Servizio di Brokeraggio Assicurativo da erogare a favore dell’Assemblea Legislativa della Regione Emilia-Romagna e della Regione Emilia-Romagna e sue Agenzie

Domanda : E’ possibile eccedere il numero di 30 righe per facciata, fermo restando il numero di facciate, il tipo di font, l’interlinea e che l'intero contenuto della facciata, anche se eccedente, sarà oggetto di valutazione?

Risposta :

Si conferma il riscontro già fornito al quesito n. PI432013-25. Si invita al rispetto del numero di 30 righe per facciata, come indicato nel Disciplinare di gara. Saranno oggetto di valutazione le eventuali eccedenze del numero di righe strettamente necessarie al completamento di un periodo. 

Domanda : Buongiorno, in merito all’Offerta Tecnica, segnaliamo che utilizzando il font Times New Roman, dimensione 11, interlinea singola e un massimo di 30 righe per pagina, il testo risulterebbe fermarsi circa a metà pagina, lasciando quindi una parte significativa della pagina vuota. Questo non solo limita lo spazio a disposizione per la redazione dell’offerta, ma dal punto di vista estetico non risulterebbe gradevole. Si chiede pertanto di rivedere il requisito relativo alle 30 righe per pagina - o di eliminare del tutto tale vincolo - al fine di consentire una migliore impaginazione dell’Offerta Tecnica.

Risposta :

Si conferma quanto previsto al paragrafo 16 del Disciplinare di gara, rappresentando che il vincolo di 30 righe per pagina non costituisce causa di esclusione dell’offerta.

