Servizio digitalizzazione archivi pratiche edilizie dei Comuni di Argenta, Ostellato, Portomaggioe e dell'Unione Valli e Delizie - Avviso Manifestazione Interesse

Domanda : Precisazione elaborato: "B2.CAPITOLATO SPECIALE DESCRITTIVO E PRESTAZIONALE - MODALITA' PER LA VALUTAZIONE QUALITATIVA DELL'OFFERTA"

Risposta :

Domanda : Specifica in relazione a "Consistenza stimata del servizio"

Risposta :

Ad integrazione di quanto indicato sulla “Consistenza stimata del servizio” si richiama l’Art. A.6 – Priorità nel processo di digitalizzazione” del Capitolato speciale di appalto in cui si specifica:

“ La Digitalizzazione sarà continuativa e su base mensile.

Mensilmente dovranno essere digitalizzate una media di 150 pratiche secondo le seguenti priorità:

1. consultazione ed esibizione dei documenti ai fini dell’accesso agli atti e degli altri usi consentiti dalla legge

2. consultazione pratiche d’archivio da parte degli uffici per istruttoria tecnica a seguito di istanze edilizie/urbanistiche

3. nel caso in cui le pratiche di accesso agli atti e per le istruttorie tecniche di cui ai punti precedenti, non raggiungano la quota mensile stabilita, al conseguimento della stessa concorrerà la digitalizzazione massima degli archivi oggetto del presente CSA, secondo le metodologie e priorità dfinite in corso d’opera dal Committente.”

Il RUP - Ing. Luisa Cesari

Domanda : In riferimento alla manifestazione in oggetto si chiede di comunicare: la possibilità di poter effettuare il servizio richiesto di digitalizzazione delle pratiche edilizie presso un deposito di archivio esterno, localizzato nell'ambito della regione Emilia Romagna, fatte salve le condizioni di idoneità del sito fornito, così come da indicazioni generali contenute nella norma ISO 11799/2003E, “Information and documentation: Document Storage Requirements for Archives and Library Materials”). i volumi della documentazione oggetto del servizio in termini di ml e/o nr. di pratiche. Cordiali saluti.

Risposta :

Buongiorno, con riferimento al quesito posto, si richiama il contenuto del Capitolato speciale di appalto relativo al progetto di digitalizzazione, ove di dispone:

“Punti di digitalizzazione: numero tre postazioni approntate in ogni sede comunale per l’espletamento del servizio (Municipio di Argenta – Municipio di Ostellato - Municipio di Portomaggiore). Per quanto attiene il comune di Portomaggiore e l’Unione il punto di digitalizzazione è unico presso il municipio di Portomaggiore”

Non è quindi possibile procedere con la modalità indicata nel quesito.

Consistenza stimata del servizio:

n. 150 pratiche mensili per un periodo di mesi 36, pari a n. 5.400 pratiche complessiveù

IL RUP - Ing. Luisa Cesari

Domanda : In riferimento al CAPITOLATO SPECIALE DESCRITTIVO E PRESTAZIONALE, punto B2, si richiedono i seguenti chiarimenti: 1) indicatore 1.1 - Si chiede conferma che il numero di sedi da indicare sia quello presente in visura alla data di pubblicazione del bando. Si chiede tuttavia il nesso qualitativo tra il numero di sedi dell'appaltatore ed il servizio, considerato che dovrà essere svolto completamente presso le sedi comunali. 2) indicatore 1.2 – Si chiede conferma che si tratti di refuso, considerato che il servizio dovrà essere svolto completamente presso le sedi comunali. Si chiede pertanto in caso positivo riparametrazione dell’intero punteggio tecnico venendo a mancare tale indicatore. 3) indicatore 1.3 – si chiede conferma che i soggetti svantaggiati indicati dovranno essere impiegati presso le sedi comunali oggetto di servizio. 4) indicatore 2.2 - Si chiede conferma che si tratti di refuso, considerato che il servizio dovrà essere svolto completamente presso le sedi comunali e che di conseguenza non verranno utilizzati “trasporti” nè “mezzi” per la movimentazione delle pratiche. Si chiede pertanto in caso positivo riparametrazione dell’intero punteggio tecnico venendo a mancare tale indicatore. 5) indicatore 2.3 – si chiede di chiarire il punto “custodia e conservazione fisica delle pratiche” in quanto le pratiche rimarranno all’interno delle sedi comunali. 6) indicatore 6.1 – In merito si fa notare che: a. l’accreditamento AgID per attività di conservazione dei documenti informatici non rilascia “garanzia di riconoscimenti dei requisiti in termini di qualità e sicurezza” circa l’adeguatezza dei modelli operativi per la gestione dei documenti in formato digitale b. l’adeguatezza dei modelli operativi per la gestione dei documenti in formato digitale ed il “riconoscimento dei requisiti in termini di qualità e sicurezza” è certificata dalla normativa ISO 27001 Pertanto, si chiede di considerare la richiesta come mero refuso. Si chiede pertanto di sostituire con “ISO 27001” oppure di riparametrare l’intero punteggio tecnico venendo a mancare tale indicatore. Cordiali saluti.

Risposta :

Buongiorno, a seguito di quanto richiesto si specifica:

1) Indicatore 1.1: Si specifica che con la frase “numero di sedi sul territorio italiano” si intende conoscere quanti servizi di digitalizzazione sono stati svolti dall’azienda sul territorio italiano, negli ultimi 5 anni, a seguito di contratti stipulati con enti pubblici.

