SERVIZI DI STAMPA, IMBUSTAMENTO E POSTALIZZAZIONE DEGLI AVVISI BONARI PER IL RECUPERO DELL’EVASIONE DEI TICKET SANITARI RELATIVI ALLE PRESTAZIONI DI SPECIALISTICA AMBULATORIALE E FARMACEUTICA EROGATE DAGLI ENTI DEL SSR DELLA REGIONE LAZIO

Domanda : Con la presente siamo a chiedere: - L’invio del file “all A lista dei cap” in versione excell, così come indicato nelle istruzioni poiché quello allegato alla documentazione di gara è un pdf e non consente lo sviluppo dei calcoli previsti; - i volumi di corrispondenza da consegnare nelle aree AM, CP ed EU; - a carico di chi è Il costo della spedizione del prodotto dallo stampatore al recapitista; - Quale è la frequenza di arrivo della corrispondenza: giornaliera, settimanale, bisettimanale, mensile ecc.; - Confermare che i volumi indicati nei documenti di gara siano solo raccomandate e che siano tutte con A/R

Risposta : Il file in xls è stata pubblicato sulla pagina dedicata alla procedura L’offerta deve essere formulata sulla base delle informazioni presenti nella documentazione di gara Il costo di conferimento degli stampati all’Operatore Postale è a carico del Consolidatore, aggiudicatario del Lotto 1 La frequenza delle postalizzazioni indicativamente è settimanale Si conferma

Domanda : 1. Si chiede conferma che le caratteristiche della distinta elettronica della spedizione saranno definite dall’Operatore Postale e recepite dal Consolidatore, così come indicato al paragrafo 4.2. 2. Con riferimento alle penali per mancato rispetto delle tempistiche di esecuzione del servizio, indicate in tabella al par.10 del capitolato ed avente ad oggetto la misurazione delle prestazioni per lotto di spedizione, si chiede di confermare una percentuale di tolleranza del 5% (sull’obbiettivo di qualità massimo fissato al 100%) per il calcolo ai fini dell’eventuale imputazioni delle penali relative all’intero lotto. Si pensi, Infatti, che in assenza di una soglia di tolleranza basterebbe anche un solo invio in ritardo per generare una penale, evidentemente onerosa (pari ad euro 2.500 al giorno), rispetto alla natura del servizio ed al valore del lotto stesso. 3. In riferimento a quanto indicato all’art. 5.6, al fine di ottimizzare ed efficientare il servizio di restituzione delle AR , si chiede se possa ritenersi congruo un servizio che preveda la raccolta continuativa in apposite scatole delle ricevute e dei plichi, con successiva riconsegna presso la sede del Consolidatore. Essendo le cartoline AR un prodotto di corrispondenza indescritta e quindi non tracciabile puntualmente come avviene per la posta raccomandata, per il tracciamento delle tempistiche di riconsegna delle AR sarà fornita dall’operatore postale la data di avvio alla restituzione dell’AR (consegna della raccomandata). 4. Art. 4.5 in merito alla citata distinta di scambio da firmare, si chiede conferma che la distinta prodotta dall’operatore postale riguardi solo eventuali raccomandate da restituire (cioè gli avvisi di giacenza, intesi come plichi mancato recapito e plichi compiuta giacenza), non essendo le cartoline AR un prodotto di corrispondenza descritta tracciabile puntualmente come avviene per la posta raccomandata.

Risposta : Si conferma quanto disciplinato all’art. 4.2 del Capitolato Tecnico. Dunque, “i plichi che costituiscono il lotto di invio dovranno essere confezionati secondo gli standard richiesti dall’Operatore Postale sia per il recapito diretto sia per il recapito nelle aree non coperte dall’Operatore Postale con mezzi propri.” L’importo delle penali, seppure individuate per Lotto di produzione, sarà commisurato al quantitativo di invii del Lotto affetto da anomalia. Si conferma quanto disciplinato all’art. 5.6 del Capitolato. Considerato quanto disciplinato all’art. 4.5 del Capitolato, la verifica in oggetto dovrà essere svolta dall’Operatore Postale sulle cartoline A/R e sugli avvisi di giacenza, raccol-ti a conclusione delle attività di recapito

Domanda : si chiede di conoscere la periodicità dei flussi di ingresso dei modelli da stampare, quantità e periodicità.

