GARA EUROPEA A PROCEDURA APERTA PER LA FORNITURA IN SERVICE DI SISTEMI DI LAVAGGIO, SISTEMI DI ASCIUGATURA E STOCCAGGIO, SISTEMI DI TRASPORTO PER ENDOSCOPI E SISTEMA DI TRACCIABILITÀ, CON RELATIVI MATERIALI DI CONSUMO PER LE ESIGENZE AOSP BO

Domanda : 1. Nell’Allegato A) vengono richiesti n. due lavelli a doppia vasca: “Lavello a due vasche - dimensioni indicative della vasca: 40 x 40 x 25 cm (L x P x A)”. Esistono lavelli a vasca allungata specifici per il lavaggio degli endoscopi che consentono maggiore distensione degli strumenti e maggiore facilità nell’operazione di pre-lavaggio, da considerare pertanto migliorativi rispetto alla richiesta del capitolato, mentre le vasche richieste 40x40cm obbligano a lavare lo strumento in modalità attorcigliata e non distesa. Si chiede di confermare che sarà ritenuta idonea la tipologia di lavelli allungati specifici per endoscopi e della stessa altezza richiesta 25cm. In particolare, si chiede di confermare che sarà ritenuta idonea la fornitura di n. quattro lavelli a vasca allungata, inseribili nello spazio messo a disposizione, come rilevato in fase di sopralluogo, al posto di n. due lavelli a due vasche 40x40cm. La proposta dei lavelli allungati nasce dalla richiesta di preferire lavelli ad altezza regolabile, pertanto 2 lavelli separati a vasca singola (per ogni piano del Servizio) consentiranno la regolazione indipendente dell’altezza di ogni singolo lavello, permettendo di adattare l’ergonomia ad ogni singolo operatore che si occuperà dell’attività di prelavaggio. 2. Nei primi chiarimenti pubblicati viene richiesto con il QUESITO 2) SISTEMA TRACCIABILITA’ “……. Il sistema offerto dovrà integrarsi con l’applicativo sviluppato da Exprivia srl”. Si precisa che anche per l’integrazione all’applicativo dipartimentale in uso, sviluppato da Exprivia srl, sarà necessario poter acquisire tutte le informazioni relative all’ambiente di interfaccia e si chiede pertanto conferma che verranno fornite dal vs. Spett.le Ente.” RISPOSTA: 2) SISTEMA TRACCIABILITA’ “Si conferma che alla ditta Aggiudicataria verranno fornite le informazioni e i parametri necessari per interfacciarsi con le apparecchiature e i software indicati. …..” Si chiede cortesemente di confermare che anche eventuali costi aggiuntivi richiesti dalla ditta Exprivia per l’interfacciamento delle apparecchiature proposte e delle macchine/software presenti presso l’Azienda, saranno a carico della AOU. 3. Si rileva che nell’Allegato A) rivisto è stata inserita la seguente richiesta: “Profondità degli armadi di asciugatura e stoccaggio inferiore a 60 cm” – max 6 punti. Si richiede che venga valutata non solo la profondità e la dimensione degli armadi, ma l’ergonomia complessiva del sistema, in quanto armadi più compatti presentano la parte comandi (display) e i sistemi di identificazione (lettore bar-code e/o rfid) in alto, nella parte superiore del dispositivo, ad un’altezza non ergonomica per l’operatore. In alcuni casi, inoltre, la stampante non è integrata, per mancanza di spazio. 4. Si rileva che nel disciplinare all’art. “16. CONTENUTO DELL’OFFERTA TECNICA”, pagina 26, punto 11) viene richiesto: “11) Dichiarazione del fornitore di rispondenza ai manuali d’uso dei produttori degli strumenti presenti nell’elenco per tutto il ciclo di lavaggio, reprocessing, asciugatura e stoccaggio” Si chiede di precisare cosa si intende per rispondenza ai manuali d’uso degli strumenti. È richiesta una dichiarazione, da parte del concorrente partecipante, che le apparecchiature proposte in gara sono idonee a processare gli strumenti presenti nell’elenco “Allegato H - Elenco strumentazione Olympus in reparto”? In attesa di Vs cortese riscontro, Cordiali Saluti

Risposta :

1. Le dimensioni della vasca, come riportato nell’Allegato A, sono indicative. Si consideri che però l’altezza di 25 cm risulta importante in relazione all’ergonomia per gli operatori, pertanto si chiede di rispettare quanto più possibile soprattutto tale dimensione. Relativamente al quesito sul numero di lavelli, si richiede di fornire in offerta n. 2 lavelli a doppia vasca, così come indicato in Allegato A.

