Domanda :
1) Si chiede di verificare il dato delle pratiche edilizie aa 1923-2010 indicate in tabella a pag. 6 dell'ALLEGATO A (archivio di via Gallerani), in quanto sembrano includere solo le pratiche 1997-2010 (che risultano in 2326 faldoni per 227,73 metri lineari secondo quanto indicato a pag. 11 dello stesso allegato), mentre mancano i dati delle pratiche 1923-57 (48 faldoni e 5,04 ML) e 1958-66 (677 faldoni e 81,24 ML) . Si chiede gentilmente di rettificare sia i dati parziali che totali se confermate il refuso.
2) A pag. 14 dell'ALLEGATO A si fa riferimento a un totale di 13 faldoni per L 47/85 art 26, ma i faldoni parziali risultano 6+8. Si chiede di verificare se i faldoni sono 13 o 14 e di rettificare eventualmente i totali
3) Si chiede se le pratiche da digitalizzare degli anni 2016-20 dell'archivio di Palazzo Piombini siano 50 o 500 (in tabella a pag. 7 dellìALLEGATO A se ne indicano 500, mentre a pag. 19 dello stesso allegato se ne indicano una cinquantina). Si chiede di conseguenza di rettificare eventualmente i dati dei faldoni e dei metri lineari impattati
4) Si chiede conferma che i 66 registri in formato cartaceo non debbano essere digitalizzati ma servano di supporto a costituire il data base delle pratiche di diversa tipologia contenute in archivio
5) Si chiede se le fotografie eventualmente presenti nei fascicoli debbano essere scansionate a colori
6) Le tavole sono separate rispetto agli altri documenti della pratica oppure si possono trovare tavole all'interno di parti testuali? In questo caso, il documento deve essere scansionato a colori?
7) La documentazione dell'intero archivio tecnico del Comune potrà essere trasferita one shot presso i locali del fornitore per poterla custodire in sicurezza e lavorare?
8) Ai fini del trasferimento presso altro archivio avete già il nulla osta della Sovrintendenza?
9) Si chiede se sulla documentazione che fa parte della pratica deve essere eseguita una tipizzazione ovvero se a ogni documento deve essere associata una tipologia documentale e, in questo caso, quale nei vostri desiderata può essere la profondità di dettaglio da utilizzare; si chiede pertanto un elenco delle tipologie documentali eventualmente da prevedere
10) Si chiede di specificare se in output è richiesto 1 pdf per pratica oppure più pdf quanti sono i documenti costituenti la pratica o fascicolo
11) Come deve essere espresso concretamente nei vostri desiderata il metadato indicato a pag. 1 del Bando " relazione con altri documenti" (si chiede di fare un esempio)
12) La georeferenziazione è un requisito mandatorio ai fini della risposta alla consultazione di mercato?
13) La georeferenziazione richiesta si riferisce alla rilevazione delle coordinate geografiche attuali degli oggetti interessati?
14) La georeferenziazione deve rientrare nei metadati collegati alle pratiche digitalizzate?
15) Il Portale web di gestione delle istanze di accesso è un requisito mandatorio ai fini della risposta alla consultazione di mercato?
16) Il gestionale attuale gestisce anche le istanze di accesso agli atti?
17) Si chiede se è corretta l'interpretazione secondo la quale le immagini e i relativi metadati prodotti dalla digitalizzazione verranno versati nel sistema di conservazione a norma (Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna PARER): se l'interpretazione è corretta i pacchetti di versamento saranno predisposti dal Committente? Rif. pag. 2 del Bando
18) Gli archivi di via Gallerani e Palazzo Piombini sono in zona accessibile con mezzi idonei per il trasferimento? Si chiede di indicare eventuali ZTL e difficoltà di accesso. Possono essere utilizzati dei bilici o devono essere utilizzati dei furgoni?
19) La sintesi metodologica richiesta nella relazione libera (rif. Pag. 3 del Bando) deve consistere in un modello di progetto tecnico per l'esecuzione delle attività previste nel bando?