Domanda : Con riferimento alla procedura in oggetto siamo a formulare le seguenti osservazioni in relazione alla documentazione di gara ed alle modalità di attribuzione dei punteggi. 1) Per quanto concerne il punto C.2 del Disciplinare (Descrizione delle funzionalità. Archivio informatico dei contratti e dei sinistri con particolare riferimento alle caratteristiche ed i punti di forza – Rif: Art. 7.1 – Archivio dei sinistri) si chiede di precisare se sia necessario presentare una parte descrittiva corredata da un power point di massimo 10 slide (come indicato a pagina 34 – punto 16 del Disciplinare) o se debba essere prodotto unicamente il power point di non più di 10 slide, nel quale vengano illustrate le funzionalità del programma informatico (come indicato nella tabella di pag. 38 del Disciplinare). 2) Inoltre, con riferimento al contenuto dell’art. 7.1 del Capitolato tecnico segnaliamo che le specifiche tecniche quali, ad esempio: Codice dell’Amministrazione Digitale; Linee Guida AGID relative ai servizi digitali ed ai software della PA; Linee Guida per la Governance del sistema informatico regionale la cui verifica viene effettuata tramite test di conformità informatiche; L. n. 4/2004 e s.m.i., ad oggi mai richieste da nessuna Amministrazione nell’ambito delle procedure per la selezione del servizio di brokeraggio assicurativo, ricalcano requisiti tipici di gare per l’affidamento di servizi informatici e di software determinando, di fatto, una condizione ostativa alla partecipazione da parte degli operatori del settore. 3) Oltre a ciò, la previsione disposta alla lettera C di installazione del software gestionale di proprietà del Broker sui PC degli Enti Regionali, per ragioni di Compliance a garanzia di sicurezza dell’infrastruttura tecnologica ed in applicazione ai sistemi di governance operanti nell’ambito dei perimetri societari non può essere assolta prevedendo, di norma, l’accesso per tutta la Clientela in modalità protetta https tramite tutti i browser disponibili, con accessi dedicati e apposite user id e password fornite in fase di avvio del servizio. 4) Quanto alla richiesta del rilascio di un ambiente riservato in via esclusiva agli utenti di Regione Emilia Romagna si chiede di confermare che tale necessità si intenderà assolta anche ove la piattaforma, seppur non dedicata in via esclusiva al vostro Ente, poiché accessibile a tutta la Clientela, garantisca l’accesso esclusivo tramite credenziali personali riservate a ciascun utente sulla base del ruolo ricoperto e delle informazioni da visualizzare. 5) Si chiede inoltre di confermare che, per evitare condizionamenti in fase di partecipazione alla gara, non debbano ritenersi obbligatorie le funzionalità di seguito elencate: scarico massivo dei documenti (in formato ZIP o altro) e georeferenziazione, in quanto la centralità del servizio riguarda il livello di competenza professionale posseduto da società di Brokeraggio per l’attività di consulenza assicurativa e non per supporti e soluzioni tipiche di aziende specializzate in ambito IT (es: software house). 6) Per quanto riguarda il punto D del Disciplinare (Struttura organizzativa dedicata all'espletamento del servizio (Rif: ART. 8 – GRUPPO DI LAVORO del Capitolato tecnico) segnaliamo che la richiesta dell’individuazione di risorse che operano esclusivamente nella sede del territorio regionale determina un forte disincentivo alla partecipazione (valore del Criterio 30 punti su 100) in quanto, il maggior numero di società di Brokeraggio operanti a livello nazionale dispone comunque di risorse altamente professionali e dedicate in via esclusiva al settore pubblico garantendo il medesimo livello di servizio e presenza presso la Stazione Appaltante a semplice richiesta, pur essendo le stesse variamente distribuite nelle diverse sedi operative. La suddetta previsione è ulteriormente aggravata dal fatto che “possono essere esclusi dalla gara, previo contraddittorio, i raggruppamenti temporanei costituiti da due o più operatori economici che singolarmente hanno i requisiti per partecipare alla gara” (cfr. Art. 4 Disciplinare di gara). In sintesi, qualora dovesse essere mantenuta la modalità di costituzione del Gruppo di Lavoro, tale norma, impedirebbe a Società presenti nel territorio regionale con strutture locali numericamente meno rilevanti di altre, di unirsi con la finalità di raggiungere il massimo punteggio pur disponendo, a livello nazionale, di tutte le capacità ed i requisiti di professionalità richiesti. 7) Inoltre, per quanto concerne le modalità di redazione dell’offerta tecnica vi chiediamo di confermarci quanto segue: • per l’elemento D1 è possibile indicare al massimo 15 risorse (visto che è possibile allegare max 15 estratti del contratto di lavoro); 8) per l’elemento di D2 è possibile indicare al massimo 5 risorse dedicate alla gestione dei sinistri, già incluse nelle 15 del punto precedente, con l’indicazione del relativo ramo operativo (polizza sanitaria, All risks, RCT, tutela legale e RCP) e di massimo tre stazioni appaltanti presso le quali la Regione Emilia-Romagna potrà richiedere comprova dell’attività svolta da ogni singolo dipendente; 9) per l’elemento D3 dovranno essere indicati, sempre nell’ambito delle 15 risorse, il Responsabile del servizio e due Referenti Tecnici “Specialist” per la gestione delle polizze Rimborso Spese Mediche e All Risk/Patrimonio beni mobili e immobili; 10) vi chiediamo inoltre di confermarci che la richiesta dello Specialist per la gestione dei sinistri sul patrimonio dell’Ente sia un refuso perché le risorse dedicate alla gestione sinistri dovranno essere elencate al punto D2. Ove così fosse vi chiediamo di modificare di conseguenza anche il Capitolato. Ove invece sia corretto indicare in questa parte il Referente Tecnico "Specialist" dedicato alle attività di supporto per la gestione dei sinistri sul Patrimonio dei beni mobili e immobili dell’Ente, vi chiediamo di precisare se nel punto D2 dovrà comunque essere individuata analoga risorsa che opererà a supporto dello Specialist nella gestione sinistri Property. 11) Per quanto riguarda il punto I del Disciplinare (Certificazioni di qualità) si segnala che la certificazione usualmente richiesta dalle Stazioni Appaltanti, in quanto riconducibile espressamente al servizio di consulenza e brokeraggio assicurativo e di Risk Management è la sola UNI EN ISO 9001:2015 mentre, le certificazioni inserite in gara per cui è stato individuato un dedicato punteggio, prevedendo 6 punti, risultano a nostro avviso eccessivamente impattanti ai fini del risultato finale, peraltro non conseguibili nemmeno tramite partecipazione in RTI, stante la clausola citata in precedenza. Va inoltre considerato che, come emerge da recente giurisprudenza, quando le certificazioni di qualità sono richieste per la valutazione delle offerte tecniche devono essere funzionali a qualificare l’offerta tecnica dal punto di vista oggettivo (ovvero offrire garanzia di qualità dell’esecuzione delle prestazioni contrattuali), senza tradursi in un indebito vantaggio per gli operatori economici che vantano certificazioni che prescindono dal contenuto dell’offerta. 12) Infine, in relazione alla nomina del broker quale Responsabile del Trattamento dei dati (art. 21 dello Schema di contratto), segnaliamo che la scrivente ritiene che la specificità dell'attività posta in essere (ad esempio consulenza sui rischi, negoziazione del prezzo e collocamento dei predetti rischi sui mercati assicurativi) debba guidare la scelta rispetto al ruolo da assumere nella gestione dei dati personali, secondo la normativa ad oggi vigente, deponendo a favore dell'inquadramento del broker come Titolare autonomo. In particolare, si osserva che l'esercizio dell'attività di intermediazione assicurativa non può in alcun modo formare oggetto di "delega" da parte del soggetto che affida tale servizio (presupposto di una nomina a Responsabile), in quanto la stessa può essere svolta esclusivamente da soggetti specializzati e sottoposti ad una disciplina di settore a cui le Società di brokeraggio sono tenute ad obbedire. In tal senso, l'attività di intermediazione assicurativa è disciplinata da una specifica normativa primaria e secondaria (artt. 1882 ss. c.c.; D. Lgs. n. 209/2005 - "Codice delle assicurazioni"; Regolamento IVASS n. 40/2018) che ne riserva l'esercizio ad operatori specializzati che operano sotto la vigilanza di un'Autorità di controllo (IVASS) ciò che ne impedisce la delega potenziando la necessità di gestire il dato in autonomia. Al raggiungimento di quanto sopra contribuisce il fatto che la scrivente determina le finalità proprie e i mezzi di trattamento dei dati raccolti con particolare riferimento a: - necessità di raccogliere o meno dati personali del Cliente in relazione alle tipologie di programmi assicurativi di cui offre assistenza e consulenza; - quali categorie di informazioni raccogliere; - quali sono le persone di cui raccogliere le informazioni; - come utilizzare le informazioni raccolte; - se divulgare le informazioni e, in caso affermativo, a chi per garantire il rispetto degli accordi contrattuali; - quale software o hardware utilizzare per elaborare le informazioni; - modalità di aggregazione, rielaborazione e analisi dei medesimi dati per generare andamenti statistici e indici di tendenza su determinati settori merceologici, industrie e rischi. e fornisce un'adeguata informativa privacy nel rispetto della normativa vigente. Alla luce di quanto sopra vi chiediamo di confermarci che il broker aggiudicatario verrà nominato quale Titolare Autonomo del Trattamento dei dati e che non sarà necessario sottoscrivere l’atto di nomina da voi predisposto (Allegato 8).