Risposta : La frequenza delle postalizzazioni verrà concordata con il Direttore dell’Esecuzione del Contratto per un’efficace ed efficiente lavorazione degli invii. Indicativamente, la fre-quenza delle postalizzazioni è settimanale.

Domanda : in relazione alla procedura in oggetto e, in particolare, a quanto previsto al paragrafo 7 dell’art. 6 “Condizioni della fornitura e limitazione della responsabilità” dell’Allegato 4 - Schema di Contratto, a norma del quale è previsto che “Il Fornitore rinuncia espressamente, ora per allora, a qualsiasi pretesa o richiesta di compenso nel caso in cui l’esecuzione delle prestazioni contrattuali dovesse essere ostacolata o resa più onerosa dalle attività svolte da terzi autorizzati.” Si chiede di meglio specificare l’ipotesi in questione specificando in particolare: (i) chi sono i soggetti che potrebbero ricoprire la qualifica di “terzi autorizzati”, (ii) quale sia il loro ruolo e (iii) l’eventuale incidenza nell’attività svolta dall’aggiudicatario del servizio.

Risposta : Lo previsione contenuta nell'Articolo 6 e riportata nel chiarimento attiene ad una prescrizione standard comunemente utilizzata da questa Amministrazione

Domanda : Salve, in riferimento all'art. 7.2 del Disciplinare, si chiede se i settori IAF 35, 33, 31 indicati nel certificato ISO 9001 in possesso dell'impresa possono ritenersi corretti (considerando comunque che l’azienda si affida ad altri operatori per la stampa)

Risposta : Si conferma.

Domanda : Spett.le Stazione Appaltante, con riferimento alla procedura in oggetto si chiede di confermare che ai fini della partecipazione della gara non sono richiesti requisiti di carattere economico finanziario.

Risposta : Si conferma.

Domanda : con riferimento alla procedura di gara indicata in oggetto e, in particolare, con riferimento all’art. 10 del C.S.A. in tema di penali, in considerazione della quantificazione operata in relazione alle stesse sia per il Lotto n. 1 che per il Lotto n. 2, si evidenzia come detta stima sia, in rapporto alle obbligazioni derivanti dall’eventuale futuro rapporto contrattuale, evidentemente eccessiva, assumendo di fatto un valore abnorme rispetto all’entità dell’appalto stesso. Quanto detto trova peraltro conferma nel disposto di cui all’art. 113-bis del D.Lgs. 50/2016 che fissa la congruità delle stesse in un valore compreso tra lo “0,3 per mille e l’1 per mille” e gli articoli dal 1382 al 1384 del Codice Civile in tema di applicazione delle stesse. In particolare, con riferimento all’art. 113-bis del D.Lgs. 50/2016, si evidenzia come detta disposizione imponga il rispetto dei principi di proporzionalità, logicità, non aggravamento dell’azione amministrativa, mentre per quanto concerne il disposto normativo di cui agli articoli 1382 e 1384 c.c., giova sottolineare come dette disposizioni, nel prevedere la riducibilità da parte del giudice della penale con importo manifestamente eccessivo, indirettamente mirino a riaffermare un principio generale del diritto che si sostanzia nell’equa proporzione tra illecito e sanzione. La ratio di tali norme e del conseguente diritto applicato al tema specifico, generalmente condivisa da dottrina e giurisprudenza, risiede dunque nella volontà che la clausola in questione svolga la propria funzione (risarcitoria) di predeterminazione del contenuto economico del danno senza tramutarsi in uno strumento di arricchimento per il creditore. La clausola penale è dunque strettamente collegata alla funzione risarcitoria che le viene riconosciuta, volta cioè a liquidare in via preventiva e forfettaria il danno derivante dall’inadempimento di un’obbligazione giuridicamente rilevante. Posto quanto sopra, ritenendo pertanto l’applicazione delle penali così come previste dal Capitolato di gara eccessivamente onerose in relazione alla procedura di gara in questione si richiede alla S.V., in qualità RUP di gara, di riallineare le previsioni oggetto di contestazione al quadro normativo di riferimento. Restando in attesa di un Vostro cortese riscontro in merito a quanto sopra indicato porgiamo cordiali saluti.