20) Si chiede di specificare al punto F pag. 3 del Bando cosa si intende con "DISIMPEGNO DELLE PRATICHE ON DEMAND" in caso di digitalizzazione massiva progressiva
21) Si chiede di specificare qual è la durata del contratto, orientativamente data desiderata di avvio e data di conclusione
22) In merito ai 3 scenari ipotizzati al punto 6F del Bando (pag. 3), si chiede di confermare se la richiesta consiste nell'indicare quante pratiche o faldoni si possono digitalizzare con i 3 importi annui ipotizzati di 100.000 €, 150.000 € e 200.000 €, considerando una digitalizzazione massiva
23) Si chiede se la proposta la pallettizzazione a bocca di magazzino della documentazione a fine contratto per il prelievo da parte di altro outsourcer
24) Si chiede di indicare se in archivio ci sono tavole e planimetrie superiori al formato A0
25) Si chiede conferma che per tutti documenti con rilegatura rimovibile, per la scansione si possa ripristinare l'ordine dei fogli senza ricollocare le rilegature originarie
26) Si chiede di confermare che la pratiche con carta fragile o deteriorata e che richiedono particolare attenzione nel maneggiamento siano solo quelle dei faldoni anni 1940-1960
27) Si chiede inoltre se ci sono casi in cui vanno effettuati interventi di 'restauro' della carta (es. fogli lacerati da rimettere insieme) e se si tratta di interventi marginali o meno
28) Si chiede di specificare se la digitalizzazione deve essere preceduta da un'attività di analisi archivistica finalizzata allo scarto e macero della documentazione non più rilevante ai fini della conservazione e se la proposta deve includere questa attività di analisi
29) Si chiede conferma che, essendo le nuove pratiche prodotte già native digitali, non si produrrà nel corso del contratto della documentazione cartacea corrente da acquisire. In caso contrario, se la proposta deve includere anche la lavorazione della documentazione, si chiede di specificare i volumi annui in metri lineari e la frequenza di prelievo
Ringraziamo per l'att.ne,
in attesa di Vs gentile riscontro
porgiamo Cordiali saluti
FDM
Risposta :
Quesito:1) Si chiede di verificare il dato delle pratiche edilizie
aa 1923-2010 indicate in tabella a pag. 6 dell'ALLEGATO A (archivio
di via Gallerani), in quanto sembrano includere solo le pratiche
1997-2010 (che risultano in 2326 faldoni per 227,73 metri lineari
secondo quanto indicato a pag. 11 dello stesso allegato), mentre
mancano i dati delle pratiche 1923-57 (48 faldoni e 5,04 ML) e
1958-66 (677 faldoni e 81,24 ML) . Si chiede gentilmente di
rettificare sia i dati parziali che totali se confermate il refuso.
Effettivamente, la tabella a pag. 6
dell’ALLEGATO A riporta solo i dati relativi alle pratiche
1997-2010 (2.326 faldoni, 227,73 ml), mentre i faldoni dal 1923 al
1996 sono riportati separatamente nelle pagine successive:
pratiche 1923-57 : 48 faldoni
(1923-57) = 5,04 ml
pratiche 1958-66 : 677 faldoni
(1958-96) = 81,24 ml
E’ stato corretto l’Allegato A
2) A pag. 14
dell'ALLEGATO A si fa riferimento a un totale di 13 faldoni per L
47/85 art 26, ma i faldoni parziali risultano 6+8. Si chiede di
verificare se i faldoni sono 13 o 14 e di rettificare eventualmente i
totali
Trattasi
di errore di somma. I faldoni di questa tipologia sono 14. E’ stato
corretto l’Allegato A
3) Si chiede se
le pratiche da digitalizzare degli anni 2016-20 dell'archivio di
Palazzo Piombini siano 50 o 500 (in tabella a pag. 7 dellìALLEGATO A
se ne indicano 500, mentre a pag. 19 dello stesso allegato se ne
indicano una cinquantina). Si chiede di conseguenza di rettificare
eventualmente i dati dei faldoni e dei metri lineari impattati
Trattasi
di errore nella tabella. Le pratiche degli anni 2016/2026 da
digitalizzare sono circa cinquanta. E’ stato corretto l’Allegato
A
4) Si chiede
conferma che i 66 registri in formato cartaceo non debbano essere
digitalizzati ma servano di supporto a costituire il data base delle
pratiche di diversa tipologia contenute in archivio
Si
conferma che non devono essere digitalizzati,
ma utilizzati come supporto alla banca dati.
5) Si chiede se
le fotografie eventualmente presenti nei fascicoli debbano essere
scansionate a colori
Si
conferma che devono essere scansionate a colori per garantire la
qualità del documento
6) Le tavole sono
separate rispetto agli altri documenti della pratica oppure si
possono trovare tavole all'interno di parti testuali? In questo caso,
il documento deve essere scansionato a colori?
