Domanda :
domande
1) Si chiede una stima dei metri lineari dell'intero archivio tecnico (221000 pratiche su diversi anni)
2) Si chiede di indicare se la concessione del servizio prevede, nella fase iniziale, la completa digitalizzazione delle pratiche edilizie oppure se la digitalizzazione delle pratiche oggetto di richiesta va effettuata via via che le richieste vengono inviate dall'utenza e approvate dal Comune
3) Se la concessione prevede la digitalizzazione dell'intero archivio tecnico, entro quanto tempo questa deve essere effettuata?
4) Essendo a carico del Comune la predisposizione giornaliera/settimanale delle pratiche da inviare alla digitalizzazione si chiede cortesemente di specificare (in funzione del tempo richiesto per la dematerializzazione totale e della frequenza di consegna) di stimare il numero di pratiche consegnate ad ogni viaggio
5) Si chiede cortesemente se i dati di indicizzazione delle pratiche saranno forniti congiuntamente alle pratiche o l'outsourcer dovrà estrarli e digitarli dall'evidenza cartacea
6) Si chiede cortesemente di specificare come viene organizzata oggi la memorizzazione delle pratiche scansionate (unico documento per pratica o divisione per criteri del Comune) e se il potenziale outsourcer potrà proporne una nuova o dovrà attenersi strettamente all'attuale
7) Qual è la durata dell'affidamento, supponendo che al termine dell'affidamento l'outsourcer non abbia più nulla da esigere sia sulle richieste di copia né sulle nuove pratiche e/o aggiornamenti delle esistenti?
8) Come verranno gestite dall'Ente le integrazioni inserite in corso d'opera a pratiche esistenti già scansionate? Saranno gestite dal sistema STEDI?
9) Si chiede qual è il tariffario attuale dei costi di riproduzione per effettuare una verifica di congruità
10) Nell'allegato A_2 a pag. 1 si dice che il costo del servizio è totalmente a carico dell'utenza mentre a pag. 4 dello stesso documento si richiede di esplicitare i costi a carico della stazione appaltante: si chiede di fornire maggiori dettagli sulla questione dei costi
11) La risposta tecnica e quella economica dovranno coesistere in un unico documento per rispondere alla manifestazione di interesse indetta dal Vostro Comune?
12) Si chiede cortesemente di indicare se il potenziale outsourcer deve indicare la propria disponibilità ad integrare/sostituire il personale attualmente impiegato alle attività negli uffici del Comune
13) Si chiede se la certificazione di copia conforme all’originale, rilasciata dal comune dietro dichiarazione dell’outsourcer, necessiti o meno a monte anche di certificazione di processo resa da notaio: in tal caso si chiede di specificare a quale soggetto (comune o outsourcer) siano in carico la scelta e l’onorario del notaio.
Risposta :
1. Si allega schema dei metri lineari dell'archivio.
2. Gli accessi agli atti ex legge 241/1990 avranno la priorità e dovranno essere evasi con i tempi previsti dal futuro capitolato. La digitalizzazione dell'intero archivio dovrà comunque essere conclusa entro i tempi previsti dalla concessione.
3. La tempistica varierà a seconda del piano economico finanziario proposto e in ogni caso non potrà superare la durata massima della concessione prevista ex lege.
4. Indipendentemente dal numero delle richieste di accesso, il fornitore deve considerare che le 230.000 pratiche circa andranno digitalizzate entro i termini che saranno fissati dalla concessione. Il numero delle partiche da prelevare e la frequenza andranno concordate direttamente con il Comune.
5. I dati di indicizzazione delle pratiche (metadati), già indicati nell'allegato A, dovranno essere compilati dall'outsourcer che li estrarrà dall'evidenza cartacea.
6. Allo stato attuale l'archivio non è digitalizzato. L'outsourcer dovrà attenersi alle indicazioni che saranno fornite nel futuro capitolato di gara.
7. La durata della concessione dipenderà dal quadro economico e non potrà superare la durata massima prevista ex lege.
8. Eventuali intregrazioni competeranno comunque all'outsourcer.
9. Le tariffe attualmente vigenti sono riportate nella delibera di Giunta n. 367/2023 del 08.11.2023. Tali tariffe potrebbero essere suscettibili di modifiche da parte dell'ente anche in relazione al conto economico che l'outsourcer intenderà proporre.
10. Se l'outsourcer dovesse prevedere eventuali costi a carico dell'Amministrazione comunale, tali costi dovranno essere esplicitati nella proposta. Il servizio sarà totalmente a carico dell'utenza istante.
11. In sede di proposta preliminare non ci sono vincoli di separazione.
12. L'outsourcer potrà proporre quanto riterrà più funzionale al suo progetto.
13. Si conferma la necessità della certificazione di processo. La scelta e l'onere del pubblico ufficiale preposto alla certificazione sarà a carico dell'outsourcer.