2. Si conferma che eventuali costi aggiuntivi richiesti dalla ditta Exprivia per l’interfacciamento delle apparecchiature proposte e delle macchine/software presenti presso l’Azienda, saranno a carico della AOU.

3. Le caratteristiche di ergonomicità indicate, relative alla parte comandi (display) e ai sistemi di identificazione (lettore barcode e/o RFID) rappresentano specifiche di minima (Vedi Allegato A – “Altezza massima degli elementi che devono essere utilizzati dall’operatore (ultimo ripiano/monitor/lettore barcode o RFID): 180 cm”), così come la presenza della stampante integrata (Vedi Allegato A - “Stampante integrata”). Le apparecchiature che non rispondono a tali requisiti, non saranno considerate idonee.

4. Si conferma che è richiesta una dichiarazione, da parte del concorrente partecipante, che le apparecchiature proposte in gara sono idonee a processare gli strumenti presenti nell’elenco “Allegato H - Elenco strumentazione Olympus in reparto”.

Domanda : Richiesta chiarimento n. 1 CARATTERISTICHE MIGLIORATIVE. RISPOSTA DELL’ENTE PUBBLICO PUBBLICATA IL 23.04.2021 3) “Si precisa altresì che tale richiesta potrà essere soddisfatta da qualsiasi altra ditta che abbia avuto precedenti esperienze nell’integrazione del software con le apparecchiature attualmente esistenti in questa Azienda”. REPLICA: Si domanda su quali basi questa Azienda Sanitaria ritenga ci possa essere una pluralità di ditte che abbiano avuto precedenti esperienze nell’integrazione del software con le apparecchiature esistenti. Qualora il Vs. Spett.le Ente possegga questa certezza (noi non abbiamo riscontri e dati oggettivi in merito), si richiede di esplicitare le singole esperienze raccolte che vi hanno indotto a questa singolare scelta tecnica. In caso contrario, ossia in assenza di questa evidenza, si domanda il motivo per il quale quanto sopra non sia stato appurato preventivamente tramite un opportuno “dialogo tecnico” tra tutte le ditte interessate, al fine di verificarne la fattibilità. Dialoghi tecnici che, solitamente, le amministrazioni pubbliche favoriscono proprio per garantire la massima partecipazione alle gare, invitando tutte le ditte interessate. Precisato quanto sopra, si conferma che qualora sia garantita l’accesso ai protocolli di comunicazione del vostro software di tracciabilità, non vi saranno limiti o vincoli al corretto interfacciamento. Si chiede conferma che quanto sopra non comporterà una penalizzazione per le ditte che saranno in grado di attuare la corretta integrazione e che sarà loro garantito il punteggio massimo previsto (30 punti). Richiesta chiarimento n. 2 CARATTERISTICHE MIGLIORATIVE. RISPOSTA DELL’ENTE PUBBLICO PUBBLICATA IL 23.04.2021 4) “Si conferma che il connettore unico è già presente in azienda e pertanto le ditte partecipanti alla gara potranno scegliere eventualmente di offrire apparecchiature interfacciabili con tale connettore”. REPLICA: secondo quanto da voi evidenziato, le ditte potranno offrire “apparecchiature interfacciabili con tale connettore”, ma non viene precisato quali strumenti la ditta aggiudicataria possa utilizzare per interfacciarsi con un dispositivo realizzato da altra società, e del quale non si posseggono le caratteristiche costruttive. Appare pertanto evidente che la condizione per realizzare un dispositivo ad esso interfacciabile, passi necessariamente tramite la possibilità di ricevere senza alcun onere, i disegni tecnici originali del connettore in vs. possesso (maschio e femmina). Si richiede pertanto se, in caso di aggiudicazione, verranno forniti dalla società Steelco, a titolo gratuito, non solo i documenti tecnici del connettore unico per interfacciarlo ai lavelli automatizzati, ma anche un connettore “femmina” per ogni lavello automatizzato