PROCEDURA APERTA PER L'AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI DELLE PRATICHE EDILIZIE DEL COMUNE DI ZOLA PREDOSA

Domanda : Buongiorno, -è possibile prevedere spazi aggiuntivi per il personale della ditta che si aggiudica l'appalto oltre alle 4 individuate nel capitolato. -è possibile prevedere una estensione oraria di accesso i locali oltre le 30 ore? Considerazioni da aggiungere: dal nostro studio di fattibilità riteniamo che, per rispettare i vincoli di tempo e di qualità richiesti dal capitolato bisognerebbe avere una squadra di lavoro almeno doppia rispetto alle quattro postazioni a disposizione (servono almeno 7-8 persone), inoltre il vincolo delle trenta ore settimanali su 5 giorni è molto stretto; non da margini di recupero in caso di assenze o interruzioni tecniche e, in alcuni casi, non permette di garantire la piena occupazione per il personale assunto a tempo pieno (38/40h settimanali). Poter spostare la lavorazione, in lotti minimi stabiliti con la committente, permetterebbe di sopperire a queste difficoltà.

Risposta :

1. Non sono previsti spazi aggiuntivi rispetto a quelli individuati nel capitolato e visionati durante il sopralluogo

2. L'accesso in misura non inferiore a 5 gg/settimana- sei ore giornaliere è il minimo garantito e richiesto, comunque ordinariamente sarà possibile accedere ai locali dal lunedì al venerdì dalle 7:30 alle 14:00 con estensione fino alle 18:30 nelle giornate di martedì, mercoledì e giovedì.

Domanda : L’art. 7.3 del Disciplinare e l’art B.4 del Capitolato parte B richiedono che il Direttore Responsabile possegga tra le altre una “laurea in archivistica”. Si chiede se la laurea del vecchio ordinamento in Conservazione dei beni culturali o il Diploma di di Archivistica, Paleografia e Diplomatica conseguito presso le Scuole Speciali degli Archivi di Stato soddisfino il requisito. Distinti saluti.

Risposta :

La laurea vecchio ordinamento in conservazione dei beni culturali è titolo idoneo, mentre chi possiede un titolo di laurea equipollente deve integrarlo con il Diploma di Archivistica, Paleografia e Diplomatica conseguito presso la Scuola degli Archivi di Stato.

Domanda : Preg.mi, di seguito richiesta di chiarimenti: 1. Si chiede di confermare che l’appaltatore non dovrà farsi carico della gestione dello scarto e nello specifico di nessuna delle seguenti attività: identificazione scarto secondo i massimari, comunicazione alla Sovrintendenza, macero; 2. Si chiede di confermare che l’indice è escluso dal conteggio delle 5 pagine previste per la relazione tecnica; 3. Si chiede se per la figura di Direttore Responsabile di cui all’art. 7.3 del disciplinare può essere considerata equivalente la figura di Ingegnere Gestionale; 4. Si chiede se per la figura di Direttore Responsabile di cui all’art. 7.3 del disciplinare può essere considerata equivalente la figura di Amministratore Unico della società, con esperienza pregressa specifica e laurea in Scienze Giuridiche; 5. Si chiede di chiarire come sono da intendersi i punteggi quantitativi rispetto a quelli tabellari e come verranno assegnati. Ringraziamo anticipatamente e porgiamo Ossequi.

Risposta :

1. Si conferma

2. Si conferma che l'indice è escluso

3. Si rimanda alla risposta al quesito n. 6.1).

4. Si rimanda alla risposta al quesito n. 6.1).

5. Il disciplinare di gara al punto 18.2 viene definito quanto segue: Nella colonna identificata con la lettera D vengono indicati i “Punteggi discrezionali”, vale a dire i punteggi il cui coefficiente è attribuito in ragione dell’esercizio della discrezionalità spettante alla commissione giudicatrice. Nella colonna identificata con la lettera Q vengono indicati i “Punteggi quantitativi”, vale a dire i punteggi il cui coefficiente è attribuito mediante applicazione di una formula matematica proporzionale. Nella colonna identificata dalla lettera T vengono indicati i “Punteggi tabellari”, vale a dire i punteggi fissi e predefiniti che saranno attribuiti o non attribuiti in ragione dell’offerta o mancata offerta di quanto specificamente richiesto.

