Domanda : Preg.mi, con riferimento alla procedura in oggetto e, in particolare, a quanto previsto all’art. 6.3, lett. g) del Disciplinare di gara e agli artt. 4 e 5 del Capitolato speciale, la scrivente sottopone alla Vostra attenzione alcune osservazioni in merito al requisito relativo alla distanza massima dei locali d’archivio entro il limite di 80 km dalla sede del Comune di Imola. Dalla documentazione di gara si evince che tale previsione, pur qualificata come requisito di capacità tecnica e condizione di esecuzione, è funzionalmente collegata alla necessità di garantire l’evasione delle richieste urgenti di documentazione in originale entro due ore, nonché a esigenze di tutela, controllo e consultazione diretta della documentazione archivistica. Si introduce con tale richiesta un vincolo logistico implicito (prossimità geografica del deposito), che penalizza gli operatori che, pur pienamente qualificati dal punto di vista tecnico e giuridico, gestiscono correttamente i documenti in modalità digitale, con depositi fisici anche distanti. Infatti, il suddetto vincolo della distanza, se interpretato come rigido e inderogabile, appare idoneo a produrre effetti sostanzialmente limitativi della partecipazione, precludendo l’accesso alla procedura anche a operatori economici pienamente qualificati, in possesso di depositi regolarmente autorizzati dalla Soprintendenza archivistica e di comprovata esperienza nella gestione di archivi pubblici, ma ubicati oltre il raggio chilometrico indicato. Si evidenzia, inoltre, che la normativa in materia di tutela archivistica individua quale limite territoriale massimo l’intero territorio nazionale, demandando alla valutazione della Soprintendenza l’idoneità dei depositi sotto il profilo della conservazione e della sicurezza, senza introdurre limiti chilometrici predeterminati, che risultano invece frutto di una mera scelta organizzativa della Stazione appaltante. In tale contesto, la scrivente rappresenta di essere in grado di garantire pienamente le esigenze operative e di urgenza poste a fondamento del requisito in questione, giacché principio cardine della gestione di un archivio cartaceo, e quindi dell’archivio oggetto della presente procedura, è proprio l’equivalenza giuridica digitale–cartaceo. Infatti l’ordinamento italiano non fonda la validità degli atti sul supporto cartaceo, ma sulle modalità di formazione, sottoscrizione e conservazione, indipendentemente dal luogo ove la documentazione è custodita. Talché il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce che: • il documento informatico, se formato e conservato correttamente, ha pieno valore giuridico e probatorio • la copia conforme digitale ha la stessa validità dell’originale analogico. Pertanto il cartaceo non è più il “master” necessario, ma uno dei possibili supporti. Il rilascio entro 2 ore è legittimo (e coerente), giacché dal punto di vista tecnico e giuridico, una copia conforme può essere prodotta da scansione o acquisizione del documento, verifica di integrità e leggibilità, attestazione di conformità; tutte queste operazioni che sono immediate e non richiedono il cartaceo come passaggio fisico, in aderenza a Linee Guida AGID, CAD e prassi documentale digitale. Il deposito a breve distanza dall’Ente, quale elemento per ottenere la documentazione cartacea, appare essere requisito superabile dinanzi a quanto sopra espresso. Infatti la scrivente, pur avendo i depositi a circa 290 km dalla sede comunale di Imola, garantisce la produzione sistematica di riproduzioni digitali della documentazione richiesta, con trasmissione in tempi estremamente rapidi, assicurando l’accesso immediato agli atti da parte degli uffici comunali. Non di poco conto è anche la progressiva costruzione di un patrimonio documentale digitalizzato, che resterebbe nella piena disponibilità del Comune di Imola, con evidenti benefici in termini di efficienza amministrativa, riduzione della movimentazione fisica dei documenti e mitigazione dei rischi connessi al trasporto. Un processo di gestione documentale digitalizzato e conforme alla normativa consente di garantire il medesimo risultato richiesto dal capitolato – ossia la disponibilità tempestiva di una copia conforme giuridicamente valida – entro le tempistiche previste, in modo pienamente tracciabile e sicuro, senza dipendere dalla movimentazione fisica del supporto analogico. Si ribadisce che il requisito di prossimità geografica del deposito appare limitativo della platea dei potenziali concorrenti e non proporzionato rispetto alla finalità che si intenderebbe perseguire, laddove esistono soluzioni alternative pienamente legittime e funzionalmente equivalenti; si chiede, pertanto, di riconsiderare il requisito, ovvero di una sua interpretazione orientata al risultato sostanziale della prestazione, nel rispetto dei principi di proporzionalità, ragionevolezza e massima partecipazione. Alla luce di quanto sopra esposto, si chiede che il requisito relativo alla distanza del deposito venga espunto dalla documentazione di gara, ovvero riformulato in termini esclusivamente prestazionali (ubicazione in luoghi lontani da fonti alluvionali, possesso di adeguate certificazioni, caratteristiche presidi di sicurezza, ecc.), consentendo la partecipazione di operatori economici che, pur avendo depositi documentali non prossimi al Comune di Imola, garantiscono il pieno rispetto delle tempistiche e delle caratteristiche giuridiche richieste dal Capitolato. Distinti saluti.
Risposta :
In riscontro al quesito si precisa che la previsione relativa alla disponibilità di locali d’archivio entro la distanza massima indicata è strettamente connessa all’oggetto dell’appalto, tenuto conto delle esigenze organizzative della stazione appaltante, della tipologia degli archivi e delle modalità di ricerca e consultazione della documentazione.
Essa è finalizzata, come indicato all’art. 5 del Capitolato, ad assicurare l’evasione delle richieste urgenti entro due ore dalla richiesta di documenti in originale da parte della stazione appaltante, a facilitare le attività di controllo e consultazione diretta della documentazione custodita da parte del personale del Comune di Imola e a contenere i rischi connessi al trasporto, anche in considerazione della natura dei beni assoggettati a tutela.
Si precisa inoltre che non è richiesta, al momento della partecipazione, la disponibilità di una sede già attiva, fermo restando l’impegno degli operatori economici ad attivarla prima dell’avvio del servizio.
Alla luce di quanto sopra, ne consegue che la previsione relativa alla distanza del deposito è volta a garantire il corretto ed efficiente svolgimento del servizio, nel rispetto dei principi di proporzionalità e adeguatezza.
In riferimento alla trasmissione di copie conformi digitali di documenti analogici, prospettata come soluzione alternativa alla consegna degli originali, si rappresenta che tale attività non rientra tra quelle oggetto dell’affidamento.
La documentazione di gara resta pertanto confermata, in quanto coerente con l’oggetto del contratto e con le modalità di esecuzione richieste.