richiesto. Nell’ipotesi che si realizzi quanto sopra, è ovvio che, la produzione richieda tempi tecnici di realizzazione che non sono attualmente quantificabili. Nello specifico, proprio per la sua identificazione con una sola ditta, è certo che il “connettore unico” di Steelco, non potrà ovviamente essere disponibile nel magazzino di qualunque società che intenda partecipare a questa gara, ad eccezione di Steelco stessa, che dovrà in tempi celeri fornirlo ad eventuale altra ditta aggiudicataria, senza alcun onere, a carico dell’AOU e nelle quantità previste dalla gara. Quanto sopra è peraltro in perfetta analogia e coerenza con quanto il Vs. Spett.le Ente ha già precisato nei chiarimenti del 23.04.2021, con i quali è stato dichiarato che gli eventuali costi aggiuntivi richiesti da Steelco per l’interfacciamento al loro software saranno interamente a carico dell’AOU. E’ inoltre ovvio che qualunque ditta che intenda produrre offerta, molto difficilmente potrà garantire la consegna delle apparecchiature in tempi brevi, ad eccezione di Steelco. Quanto sopra va quindi in contrasto con la parità di trattamento tra le ditte partecipanti, poiché, per quanto riguarda i tempi di consegna e installazione, vengono attribuiti addirittura fino a 10 punti, tanto minore sarà il tempo di consegna stesso. Una qualunque ditta che debba produrre un dispositivo ex novo e non disponibile a magazzino, necessiterà di un tempo maggiore ed è quindi necessariamente penalizzata rispetto a Steelco, in termini di punteggi attribuiti. Per quanto sopra, a meno di diversa soluzione che voglia proporre il Vs. Spett.le Ente, si chiede di eliminare la fascia dei punteggi qui attribuiti ed indicare nel capitolato un unico tempo di consegna non superabile, pari a 45 giorni dall’ordine. Richiesta chiarimento n. 3 Si chiede cortesemente se le sale di riprocessamento endoscopi, dove saranno posizionati anche gli armadi di stoccaggio, saranno dotate di aria medicale, prese Ethernet e prese Schuko dedicate su entrambe le pareti.

Risposta :

Richiesta chiarimento n. 1 e 2:

Premesso che con determina n. 1680 del 26.11.2018 l’Azienda USL di Ferrara, per conto di tutte le Aziende Sanitarie AVEC (compresa quindi l’Azienda Ospedaliera Universitaria di Bologna), ha aggiudicato la fornitura quinquennale in service di sistemi per l’alta disinfezione di endoscopi flessibili per endoscopia digestiva (lavaendoscopi) per un importo complessivo pari a € 2.393.640,00 IVA inclusa, la cui quota per l’Azienda Ospedaliera Universitaria di Bologna corrisponde a € 917.562,00 iva compresa. La decorrenza del service per tutte le Aziende Sanitarie AVEC è avvenuta nei primi mesi dell'anno 2020, in quanto si è dovuto attendere la sentenza finale emessa dal Consiglio di Stato. La fornitura oggetto della presente gara non è stata compresa nella procedura espletata dall’Azienda USL di Ferrara anche se è strettamente collegata e interconnessa ad essa, motivo per cui la scadenza prevista per codesta fornitura coincide con essa. Dovendo procedere all’acquisizione di sistemi di lavaggio, asciugatura e stoccaggio, trasporto e tracciabilità degli endoscopi, che necessariamente deve collegarsi al service di sistemi per l’alta disinfezione degli endoscopi già espletata, la Stazione Appaltante (su espressa richiesta dell’Azienda Ospedaliera), nell’ottica della massima trasparenza, ha inteso espletare una procedura di gara aperta finalizzata alla ricerca di Operatori Economici (oltre al fornitore legittimamente aggiudicatario della gara AVEC) in grado di fornire i sistemi con le caratteristiche richieste e garantendo la massima sicurezza, sia per i pazienti sia per gli operatori, dell’intero ciclo di lavaggio, reprocessing, asciugatura e stoccaggio, trasporto e tracciabilità degli endoscopi.