2) Indicatore 1.2 : Si conferma che trattasi di refuso. Il punteggio tecnico viene quindi riparametrato e si intende aumentato di un punto il punteggio assegnato a ciascuno di questi indicatori: 3.1 – 3.2 – 3.3 portando il punteggio assegnato a ciascun indicatore da 5 a 6.

3) Indicatore 1.3 – Si conferma che i soggetti svantaggiati indicati dovranno essere impiegati presso le sedi comunali oggetto di servizio.

4) Indicatore 2.2 - Come indicato nell’allegato A “Dislocazione, conformazione degli archivi cartacei e metodologie di archiviazione” per il Comune di Argenta gli Archivi interessati dal servizio sono così dislocati:

Argenta: Archivio Sede Municipale e Archivio frazione di San Nicolò

Una parte del materiale dovrà quindi essere trasportato dall’Archivio della frazione al Punto di Digitalizzazione organizzato presso la Sede Municipale.

5) indicatore 2.3 – Si specifica che per “custodia e conservazione fisica delle pratiche” si intende la custodia e conservazione fisica della pratiche durante il processo di digitalizzazione Alcuni documenti si presentano in non ottimali condizioni di conservazione e gli operatori, nel processo di digitalizzazione mediante l’utilizzo dei diversi tipi di strumenti, in nessun modo dovranno peggiorare lo stato attuale.

6) Indicatore 6.1 – Si comunica che trattasi di refuso. Viene quindi richiesta la certificazione ISO 27001 (ISO sicurezza informatica) e non, come erroneamente indicato, l’accreditamento presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgId)

IL RUP - Ing. Luisa Cesari

Domanda : Buongiorno, al fine di valutare l'opportunità di partecipare alla gara in oggetto, chiediamo che siano esplicitati i parametri utilizzati per il calcolo della base d'asta. Cordiali saluti. Space S.p.A.

Risposta :

Domanda : SALVE, SI CONOSCE UNA STIMA COMPLESSIVA DELLE PRATICHE DA DIGITALIZZARE? LE MEDIA MENSILE DELLE 150 PRATICHE, ART.A.6, E' RIFERITA PER CISCUNA DELLE 3 POSTAZIONE OD E' COMPLESSIVA?

Risposta :

La media mensile stimata delle n. 150 pratiche digitalizzate è complessiva.

La stima complessiva delle pratiche oggetto di digitalizzazione è quantificata nel progetto e risulta essere: n. 150 pratiche digitalizzate mensilmente per un periodo di mesi 36 e quindi per un numero complessivo stimato di pratiche digitalizzate pari a 5.400.

Il RUP - Ing. Luisa Cesari

Domanda : Preg.mi, in merito ai requisiti di partecipazione si chiedono i seguenti chiarimenti: 1) poiché i fatturati non sono sempre della stessa consistenza negli anni (specialmente a seguito dell’emergenza sanitaria in corso – vedasi comunicato del presidente dell’Anac del 13 aprile 2021), il fatturato specifico annuo può essere determinato dalla MEDIA della somma dei fatturati degli anni 2018/2019/2020, il cui importo sia pari almeno a € 150.000? 2) Per quanto attiene i requisiti di capacità tecnica- professionale (vedasi sempre comunicato del presidente dell’Anac del 13 aprile 2021) è possibile ampliare a più di tre anni prima l’erogazione di almeno tre contratti analoghi? Il periodo temporale dell’erogazione dei servizi, decorre a ritroso dalla data di pubblicazione del bando? Ad esempio da 31 agosto 2021 al 30/08/2018?

Risposta :

Si prega di prendere visione del testo dell’Avviso di manifestazione di interesse come rettificato dalla determinazione dirigenziale n. 429 del 16/09/2021.

Si resta a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti

Il RUP -Ing. Luisa Cesari

Domanda : Preg.mi, nel caso in cui l’impresa aggiudicataria riuscisse a ultimare la lavorazione delle pratiche in tempi brevi, è possibile terminare il servizio prima dei 36 mesi agli stessi importi previsti?

Risposta :

L'importo del contratto è determinato dall’offerta economica dell’Aggiudicatario.

A parità di prestazioni eseguite (così come quantificate nel progetto di digitalizzazione: stimate n. 150 pratiche digitalizzate mensilmente per un periodo di mesi 36 e quindi per un numero complessivo stimato di pratiche digitalizzate pari a 5.400) in un tempo inferiore ai 36 mesi ipotizzati quale durata del contratto, l’importo contrattuale verrà interamente corrisposto all’appaltatore.

Il RUP - Ing. Luisa Cesari

Domanda : Pregasi comunicare se è possibile prelevare tutta la documentazione oggetto di affidamento e procedere con la lavorazione delle pratiche (dando priorità alle richieste di accesso e alle istruttorie tecniche) presso la sede di lavorazione dell’impresa aggiudicataria; a fine lavori, poi, riconsegnare presso le sedi di prelievo.

Risposta :

Con riferimento al quesito posto, si richiama il contenuto del Capitolato speciale di appalto relativo al progetto di digitalizzazione, ove di dispone:

“Punti di digitalizzazione: numero tre postazioni approntate in ogni sede comunale per l’espletamento del servizio (Municipio di Argenta – Municipio di Ostellato - Municipio di Portomaggiore). Per quanto attiene il comune di Portomaggiore e l’Unione il punto di digitalizzazione è unico presso il municipio di Portomaggiore”

Non è quindi possibile procedere con la modalità indicata nel quesito.

Il RUP - Ing. Luisa Cesari

Domanda : Chiediamo chi sia l'attuale gestore del servizio in oggetto Distinti sauti

Risposta :

Domanda : Specifica Valore Stimato Appalto

Risposta :