AFFIDAMENTO SERVIZI ARCHIVISTICI - CALDERARA DI RENO

Domanda : Buongiorno, si chiedono i seguenti chiarimenti: 1) In riferimento alla distanza massima dei locali di archiviazione rispetto alla sede del comune, indicata nell'art. 20 del capitolato, si chiede conferma che possa essere considerato idoneo un deposito sito entro i 120 km di distanza (ubicato in provincia di Parma). 2) Si chiede conferma che i 1030 ml custoditi presso il Polo Archivistico di Vignolo e da prendere in carico inizialmente, siano già inscatolati e verranno collocati a bocca di magazzino, con box organizzati su pallet pronti per il carico. Si chiede altresì di specificare numero e dimensioni delle scatole e conferma che verrà trasferito anche database di inventariazione utile per le ricerche di archivio e lo scarto. Si chiede di specificare la ditta che attualmente svolge il servizio di custodia. 3) In riferimento ai prezzi unitari indicati nel capitolato ed alle relative quantità, si chiede conferma che il prezzo di 13 euro a ml per il servizio di ritiro e trasporto si riferisca solo ai 200 ml da ritirare entro il quadriennio presso i locali del comune; si chiede altresì di specificare il prezzo di trasporto per i 1 030 ml da prendere in carico inizialmente. 4) Si chiede conferma che il servizio di redazione elenco di consistenza, riordino e catalogazione archivistica sia richiesto solo per i 200 ml da prendere in carico presso i locali dell'ente. 5) In riferimento ai servizi di riordino e catalogazione archivistica, si chiede conferma che le attività debbano essere eseguite per serie archivistica/faldone e che il materiale documentale risulti organizzato in faldoni con informazioni descrittive da rilevare presenti sui dorsi degli stessi. 6) Si chiede di dettagliare ulteriormente gli obiettivi attesi dal riordino e si chiede conferma che possa essere adeguato un riordino logico andando a schedare ciascun faldone sulla base delle informazioni presenti sul dorso, associandolo ad una precisa scatole e coordinata di archivio. 7) Si chiede conferma che sulla base del ribasso indicato nello schema di offerto verrà calcolato ciascun prezzo unitario indicato nel capitolato, pertanto ciascun prezzo unitario posto a base d'asta verrà diminuito del medesimo ribasso indicato nello schema di offerta. 8) Si chiede conferma che la ditta aggiudicataria a fine contratto debba restituire il materiale a bocca di magazzino del proprio deposito. Un saluto

Risposta : Buongiorno,

Domanda : Preg.mi, Si chiede di confermare che le attività previste ai punti a) e b) di cui all’articolo 2) del Capitolato tecnico sono da effettuarsi solo ed esclusivamente sul materiale documentale presente presso gli uffici del Comune di Calderara di Reno, ovvero fino a 200 Metri Lineari a quadriennio. Si chiede di confermare che per il servizio di incremento Archivio storico previsto all’art. 3) del Capitolato il materiale di deposito relativo agli anni 1981 1982 1983 1984 e, in caso di rinnovo del contratto, 1985 1986 1987 1988, è parte del materiale da prendere in carico e custodire presso la sede dell’aggiudicatario, pertanto tale attività sarà svolta presso la sede dell’aggiudicatario. Si chiede di chiarire se l’accesso alla piattaforma X-Dams sarà fornito dall’ente. Si chiede di confermare se, per la presa in carico dell’archivio pregresso, saranno consegnati elenchi informatici con il censimento del materiale preso in carico. Si chiede di chiarire quali sono i dati presenti in suddetti elenchi e il formato di suddetti elenchi. Si chiede di confermare che lo scarto deve essere effettuato a livello di scatola. Si chiede di chiarire quali e quanti dati debbano essere indicizzati all’interno dell’elenco di consistenza per singola unità di condizionamento. Si chiede di poter avere una stima dei metri lineari per tipologia di unità di condizionamento. Si chiede di chiarire le modalità di consegna del materiale pregresso da prendere in carico: il materiale sarà pallettizzato e consegnato a bocca di magazzino o andrà descaffalato? Si chiede di chiarire le modalità in cui il materiale documentale è attualmente conservato, se in fascicoli, faldoni, scatole, e le relative dimensioni e quantità (es. quante scatole? Di quali dimensioni?) Si chiede di confermare che il materiale a fine contratto andrà riconsegnato a bocca di magazzino. In merito al requisito di capacità tecnico-professionale, ovvero “aver svolto, negli ultimi tre anni (2022, 2023, 2024), attività di riordino e inventariazione di archivi storici di Enti pubblici, conformemente agli standard regionali e nazionali di descrizione archivistica”, vi preghiamo di elencare gli standard richiesti. Distinti saluti.

Risposta : Buongiorno,