Tutto ciò premesso, si conferma il contenuto e l'impianto complessivo della procedura di gara e si rinvia alla determina n. 1216 del 17.05.2021 per le modifiche che la Stazione Appaltante ha deciso di apportare.

Infine, si precisa che l'attuale contratto con la ditta Steelco non prevede la fornitura di ulteriori connettori, pertanto questi non potranno essere forniti alla ditta aggiudicataria. In ogni caso, come già precisato, il connettore unico non è un requisito di partecipazione pena esclusione ma solo un requisito di valutazione qualitativa. Pertanto, la ditta aggiudicataria non sarà tenuta ad interfacciarsi con il connettore unico della ditta Steelco.

Richiesta chiarimento n. 3: si rinvia all'elenco delle lavorazioni inserite all'art. 1 del Capitolato Speciale modificato.

Domanda : AGGIORNAMENTI IN MERITO ALLA PRESENTE PROCEDURA DI GARA

Risposta : Spett.li ditte,

Domanda : Buongiorno, siamo a richiedere di poter effettuare il sopralluogo previsto in gara. In attesa Vs. cortese riscontro, i ns. referenti sono: Cecilia Natali e Zaniboni Emanuele. Cordiali saluti

Risposta : La ditta dovrà prendere contatti con il referente indicato nel disciplinare di gara.