Risposta : L’importo delle penali, seppure individuate per Lotto di produzione, sarà commisurato al quantitativo di invii del Lotto affetto da anomalia. Si chiarisce inoltre che ai sensi dell’art. 113-bis, comma 4, del Codice degli Appalti, “le penali dovute per il ritardato adempimento […] non possono comunque superare, complessivamente, il 10 per cento di detto ammontare netto contrattuale.

Domanda : Spett.le Stazione Appaltante, con riferimento alla procedura in oggetto, in conformità a quanto previsto dalle linee ANAC con particolare riferimento al paragrafo quarto della Determinazione n. 3 del 09/12/2014, si chiede di conoscere la distribuzione dettagliata dei volumi oggetto di gara suddivisa per CAP di destinazione.

Risposta : L’offerta deve essere formulata sulla base delle informazioni contenute nella documentazione di gara

Domanda : Quesito 1) In merito alla richiesta di utilizzo carta con percentuale di riciclo del 70%, così come citata all’art. 4.4 del CSA , si chiede conferma della possibilità di utilizzo di materiali con certificazione a marchio FSC® e più precisamente dello standard: FSC-STD-40-004 ver. 3.0 (vedi DM 4 aprile 2013 pubblicato in GU 3 aprile 2013 art. 4.2.1 nota 4 - specifiche tecniche, requisiti delle fibre -). Questa soluzione costituisce una garanzia di tutela ambientale circa la provenienza della carta utilizzata, dimostrando quindi in maniera corretta, trasparente e controllata il proprio attivo contributo alla gestione forestale responsabile. Riteniamo inoltre che questa sia una giusta accettazione da parte di codesta SA come di una soluzione equipollente se non addirittura migliorativa di quanto richiesto. Quesito 2) In merito alla gestione delle richieste di lavorazione –art. 4.1 del CSA-, al fine di poter effettuare la migliore programmazione dei lotti di stampa e quindi la migliore offerta economica possibile, si chiede di avere informazioni più dettagliate possibili circa l’invio dei lotti di stampa, ovvero: frequenza, volumi, eventuale calendarizzazione e tutte le informazioni ottenibili in merito. Quesito 3) In merito all’archiviazione digitale si chiede quali siano le caratteristiche tecniche della repository dove verranno depositati i file pdf scansiti. Quesito 4) Al fine di poter emettere la migliore offerta economica possibile, ma anche allo scopo di operare nella migliore sinergia, si chiede conferma a codesta SA a chi spetti l’onere del ritiro, trasporto e consegna dei materiali stampati dal Consolidatore fino all’Operatore Postale ovvero se all’aggiudicatario del lotto 1 o 2.

Risposta : Si conferma. La frequenza delle postalizzazioni verrà concordata con il Direttore dell’Esecuzione del Contratto per un’efficace ed efficiente lavorazione degli invii. Indicativamente, la frequenza delle postalizzazioni è settimanale. Si conferma quanto indicato all’art. 4.5 del Capitolato Tecnico: “Il Committente richiede l’archiviazione e la conservazione degli esiti degli invii recapitati ai destinatari. In particolare, l’Operatore Economico Aggiudicatario dovrà acquisire in formato digitale gli avvisi di ricevuta e di giacenza e renderli disponibili al Committente sia per via telematica che mediante un supporto ottico (es. CD-ROM, supporto USB, ecc.), in ottemperanza al Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 217/2017)”. Il ritiro, il trasporto e la consegna dei materiali stampati spetta all’aggiudicatario del Lotto 1.