Risposta :

1)      1)  Si  conferma che deve essere prodotto unicamente il power point di non più di 10 slide, nel quale vengano illustrate le funzionalità del programma informatico.

2)   2)  Le  norme richiamate sono generalmente attinenti all’utilizzo di tutte le piattaforme informatiche, comprese quelle che saranno messe a disposizione dal Broker alla Regione.

3) Le soluzioni offerte dagli operatori economici dovranno avere quelle garanzie di sicurezza e accessibilità indicate nel capitolato. Regione Emilia Romagna si riserverà di analizzare in contraddittorio gli applicativi messi a disposizione dal Broker in fase esecutiva, individuando eventualmente un percorso di completamento delle eventuali soluzioni che si rendano necessarie.

4) Si conferma.

5) Si conferma. Si valuterà in fase esecutiva ed in contraddittorio il potenziale raggiungimento dell’obiettivo posto dal punto in oggetto del capitolato.

6) Si precisa che come indicato nel Disciplinare di gara, è possibile la costituzione in RTI al fine della partecipazione alla procedura di gara. L’esclusione è unicamente una facoltà prevista anche dal bando tipo di ANAC n. 1/2023.

7) Con riferimento al criterio D1, si precisa che è possibile indicare nella relazione anche un numero superiore a 15 risorse messe a disposizione facenti parte della Struttura organizzativa. Tuttavia, è possibile allegare un numero massimo di 15 estratti dei contratti di lavoro.

 8) Per il Criterio D2 è richiesta l’allegazione di numero massimo di 5 CV dai quali si evinca l'esperienza della risorsa per ciascun ramo operativo.

 9) Si conferma che nel criterio D3 dovranno essere indicati, nell’ambito delle risorse messe a disposizione, il Responsabile del servizio e due Referenti Tecnici “Specialist” per la gestione delle polizze Rimborso Spese Mediche e All Risk/Patrimonio beni mobili e immobili ed allegati i relativi CV.

10) Si conferma quanto richiesto al criterio D3, tenuto conto che al criterio D2 sono previste Risorse diverse dal Responsabile del Servizio e dai Referenti Tecnici “Specialist”.

11) L’Agenzia ha richiesto quale criterio premiante il possesso di certificazioni che si traducono nella proposizione di un’offerta tecnica qualificata.