Domanda : COMMENTI CAPITOLATO TECNICO 1) ARMADI - “Mantenimento asettico degli strumenti in condizioni fino a 720 ore”. Pare quanto meno singolare che si valuti positivamente una durata di stoccaggio asettico anche inferiore a 720 ore, ma si penalizzi, o addirittura si escluda, chi può garantire l’asetticità anche per durate superiori. Infatti, è risaputo che maggiore è la durata della condizione di stoccaggio asettico degli endoscopi, minore è il costo per il riprocessamento degli stessi; 2) SISTEMA TRACCIABILITA’ “Software unico integrandosi anche con le apparecchiature di lavaggio già in uso prezzo l’azienda”. Attualmente sono presenti lavaendoscopi della società Steelco ed è pertanto ovvio che solo Steelco può fornire questa soluzione, a meno della possibilità di poter ottenere dalla medesima ditta, tutti gli strumenti per la corretta interfaccia software, ipotesi che però non viene menzionata nel capitolato. “Il sistema informatico dovrà interfacciarsi con il sistema informatico della ditta Steelco o direttamente con le lavaendoscopi per acquisire i dati riferiti al lavaggio”. Come sopra, l’interfacciamento è tecnicamente fattibile solo qualora vi sia la collaborazione della ditta che ha fornito il software attualmente in uso, ipotesi che non viene precisata in alcun modo nel capitolato. Si chiede pertanto di precisare che la società Steelco, o la stessa Azienda ospedaliera, forniranno alla ditta aggiudicataria, senza ulteriori oneri, tutti i parametri di interfaccia necessari. “Il sistema offerto dovrà integrarsi con l’applicativo sviluppato da Exprivia srl”. Si precisa che anche per l’integrazione all’applicativo dipartimentale in uso, sviluppato da Exprivia srl, sarà necessario poter acquisire tutte le informazioni relative all’ambiente di interfaccia e si chiede pertanto conferma che verranno fornite dal vs. Spett.le Ente. CARATTERISTICHE MIGLIORATIVE 3) “Si richiede precedente esperienza nell’integrazione del software con apparecchiature presenti in azienda”. E’ palese come questa richiesta favorisca nettamente la società che ha fornito le lavaendoscopi presenti in azienda e penalizzi tutte le altre ditte. Si chiede pertanto di eliminare questa richiesta. 4) “Connettore unico condiviso per l’intero ciclo di lavaggio, reprocessing e asciugatura”. Questa specifica può essere soddisfatta SOLO dalla società Steelco produttrice delle lavaendoscopi presenti in azienda e pertanto l’unica a poter fornire apparecchiature di prelavaggio e di stoccaggio con il medesimo connettore unico. Si chiede di eliminare questa richiesta che identifica una unica ditta, oppure che sia specificato nel capitolato che la ditta Steelco si renderà disponibile a fornire il connettore unico, i cui costi saranno a carico dell’Ente Ospedaliero oppure sostenuti dalla ditta aggiudicataria, a prezzo di fabbrica. 5) CRITERI DI VALUTAZIONE DELL’OFFERTA TECNICA All’offerta tecnica vengono riservati 70 punti su 100. L’attribuzione dei punteggi dell’offerta tecnica è così composta: 50 punti per le caratteristiche tecniche, 10 punti per le caratteristiche del servizio post-vendita e 10 punti per le condizioni di fornitura. Appare pertanto evidente come ben 50 punti su 70 siano attribuiti alle caratteristiche tecniche dell’offerta, che vengono così attribuiti: - 0, 15 o 30 punti per il sistema di tracciabilità unico, in funzione dell’esperienza di integrazione con diverse o analoghe apparecchiature di lavaggio in uso presso la stazione appaltante. - 0 oppure 10 punti nel caso non si possa o si possa utilizzare il connettore unico condiviso per l’intero ciclo di lavaggio; - 0 oppure 10 punti per la possibilità di identificare lo stato di asciugatura degli endoscopi E’ certamente anomalo e singolare che tutti e 50 i punti delle caratteristiche tecniche siano attribuiti esclusivamente in rapporto alle sole “caratteristiche migliorative” proposte, quando normalmente nelle procedure di gara queste hanno una valenza minoritaria in termini di punteggi ad esse riservati rispetto alle caratteristiche principali richieste nel corpo principale del capitolato tecnico. Caratteristiche migliorative che, in questa procedura, favoriscono e addirittura individuano un’unica ditta. Per quanto sopra, è palese che solo la ditta che ha fornito le attuali lavaendoscopi potrà ottenere il punteggio massimo (50/50), mentre le altre concorrenti potranno al massimo dimostrare: - per il sistema di tracciabilità “Si, ma con esperienze di integrazione con apparecchiature diverse da quelle presenti presso la stazione appaltante”: 15 punti su 30 - possibilità di usare un connettore unico condiviso per l’intero ciclo di lavaggio, reprocessing, asciugatura e stoccaggio: “NO”: 0 punti su 10 E’ evidente quindi che, per quanto riguarda i punteggi attribuiti alle caratteristiche tecniche, qualunque altro concorrente ad eccezione della ditta che ha fornito le attuali lavaendoscopi, potrà ottenere al massimo un punteggio di 25 su 50 punti, mentre l’attuale fornitore ha la certezza di ottenere 50/50. 6) COMMENTI OFFERTA ECONOMICA All’offerta economica vengono riservati 30 punti su 100. L’importo a base di gara è € 400.000,00 per un service triennale. La gara prevede inoltre: - la facoltà di rinnovo per ulteriori 3 annualità presi singolarmente, per un importo pari a € 400.000,00; - una eventuale proroga tecnica per individuazione nuovo contraente: € 66.000,00 - una eventuale adesione dell’Azienda Usl di Imola: € 200.000,00 Si fa quindi notare che l’importo a base di gara ha un valore pari a € 400.000,00, mentre la ditta che si aggiudicherà l’appalto potrà contare su un valore economico potenziale di oltre 1 milione di euro (€ 1.066.666,00) Senza entrare nel dettaglio della proporzionalità economica di quanto tecnicamente richiesto, si sottolinea un dato alquanto singolare, considerando il numero e tipologia di apparecchiature richieste. Il valore economico del rinnovo contrattuale fino ad ulteriori 3 annualità, risulta infatti pari al valore dei primi tre anni, nonostante le apparecchiature siano state ovviamente ammortizzate nel primo triennio. Cordiali saluti.