Domanda : Spett.le Stazione Appaltante, 1. Relativamente alle performance di consegna descritte all’art. 5.6 del capitolato, si chiede se possa ritenersi conforme alle esigenze di codesta SA una performance di consegna per la posta raccomandata coerente con quella prevista per i prodotti del Servizio Universale (consegna in 4 giorni per il 90% degli invii ed in 6 giorni per il 98% degli invii, esclusi sabato e festivi) 2. Relativamente alle penali di cui all’art. 15 del capitolato, alla luce di quanto previsto all’Art. 1384 del codice civile che precisa che la penale deve essere proporzionale al servizio non reso, si fa presente che le penali riportate risultano eccessivamente onerose. Si chiede quindi di rettificare la previsione del capitolato, prevedendo che le stesse incidano in misura proporzionale al prezzo di aggiudicazione offerto per i servizi resi in ritardo o in modo non conforme. 3. In riferimento a quanto indicato all’Art. 5.2, si fa presente che il codice a barre lineare non può contenere altre informazioni oltre al codice identificativo della Raccomandata e tipologia prodotto. Pertanto si chiede conferma che sia coerente che le informazioni di tracciatura richieste, vengano estratte dalla distinta di accettazione che verrà predisposta dal consolidatore, come indicato nell’art. 4.3 del capitolato. 4. Con riferimento ai volumi indicati nel Capitolato di gara, si chiede di: - indicare la frequenza delle postalizzazioni (giornaliere, settimanali, mensili..) - confermare che in caso di concentrazione di volumi su una spedizione, sarà possibile concordare una preventiva programmazione e prenotazione al fine di scaglionare il flusso di lavorazioni e conseguire una migliore esecuzione del servizio. 5. Con riferimento all’art. 10 - Lotto2 - del Capitolato si chiede di chiarire il numero di giorni oltre il quale il ritardo è da intendersi definitivo e, dunque, l’ammontare massimo delle relative penali al fine di non incorrere in penali sproporzionate rispetto al valore dell’oggetto della commessa; 6. Con riferimento all’art. 5.4 “Operatore Postale dovrà conferire al Consolidatore tutte le cartoline di ritorno A/R e gli avvisi di giacenza”, si chiede conferma che per avvisi di giacenza si intendano gli invii inesitati da restituire, ossia gli invii per i quali non è stato possibile effettuare il recapito o per i quali è trascorso il periodo di giacenza senza che siano stati ritirati dal destinatario. 7. In riferimento all’attestazione di avvenuto pagamento dell’imposta di bollo (pag. 33 del disciplinare di gara) si chiede se l’invio della dichiarazione “Allegato 5 – Modello attestazione pagamento imposta di bollo” può ritenersi non necessario se l’imposta di bollo verrà assolta tramite F23.

Risposta : Si conferma quanto disciplinato al punto 3 dell’art. 5.6 del Capitolato Tecnico. L’importo delle penali, seppure individuate per Lotto di produzione, sarà commisurato al quantitativo di invii del Lotto affetto da anomalia. Si conferma La frequenza delle postalizzazioni verrà concordata con il Direttore dell’Esecuzione del Contratto per un’efficace ed efficiente lavorazione degli invii. Indicativamente, la frequenza delle postalizzazioni è indicativamente settimanale. Si rinvia a quanto previsto nel Capitolato Tecnico e nello Schema di contratto e si chiarisce che ai sensi dell’art. 113-bis, comma 4, del Codice degli Appalti, “le penali dovute per il ritardato adempimento […] non possono comunque superare, complessivamente, il 10 per cento di detto ammontare netto contrattuale. Si conferma. Si conferma.

Domanda : con la presente si chiede di specificare meglio il numero di cifre decimali consentite nei prezzi unitari. A pagina 38 del disciplinare di gara è indicato che per il lotto 1 il prezzo unitario può essere espresso fino a 5 cifre decimali, mentre nella griglia a portale sono indicate 2 cifre decimali. Inoltre, si chiede se oltre alla griglia a portale va compilato anche l'allegato 3 per il lotto di competenza.

Risposta : Si fa presente che la Stazione Appaltante ha provveduto ad integrare la griglia economica del portale. A tal proposito, si conferma quanto previsto nel Disciplinare di gara, dunque i prezzi unitari per il Lotto 1 e il Lotto 2 dovranno essere espressi fino a 5 cifre decimali. Si precisa altresì che, ai fini della presentazione dell’offerta economica, risulta sufficiente la compilazione della griglia predisposta sul portale SATER, non occorre pertanto compilare anche l’Allegato 3 – Fac-simile Offerta Economica.

Domanda : Con la presente siamo a chiedere, in riferimento al punto 4.5 del Capitolato Tecnico "Archiviazione e conservazione sostitutiva degli avvisi di ricevuta AR" se la procedura di archiviazione e conservazione sostitutiva - stoccaggio riguarda anche le buste non recapitate. In caso di risposta negativa, si chiede di confermare che le suddette buste debbano essere restituite al committente.