12) Si conferma l'individuazione del Broker quale responsabile del Trattamento.

Domanda : Con riferimento alla tabella riportante i criteri discrezionali di valutazione dell’offerta tecnica e, più nello specifico con riferimento alla lett.) D, in ragione del numero elevato di Risorse che verranno messe a disposizione per il presente servizio e, al fine di agevolare l’operatore economico, si chiede gentilmente di confermare la possibilità di produrre un’autodichiarazione del Legale Rappresentante recante l'indicazione della sede lavorativa del dipendente.

Risposta :

Si conferma la possibilità di produrre un’autodichiarazione del Legale Rappresentante recante l’indicazione della sede lavorativa della risorsa messa a disposizione e facente parte della Struttura organizzativa - Gruppo di lavoro.

Domanda : Con riferimento al requisito di capacità economica e finanziaria di cui al punto 6.2. del disciplinare (Aver intermediato nei migliori tre anni - degli ultimi cinque esercizi finanziari disponibili (periodo 1° gennaio/31 dicembre) e comprovabili antecedenti la data di pubblicazione del bando, aggi relativi a premi assicurativi per un valore complessivo nel triennio - non inferiore ad € 1.300.000,00, ai sensi dell'art. 100, comma 11 del Codice), si chiede che lo stesso sia comprovabile – come il requisito di cui al punto successivo 6.3. - attraverso originale o copia conforme dei certificati rilasciati dall’amministrazione/ente contraente, con l’indicazione dell’oggetto, valore dei premi intermediati e del periodo di esecuzione.

Risposta :

 La comprova del Requisito di capacità economica e finanziaria deve essere fornita mediante uno dei documenti indicato al paragrafo 6.2, lett. a) del Disciplinare di gara.

Domanda : Si chiede di confermare che il broker aggiudicatario potrà essere nominato Titolare Autonomo del trattamento dei dati e non Responsabile del trattamento, come diversamente previsto dall' allegato 8 "Accordo di designazione Responsabile del trattamento". Il broker, infatti, per poter correttamente svolgere il suo ruolo di intermediario nell’interesse del Cliente, necessita di un grado di autonomia operativa ampio, possibile solo attraverso la qualifica di Titolare. Inoltre, l’esercizio dell’attività di intermediazione assicurativa non può formare oggetto di “delega” da parte del soggetto che affida tale servizio (presupposto di una nomina a Responsabile), in quanto la stessa può essere svolta esclusivamente da soggetti specializzati e sottoposti ad una disciplina di settore. Il Garante della Privacy in un recente provvedimento ha chiarito che ogni qual volta un titolare del trattamento si rivolge ad un terzo esternalizzando determinati servizi che potrebbe svolgere in house, tale soggetto terzo è normalmente configurabile come responsabile del trattamento ex art. 28 del reg. UE 2016/679. Al contrario, tuttavia, l’attività di Brokeraggio assicurativo non può essere esternalizzata né essere considerata esternalizzazione di servizi, poiché tale attività non può normalmente essere svolta in house ad eccezione dei soggetti autorizzati ed iscritti nella sez. B del Registro Unico degli Intermediari assicurativi. Tutto ciò premesso, restiamo a Vostra disposizione ed auspichiamo che sulla scorta di quanto esposto, vogliate riconoscere al broker la qualità di Titolare autonomo del Trattamento.

