0

Presumibilmente no quanto alla larghezza. Non è escluso che lo sviluppo lineare di taluni disegni superi il lato lungo dell’A0.

25) Si chiede conferma che per tutti documenti con rilegatura rimovibile, per la scansione si possa ripristinare l'ordine dei fogli senza ricollocare le rilegature originarie

Si conferma che che è sufficiente il ripristino ordinato senza necessità di rilegatura originale.

26) Si chiede di confermare che la pratiche con carta fragile o deteriorata e che richiedono particolare attenzione nel maneggiamento siano solo quelle dei faldoni anni 1940-1960

Si conferma quanto indicato nella relazione. Si osserva tuttavia che non è nota la consistenza della carta di ciascuno dei documenti presenti in archivio, e che esistano una o più tavole di carta fragile anche al di fuori delle annate segnalate.

27) Si chiede inoltre se ci sono casi in cui vanno effettuati interventi di 'restauro' della carta (es. fogli lacerati da rimettere insieme) e se si tratta di interventi marginali o meno

Sì, interventi di restauro marginali sono previsti. La proposta deve tener conto di tali attività in misura strettamente necessaria al completamento della scansione senza ulteriormente compromettere il documento in maniera sostanziale (l’incarico non è afferente al restauro dei documenti).

28) Si chiede di specificare se la digitalizzazione deve essere preceduta da un'attività di analisi archivistica finalizzata allo scarto e macero della documentazione non più rilevante ai fini della conservazione e se la proposta deve includere questa attività di analisi

Sì, l’analisi archivistica è parte integrante. La proposta deve includere tale attività, in coordinamento con il Comune.

29) Si chiede conferma che, essendo le nuove pratiche prodotte già native digitali, non si produrrà nel corso del contratto della documentazione cartacea corrente da acquisire. In caso contrario, se la proposta deve includere anche la lavorazione della documentazione, si chiede di specificare i volumi annui in metri lineari e la frequenza di prelievo

Si conferma che non si prevede produzione di nuova documentazione cartacea.

Cento, 19.6.2025

Il responsabile del procedimento

Giovanni Panzieri