Si
conferma che le tavole si possono trovare all’interno di parti
testuali. In tal caso, devono essere scansionate a colori, anche se
parte di un documento testuale.
7) La
documentazione dell'intero archivio tecnico del Comune potrà essere
trasferita one shot presso i locali del fornitore per poterla
custodire in sicurezza e lavorare?
Sì,
il trasferimento integrale è presumibilmente ammesso, previa
autorizzazione della Sovrintendenza.
8) Ai fini del
trasferimento presso altro archivio avete già il nulla osta della
Sovrintendenza?
Nulla
osta non ancora acquisito, sarà richiesto nell’ambito
dell’approvazione del progetto ed eventualmente confermato ad
affidamento effettuato (qualora sia rilevante farlo in ragione dei
contenuti dell’offerta).
9) Si chiede se
sulla documentazione che fa parte della pratica deve essere eseguita
una tipizzazione ovvero se a ogni documento deve essere
associata una tipologia documentale e, in questo caso, quale nei
vostri desiderata può essere la profondità di dettaglio da
utilizzare; si chiede pertanto un elenco delle tipologie documentali
eventualmente da prevedere
Sicuramente
le tipologie di pratica dovranno essere tipizzate. È in corso di
valutazione l’opportunità di proporre, anche come eventuale area
di miglioria in fase di gara, la tipizzazione dei singoli documenti
costituenti la pratica. Ovviamente questo sarà possibile solo se si
opta per acquisire la singola pratica in forma di più documenti pdf
separati Un esempio:
-
istanza
-
relazione
-
elaborato grafico
-
provvedimento finale
-
altri documenti
10) Si chiede di
specificare se in output è richiesto 1 pdf per pratica oppure più
pdf quanti sono i documenti costituenti la pratica o fascicolo
Vedi
sopra.
11) Come deve
essere espresso concretamente nei vostri desiderata il metadato
indicato a pag. 1 del Bando " relazione con altri documenti"
(si chiede di fare un esempio)
Va
più correttamente inteso come collegamento tra pratiche (Esempio:
“Pratica n. 34/2008 – Variante collegata alla pratica n.
12/2008â€) e come riferimento di ciascun documento alla sua pratica
(documento appartenente alla pratica 34/2008)
Serve
un campo che identifichi documenti/pratiche connessi, utile per
navigazione e consultazione archivistica.
12) La
georeferenziazione è un requisito mandatorio ai fini della risposta
alla consultazione di mercato?
La
georeferenziazione è un dato gradito. La risposta alla Consultazione
potrà eventualmente argomentare quali siano i vantaggi o svantaggi,
se sia consigliata o no, i costi aggiuntivi e le modalità
eventualmente proposte.
13) La
georeferenziazione richiesta si riferisce alla rilevazione delle
coordinate geografiche attuali degli oggetti interessati?
Si.
14) La
georeferenziazione deve rientrare nei metadati collegati alle
pratiche digitalizzate?
Sì,
è richiesto che i metadati contengano la georeferenziazione
15) Il Portale
web di gestione delle istanze di accesso è un requisito mandatorio
ai fini della risposta alla consultazione di mercato?
Sì,
è un servizio che il comune desidera acquisire. Si richiede
valutazione di un servizio inclusivo di ricezione istanze, PagoPA e
ostensione.
16) Il gestionale
attuale gestisce anche le istanze di accesso agli atti?
No,
l’attuale gestionale dell’edilizia non gestisce l’accesso agli
atti.
17) Si chiede se
è corretta l'interpretazione secondo la quale le immagini e i
relativi metadati prodotti dalla digitalizzazione verranno versati
nel sistema di conservazione a norma (Polo Archivistico
dell’Emilia-Romagna PARER): se l'interpretazione è corretta i
pacchetti di versamento saranno predisposti dal Committente? Rif.
pag. 2 del Bando
Si
richiede assistenza per il versamento.
18) Gli archivi
di via Gallerani e Palazzo Piombini sono in zona accessibile con
mezzi idonei per il trasferimento? Si chiede di indicare eventuali
ZTL e difficoltà di accesso. Possono essere utilizzati dei bilici o
devono essere utilizzati dei furgoni?