Risposta : Il Broker dovrà assumere il ruolo di Responsabile del trattamento

Domanda : Spett.le Regione Emilia Romagna, In riferimento alla procedura emarginata in oggetto, essendo interessati a partecipare alla medesima, siamo a chiederVi un chiarimento relativo all'art. 18.1 - Criteri di Valutazione dell'offerta tecnica, in particolare ai capitoli D.1 e D.2. 1) Ci preme evidenziare che, alcuni uffici locali della scrivente (tra cui quello di Bologna), hanno un’organizzazione interna tale per cui le risorse gestiscono sia i clienti pubblici che privati. Pertanto le risorse messe a disposizione non sono prevalentemente dedicate al settore pubblico, ma sono comunque in possesso di adeguata esperienza nel settore pubblico. Chiediamo pertanto conferma che quanto esposto sopra, possa soddisfare quanto richiesto al punto D.1 del disciplinare (….esclusivamente con riferimento alla struttura operante nel territorio locale ed esclusivamente o prevalentemente dedicata al settore pubblico.."). 2) Inoltre, alcune risorse specializzate nel settore pubblico, nonché determinate strutture a supporto dello staff dedicato sono centralizzate presso la sede legale e/o in altre sedi aziendali, che possono comunque garantire costante presenza presso la Vostra sede ogni qualvolta richiesto. Chiediamo pertanto, al fine di soddisfare la Vostra richiesta in merito alla sede lavorativa, la possibilità di avvalersi dell’istituto del distacco presso la sede Marsh di Bologna, in caso di aggiudicazione della gara. 3) Siamo a chiedere inoltre un ulteriore chiarimento relativo all’art. 6.2 – Supporto nel pagamento delle franchigie e dei premi penultimo comma del CSA che di seguito riportiamo “[…] pertanto il mandato di pagamento fatto valere a tutti gli effetti, come quietanza liberatoria per la Regione Emilia-Romagna.” Poiché il mandato di pagamento predisposto a favore del broker non sempre si concretizza con l’immediata corresponsione del premio, vogliate confermarci che sarà il versamento del premio nelle mani del broker ad avere effetto liberatorio per la Provincia e che pertanto non verrà richiesto al broker alcun anticipo del premio. Segnaliamo che tale circostanza oltre a non risultare in linea con le disposizioni normative che subordinano l’efficacia temporale della copertura alla corresponsione del premio nei termini convenuti con l’assicuratore (art. 1901 cod. civ), potrebbe far emergere il rischio dell’anticipazione a carico del broker, previsione che si pone in contrasto con gli artt. 117 del Codice delle Assicurazioni e 63 del Regolamento Isvap n. 40/2018 che impongono agli intermediari assicurativi l’istituzione di un conto separato dedicato alla raccolta dei premi, autonomo e indisponibile rispetto al conto di gestione della società di brokeraggio. Tale clausola, inoltre, prevedendo l’effetto della quietanza liberatoria implica un’alterazione della fisionomia del contratto di brokeraggio, il quale deve rispondere ad esigenze di assistenza e consulenza del cliente e non del suo finanziamento, riproponendo la problematica evidenziata anche dal Consiglio di Stato (Sentenza n. 6399 del 29/12/2014). 4) Infine chiediamo gentilmente copia polizze e statistica sinistri dell’ultimo triennio.

Risposta :

1)       1) Si conferma.

2) Si conferma tale possibilità, salvo che nell’offerta tecnica dovrà essere collocata l’autodichiarazione di impegno.

3) Non è prevista l’anticipazione da parte del Broker; usualmente il mandato di pagamento è effettuato da RER in tempo utile per il pagamento, secondo i termini di scadenza.

4) Verificata l’attinenza della richiesta all’oggetto della gara, pubblichiamo, in allegato, i dati aggregati relativi ai sinistri delle singole polizze, visto  che in sede di pubblicazione, abbiamo altresì reso noto l’elenco delle polizze oggetto del servizio e il loro valore ai fini della quantificazione delle provvigioni a base di gara.

Domanda : In riferimento all'offerta tecnica da presentare si chiede di precisare se i CV da allegare si riferiscono all'intero gruppo di lavoro dedicato, quindi criteriD1, D2, D3 oppure alle sole professionalità riportate nei punti D2 e D3.

Risposta :

 Si precisa che i CV da allegare si riferiscono alle sole professionalità riportate nei criteri D2 e D3 del disciplinare di gara.

Domanda : In riferimento alla presente procedura, si richiedono i seguenti chiarimenti: 1. Punto D2: Si chiede di confermare che, considerato il numero massimo di curriculum vitae che è possibile allegare, anche il numero massimo di persone da indicare sia pari a 5. 2. Punto C.2: Si segnala che, ai fini dell’invio dell’offerta tecnica, qualsiasi file viene convertito in formato PDF per consentire l’apposizione della firma digitale; non è quindi possibile allegare un file Power Point non firmato. Inoltre, la piattaforma prevede il caricamento di un unico file per l’offerta tecnica ed un file relativo ai CV personali. Si chiede pertanto di confermare che, in riferimento alla relazione tecnica, sia corretto inserire un unico file PDF contenente tutti i punti richiesti.

Risposta :

1) È possibile allegare max 5 curricula (diversi da quelli del Responsabile del Servizio e dei Referenti Tecnici “Specialist”) delle risorse dedicate alla polizza sanitaria, alla polizza All risks, alla polizza RCT, alla polizza tutela legale e alla polizza RCP.” Nella relazione relativa al criterio D2 potrà comunque essere indicato un numero di risorse superiore alle 5 delle quali è richiesto il CV.

2) Si conferma.