Risposta : COMMENTI CAPITOLATO TECNICO 1) ARMADI - La scelta delle condizioni di stoccaggio è stata definita in base ai dati di attività. Lo stoccaggio fino a 720 ore soddisfa ampiamente le esigenze del reparto sulla base del tasso di utilizzo degli strumenti. Ad ogni modo, le ditte che proporranno apparecchiature con condizioni di stoccaggio superiori a 720 ore saranno ugualmente accettate. 2) SISTEMA TRACCIABILITA’ - Si conferma che alla ditta Aggiudicataria verranno fornite le informazioni e i parametri necessari per interfacciarsi con le apparecchiature e i software indicati. Eventuali costi aggiuntivi richiesti dalla Steelco per l’interfacciamento delle proprie macchine/software presenti presso l’Azienda saranno a carico della AOU. CARATTERISTICHE MIGLIORATIVE 3) Si conferma la caratteristica richiesta in Capitolato. Si precisa, altresì, che tale richiesta può essere soddisfatta da qualsiasi ditta che abbia avuto precedenti esperienze nell’integrazione del software con le apparecchiature attualmente presenti in questa Azienda. Si precisa, inoltre, che tale richiesta non è a pena di esclusione. 4) Si conferma che il connettore unico è già presente in Azienda e che pertanto le ditte partecipanti alla gara potranno scegliere eventualmente di offrire apparecchiature interfacciabili con tale connettore. Il connettore unico aumenta la sicurezza dei processi e riduce i tempi di manipolazione degli strumenti, ottimizzando il flusso di lavoro per gli operatori. Pertanto, questa Azienda ritiene tale caratteristica rilevante e dunque da valutare. Si precisa che tale richiesta non è a pena di esclusione e sarà oggetto di valutazione. 5) CRITERI DI VALUTAZIONE DELL’OFFERTA TECNICA - Nell'Allegato A la Stazione Appaltante ha indicato le caratteristiche di base e necessarie che i beni devono possedere. Come previsto anche dalle Linee Guida n. 2, di attuazione del D.lgs. 18 aprile 2016, n. 50, recanti “Offerta economicamente più vantaggiosa” - Approvate dal Consiglio dell’Autorità con Delibera n. 1005, del 21 settembre 2016, le stazioni appaltanti devono individuare criteri di valutazione concretamente idonei a evidenziare le caratteristiche migliorative delle offerte presentate dai concorrenti e a differenziare le stesse in ragione della rispondenza alle esigenze della stazione appaltante. I citati criteri devono, pertanto, consentire un effettivo confronto concorrenziale sui profili tecnici dell’offerta, scongiurando situazioni di appiattimento delle stesse sui medesimi valori, vanificando l’applicazione del criterio del miglior rapporto qualità/prezzo. In altri termini, non dovrebbero essere oggetto di valutazione le caratteristiche e condizioni minime (indicati nell'Allegato n. A) che, per definizione, sono posseduti da una vasta platea di concorrenti, bensì si dovrebbe attribuire un punteggio positivo solo a miglioramenti effettivi rispetto a quanto previsto a base di gara. 6) COMMENTI OFFERTA ECONOMICA - Il quadro economico riportato al punto 3 Oggetto dell'appalto del Disciplinare di gara è calcolato secondo quanto previsto all'art. 35 comma 4 del D.Lgs.50/2016, che prevede che la Stazione appaltante, all'atto di pubblicazione del bando, proceda alla stima dell'importo totale pagabile, iva esclusa. Sono previste pertanto le possibili condizioni che possono dare luogo a provvedimenti successivi all'aggiudicazione (rinnovi per annualità singolarmente considerate, specifiche necessità ex art. 106 comma 1, proroga del contratto nelle more di nuova procedura di scelta del contraente) ma che non vincolano la Stazione appaltante a farne ricorso.