SERVIZIO GESTIONE DELL’ARCHIVIO DOCUMENTALE CARTACEO DELLE AZIENDE SANITARIE DI FERRARA

Domanda : Richiesta N. 1 Con il quesito PI120086-21 Codesta Stazione Appaltante ha confermato una durata dell’appalto pari ad 9 anni. Tuttavia, tenuto conto dell’importo posto a base d’asta siamo con la presente a rappresentare quanto segue. La documentazione attualmente in archivio risulta essere pari a 44.374 metri lineari tra cui (per AUSL Ferrara: 22.913 m.l presso l’attuale fornitore e 3.000 m.l. presso le strutture dell’Azienda; per AO Ferrara: 17.396 m.l. presso l’attuale fornitore e 1.065 m.l. presso le strutture dell’Azienda). Anche escludendo l’ulteriore documentazione di nuova produzione da ritirare periodicamente - pari a 2.000 metri lineari/anno per l’AUSL e 1.800 metri lineari/anno per l’AOU – per il servizio di archiviazione, custodia e smaltimento dei documenti, dei ricettari e delle cartelle cliniche (componente a.1. dello schema d’offerta), applicando una base d’asta unitaria pari a € 0,60 a metro lineare/mese, risulta un importo complessivo pari a € 2.875.435,20 Tale importo risulta essere già da solo superiore alla base d’asta complessiva attualmente fissata per l’appalto (che comprende gli altri servizi di cui ai punti a2), a3), a4) e a5), oltre al servizio a1) esteso alla documentazione di nuova produzione richiamati in precedenza) pari a € 2.394.000. Si chiede di chiarire tale aspetto od eventualmente di rideterminare la base d’asta per l’appalto tenuto conto della durata di 9 anni. Richiesta N. 2 Si chiede chiarimento in merito ai tempi di consegna, recapito e riarchiviazione della documentazione per la consultazione, in quanto: a pag. 5 del Capitolato Speciale, vengono indicati dei tempi minimi di consegna pari a: • Entro le ore 13:00 del giorno seguente la richiesta, per le procedure ordinarie. • Entro 2 ore dalla richiesta, per le procedure urgenti. Mentre nello schema d’offerta economica ai punti a3) e a4) vengono indicati dei tempi minimi di consegna pari a: • da concludersi entro 72 ore dalla richiesta, per le procedure ordinarie. • da concludersi entro 24 ore dalla richiesta, per le procedure urgenti.

Risposta : In riferimento al quesito n. 1, si rappresenta che i valori economici non superabili sono costituiti dai prezzi unitari a base d'asta fissati dalla stazione appaltante e riportati nel facsimile dell'offerta economica; è su quelle voci che andrà pertanto formulato, in piena autonomia da parte dell'operatore economico offerente, il ribasso unico che costituirà, in caso di agggiudicazione, la base contabile della fatturazione. In riferimento al quesito 2, si precisa che i tempi per l'esecuzione del servizio sono quelli indicati alla pag. 5 e alla pag. 11 del Capitolato Speciale d'Appalto. Di quei tempi, e non di altri, dovrà quindi tenersi conto in sede di formulazione dell'offerta economica.

Domanda : Gentilissimi, con la presente a richiedere di specificare se, per quanto riguarda i 'requisiti speciali' per ultimi 5 anni si intendano 15-16-17-18-19 oppure 16-17-18-19-20? in attesa, si ringrazia

Risposta : Il quinquennio è da intendersi riferito agli ultimi cinque esercizi economici conclusi con l'approvazione del bilancio.

Domanda : Con la presente si richiede a Codesto Spett.Le Ente di poter effettuare un sopralluogo. In attesa di cortese riscontro, Saluti.

Risposta : In riferimento al quesito sopra indicato, nel ribadire che il sopralluogo presso la struttura esternalizzata oggetto dell'appalto riveste comunque carattere facoltativo, si precisa che le modalità di presa visione del servizio attualmente svolto nella sede dell'attuale gestore, potranno essere concordate previa telefonata al seguente numero telefonico di riferimento: 0425 759385 - Ref. Sig. Renzo Candiani.