Risposta : La procedura di archiviazione e conservazione sostitutiva - stoccaggio riguarda anche le buste non recapitate

Domanda : Buongiorno relativamente al lotto 2 con la presente si richiede di specificare la periodicità e la quantità dei lotti di spedizione e se sono previsti picchi di distribuzione. Per quanto riguarda le penali indicate nel Capitolato Tecnico, si chiede se verranno applicate anche in caso di ritardo del recapito di una singola busta appartenente al lotto di spedizione, in caso di Vs. risposta affermativa riteniamo sin d’ora che l’importo di tali penali sia sproporzionato all’entità del disservizio arrecato. Restando in attesa di un Vostro riscontro, porgiamo cordiali saluti.

Risposta : La frequenza delle postalizzazioni prevista è indicativamente settimanale. Per quanto concerne le penali, si precisa che l’importo delle stesse, seppure individuate per Lotto di produzione, sarà commisurato al quantitativo di invii del Lotto affetto da anomalia.

Domanda : Buongiorno, si richiede cortesemente: 1) un fac simile del documento -tipo da stampare composto dall' Avviso bonario e dall' Avviso di Pagamento pagoPA; 2) di specificare se la messa a disposizione al Committente degli avvisi di ricevua A/R per via telematica sia da intendersi su area FTP; 3) di chiarire quali siano i documenti oggetto dell'attività di archiviazione fisica e digitale. Ovvero, se trattasi solo delle ricevute delle cartoline A/R ( raccomadnate andate a buon fine) e/o anche dei Resi ( raccomandate non andate a buon fine); 4) di chairire cosa si intende per avvisi di giacenza e se anche questi debbano essere archiviati e conservati; 5) di chiarire i termini per l'esecuzione del servizio riportati al punto 5 e 6 dell'art. 4.6 del Capitolato TEcnico; Grazie Distinti saluti

Risposta : Di seguito i chiarimenti ai quesiti posti: 1. I documenti richiesti devono essere prodotti secondo standard comunemente utilizzati per tale tipologia di avviso per sui sono stati pubblicati due fac simile sulla pagina dedicata al sito. 2. Si conferma quanto indicato all’art. 4.5 del Capitolato Tecnico: “Il Committente richiede l’archiviazione e la conservazione degli esiti degli invii recapitati ai destinatari. In particolare, l’Operatore Economico Aggiudicatario dovrà acquisire in formato digitale gli avvisi di ricevuta e di giacenza e renderli disponibili al Committente sia per via telematica che mediante un supporto ottico (es. CD-ROM, supporto USB, ecc.), in ottemperanza al Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 217/2017)” 3. Si conferma quanto indicato all’art. 4.5 del Capitolato Tecnico. In particolare, per “documenti oggetto dell’attività di archiviazione fisica e digitale” si intendono le ricevute delle cartoline A/R (raccomandate andate a buon fine) e gli avvisi di giacenza, come specificato al punto 4 del presente chiarimento; 4. Per “avviso di giacenza” si intende la cartolina di colore bianco con cui l’Operatore Postale comunica al destinatario di aver tentato il recapito della corrispondenza e di non aver trovato l'intestatario della raccomandata. Il destinatario avrà 30 giorni solari per ritirare il plico presso l’ufficio di ritiro, indicato nell’avviso di giacenza. A tal proposito, si conferma, quanto specificato all’art. 4.5 del Capitolato Tecnico, la richiesta di archiviazione e conservazione sostitutiva dell’avviso di giacenza. 5. Si conferma quanto indicato nel Capitolato Tecnico. In particolare, con riferimento all’art. 4.6 del Capitolato, i termini per l’esecuzione del servizio di stampa e imbustamento (punto 5) sono “entro 5 giorni lavorativi dall’approvazione del modello definitivo”; i termini per l’esecuzione del servizio di Conferimento all’Operatore Postale (punto 6) sono “entro 10 giorni lavorativi dall’approvazione del modello definitivo”.

Domanda : Buongiorno, in riferimento alla gara comunitaria a procedura aperta, suddivisa in 2 Lotti Lotto 1 Servizi di stampa e imbustamento - Lotto 2 Servizi di postalizzazione degli avvisi bonari a mezzo raccomandata A/R, siamo con la presente a chiedere l'ammissione alla partecipazione ad un singolo lotto o se è obbligatorio presentare offerta singola per per tutti i lotti. In attesa di riscontro, porgiamo distinti saluti. Ufficio gare

Risposta : Si chiarisce che è facoltà dell’Operatore Economico partecipare ad un solo Lotto, non essendo obbligatorio presentare offerta per tutti i lotti oggetto della procedura.