Non
si trovano in ZTL. Per le dimensione delle strade dio accesso si
suggeriscono furgoni. E’ da escludere l’utilizzo di bilici.
19) La sintesi
metodologica richiesta nella relazione libera (rif. Pag. 3 del Bando)
deve consistere in un modello di progetto tecnico per l'esecuzione
delle attività previste nel bando?
Sì,
va intesa come proposta di indicazioni tecnica, utile per lo sviluppo
del capitolato. Non è necessaria la redazione di un progetto tecnico
completo: il partecipante alla Consultazione può indicare gli
elementi che ritiene più utili e qualificanti.
20) Si chiede di
specificare al punto F pag. 3 del Bando cosa si intende con
"DISIMPEGNO DELLE PRATICHE ON DEMAND" in caso di
digitalizzazione massiva progressiva
Il
termine si riferisce alla capacità di evadere le richieste di
accesso agli atti mediante digitalizzazione delle pratiche richieste
in tempi stabiliti (entro 20 o 5 giorni). Occorre garantire il
servizio di digitalizzazione di accesso documentale, anche durante la
digitalizzazione massiva.
21) Si chiede di
specificare qual è la durata del contratto, orientativamente data
desiderata di avvio e data di conclusione
Si
ipotizza una durata del servizio con inizio nel 2026 e fine nel 2029
22) In merito ai
3 scenari ipotizzati al punto 6F del Bando (pag. 3), si chiede di
confermare se la richiesta consiste nell'indicare quante pratiche o
faldoni si possono digitalizzare con i 3 importi annui ipotizzati di
100.000 €, 150.000 € e 200.000 €, considerando una
digitalizzazione massiva
Si
conferma che l’obiettivo è fornire una quantificazione di volumi
trattabili in base al budget annuo. Il riferimento è la
digitalizzazione massiva, tenendo conto dell’attività on demand
parallela, di circa 600 istanze all’anno.
23) Si chiede se
la proposta la pallettizzazione a bocca di magazzino della
documentazione a fine contratto per il prelievo da parte di altro
outsourcer
Sì.
24) Si chiede di
indicare se in archivio ci sono tavole e planimetrie superiori al
formato A0
Presumibilmente
no quanto alla larghezza. Non è escluso che lo sviluppo lineare di
taluni disegni superi il lato lungo dell’A0.
25) Si chiede
conferma che per tutti documenti con rilegatura rimovibile, per la
scansione si possa ripristinare l'ordine dei fogli senza ricollocare
le rilegature originarie
Si
conferma che che è sufficiente il ripristino ordinato senza
necessità di rilegatura originale.
26) Si chiede di
confermare che la pratiche con carta fragile o deteriorata e che
richiedono particolare attenzione nel maneggiamento siano solo quelle
dei faldoni anni 1940-1960
Si
conferma quanto indicato nella relazione. Si osserva tuttavia che non
è nota la consistenza della carta di ciascuno dei documenti presenti
in archivio, e che esistano una o più tavole di carta fragile anche
al di fuori delle annate segnalate.
27) Si chiede
inoltre se ci sono casi in cui vanno effettuati interventi di
'restauro' della carta (es. fogli lacerati da rimettere insieme) e se
si tratta di interventi marginali o meno
Sì,
interventi di restauro marginali sono previsti. La proposta deve
tener conto di tali attività in misura strettamente necessaria al
completamento della scansione senza ulteriormente compromettere il
documento in maniera sostanziale (l’incarico non è afferente al
restauro dei documenti).
28) Si chiede di
specificare se la digitalizzazione deve essere preceduta da
un'attività di analisi archivistica finalizzata allo scarto e macero
della documentazione non più rilevante ai fini della conservazione e
se la proposta deve includere questa attività di analisi
Sì,
l’analisi archivistica è parte integrante. La proposta deve
includere tale attività, in coordinamento con il Comune.
29) Si chiede
conferma che, essendo le nuove pratiche prodotte già native
digitali, non si produrrà nel corso del contratto della
documentazione cartacea corrente da acquisire. In caso contrario, se
la proposta deve includere anche la lavorazione della documentazione,
si chiede di specificare i volumi annui in metri lineari e la
frequenza di prelievo
Si
conferma che non si prevede produzione di nuova documentazione
cartacea.
Cento,
19.6.2025
Il
responsabile del procedimento
Giovanni
Panzieri