Domanda : Richiesta N. 1 Si chiede cortesemente di specificare i quantitativi a cui si riferiscono gli importi unitari da voi indicati nello schema d’offerta economica. In particolare, • Per quanto riguarda il punto a1) dello schema d’offerta, dove viene indicato l’importo al metro lineare/mese per il servizio di archiviazione, custodia e smaltimento dei documenti, dei ricettari e delle cartelle cliniche pari a € 0,60, si chiede di specificare i metri lineari da considerare per la formulazione dell’offerta. • Per quanto riguarda i campi dello schema d’offerta a2), a3), a4), si chiede conferma che i moltiplicatori da considerare per la stima dell’importo complessivo annuale siano: a2) = 2.000 ml/anno a3) = 2.000 ricerche ordinarie/anno a4) = 100 ricerche urgenti/anno • Per quanto riguarda il punto a5) riportato nello schema d’offerta dove bisogna quantificare il compenso a forfait annuo per l’esecuzione del servizio di stoccaggio e custodia di beni e di libri storici, si chiede, se possibile, di specificare l’importo a base d’asta da Voi stimato. Tale richiesta, finalizzata a porre nelle medesime condizioni tutte le ditte partecipanti, si ritiene indispensabile ai fini della compilazione del punto B) dello stesso schema di offerta, in quanto è richiesto l’importo complessivo derivante dalla moltiplicazione delle tariffe offerte per i relativi quantitativi. Richiesta N. 2 Le tabelle a pagina 3 capitolo 2 “OGGETTO DELL’APPALTO, IMPORTO E SUDDIVISIONE DELLE PRESTAZIONI” del disciplinare di gara, indicano un totale complessivo netto non superabile per 9 anni (per la quota riferita all’Azienda Usl di Ferrara) ed un totale complessivo netto non superabile per 6 anni (per la quota riferita all’Azienda Ospedaliera di Ferrara) come riportato di seguito: L’appalto in unico lotto non frazionabile, è così composto: Quota riferita all’Azienda Usl di Ferrara Voce di costo Quantità Servizio di archiviazione documentale presso l’Azienda Usl di Ferrara. Attività da prestare per sei anni, con possibile rinnovo di ulteriori tre. Totale complessivo netto non superabile per 9 anni € 1.197.000,00 Quota riferita all’Azienda Ospedaliera di Ferrara Voce di costo Quantità Servizio di archiviazione documentale presso l’Azienda Ospedaliera di Ferrara. Attività da prestare per sei anni, con possibile rinnovo di ulteriori tre. Totale complessivo netto non superabile per 6 anni € 1.197.000,00 Si chiede conferma che gli importi totali, riferiti all’Azienda Usl di Ferrara e all’Azienda Ospedaliera di Ferrara, si riferiscono entrambe ad un periodo di 6 anni. Richiesta N. 3 Si chiede conferma che il limite indicativo di 60 pagine per la redazione della Relazione Tecnica, sia da intendere come n. 60 facciate.

Risposta : In riferimento al quesito nr. 1, nella parte in cui si chiede di specificare i metri lineari da considerare per la formulazione dell'offerta, si precisa che gli stessi sono indicati per l'Azienda USL alla pag. 2 punto A (Descrizione del servizio) del Capitolato Speciale d'Appalto e per l'Azienda Ospedaliera alla pagine 8 punto A (Descrizione del servizio) del medesimo documento; in rifermento al medesimo quesito, nella parte in cui si chiede la conferma dei moltiplicatori dello schema di offerta a2, a3, a4, si confermano le quantiità riportate nel Capitolato Speciale d'Appalto riferite ad entrambe le Aziende Sanitarie di Ferrara; in riferimento al medesimo quesito, nella parte in cui si chiede di poter quantificare il compenso a forfait annuo per il servizio di stoccaggio e di custodia dei beni e dei libri storici, si precisa che detto costo dovrà essere quantificato autonomanente dall'offerente, tenendo conto dei dati di gara forniti essendo questa attività compresa nel volume complessivo delle prestazioni richieste; in riferimento al quesito nr. 2, si precisa che l'importo complessivo di € 1.197.000,00 è da intendersi riferito a 9 anni anzichè a 6 anni, essendo il dato riportato alla pag. 3 del Disciplinare un mero refuso terminologico; in riferimento al quesito nr. 3, si precisa che la relazione tecnica progettuale non dovrà superare indicativamente nr. 60 pagine complessive (30 in fronte retro), esclusi eventuali allegati.

Domanda : Buongiorno, si richiedono i seguenti chiarimenti: - il numero di scarti documentali effettuato negli ultimi 5 anni(2016-2020) dall'attuale ditta appaltatrice - i metri lineari scartati per anno dal 2016 al 2020 dall'attuale ditta appaltatrice - il software in uso dall'attuale ditta appaltatrice per la gestione documentale. In attesa, si ringrazia.

Risposta : In riferimento ai quesiti sopra indicati, si precisa che il numero degli scarti effettuato negli ultimi 5 anni (2016-2020) è stato pari a 4. I metri lineari scartati nel medesimo periodo sono stati 1630. Si precisa infine che il software proprietario dell'attuale ditta appaltatrice consente il caricamento da parte delle Unità Operative interne delle richieste di artichiviazione dei documenti e la loro gestione complessiva da parte dell'appaltatore, fino al momento dell'eventuale scarto finale.

Domanda : Buongiorno, dove è localizzato il deposito di archivio in cui sono custoditi i documenti attualmente in gestione presso la società Plurima?

Risposta : La sede dell'attuale operatore economico titolare del servizio è ubicata in via Piacentina 4 nel comune di Occhiobello provincia di Rovigo.

Domanda : Precisazioni sugli atti di gara

Risposta : In riferimento alla procedura in oggetto, si precisa che al punto 9 "RESTITUZIONE DELL'ARCHIVIO" di cui alla pag. 12 del capitolato speciale d'appalto riferito alla competenza dell'Azienda Ospedaliera di Ferrara, è da omettere la seguente frase: saranno a completo carico della ditta appaltatrice a cui verrà riconosciuto il costo a ml indicato in sede di offerta, moltiplicato per i metri lineari consegnati. La suddetta frase non va pertanto presa in considerazione.

Domanda : Buongiorno, si richiede chi sia l'attuale gestore del servizio. Cordialmente

Risposta : L'attuale gestore del servizio è la SPA Plurima.