Domanda : Buongiorno, si chiede conferma che il massimale • per danni corporali, materiali e patrimoniali involontariamente cagionati a terzi derivanti da una involontaria inosservanza o violazione del D. Lgs. n. 196/2003 • per danni cagionati ai sistemi informatici da virus, malware, ransomware o altro sia di € 1.000.000,00. Si resta in attesa di un cortese riscontro. Un cordiale saluto

Risposta :

L’art. 13 del capitolato parte A richiede una "...garanzia non inferiore a euro 3.000.000,00 (tre milioni)"

Domanda : Buongiorno, si chiedono i seguenti chiarimenti: ? Si chiede di avere conferma che la base di gara oggetto di ribasso sia € 200.000,00 e si riferisca a tre anni di servizio. ? Si chiede di specificare se la durata contrattuale sia un anno o tre anni. ? Si chiede di quantificare le spese afferenti alla gara e la stipula del contratto e la sua registrazione (bollo, quietanza, diritti fissi di segreteria). ? Si chiede conferma che il requisito di capacità economica e finanziaria di cui all’art. 7.2. lett. d) del disciplinare di “Avere conseguito un fatturato medio annuo nel triennio 2017, 2018 e 2019, riferito a servizi analoghi non inferiore a 150.000 euro” sia soddisfatto in presenza di servizi di digitalizzazione di documenti di diversa natura. Si chiede pertanto di specificare cosa si intenda per “servizi con similari caratteristiche prestazionali e con il medesimo target di partecipanti alle attività oggetto dell’affidamento”. ? Con riferimento all’art b. 10 Digitalizzazione degli archivi cartacei: I file risultato della digitalizzazione dovranno essere inviati in conservazione al PARER. Si chiede conferma che l'aggiudicatario è tenuto a garantire la leggibilità dei file, senza invio di indice. ? Con riferimento all’art. art b.10, sezione C) Certificazione di processo: si chiede di specificare se l'attestazione di conformità della certificazione di processo sia a carico dell'amministrazione comunale ed effettuata da parte di un loro funzionario, in qualità di pubblico ufficiale, poiché all'aggiudicatario è richiesta solo una "dichiarazione". ? Con riferimento all’art b.10, sezione D) Trasferimento nel sistema di archiviazione comunale: si chiede conferma sulla effettiva necessità e conformità dell'utilizzo di un supporto hard disk USB, per effettuare la consegna dei file digitalizzati e sulla composizione del file xml indice di trasferimento. ? Si chiede di indicare il numero medio di fogli che compone una pratica, specificando l’incidenza dei fuori formati (es. planimetrie), ciò appare indispensabile per poter elaborare un’offerta congrua. ? Si chiede conferma che i fascicoli si presentino già ordinati e quindi non occorre prevedere attività particolari di riordino. ? In riferimento a quanto indicato in capitolato “Ogni pratica edilizia cartacea dovrà essere integralmente scansionata ed i documenti, suddivisi in fascicoli categorizzati, saranno raccolti ed associati secondo la codifica, alla relativa pratica” si chiede di conoscere quante sono le categorie desiderate. ? Si chiede di conoscere quanti documenti sono presenti in media in ciascuna pratica (documento da ricondurre alla relativa categoria). ? Si chiede di specificare se è richiesto un pdf per ciascun documento o un pdf (diviso in categorie) per singola pratica. ? Rispetto a quanto richiesto nel capitolato “associazione dei documenti così fascicolati alle relative pratiche già presenti nell’applicativo Archiweb” si chiede al riguardo di dettagliare meglio gli obiettivi attesi e le relative attività in capo al fornitore. ? Si chiede conferma che le utenze e gli spazi saranno resi disponibile dalla Stazione Appaltante. ? Si chiede conferma che le postazioni di lavoro (scrivania, pc, scanner, sw di lavoro) siano forniti dalla ditta aggiudicataria del servizio. ? Si chiede di specificare se il prelievo e la riposizione dei fascicoli dagli scaffali dovrà essere effettuato dal personale della ditta aggiudicataria. ? Nel capitolato viene citato che “Tutti i dati delle pratiche presenti in archivio, sono già inseriti nell’applicativo Archiweb”, si chiede quindi che riguardo l’indicizzazione e la metadatazione non vengano richieste attività da gestire. Si resta in attesa di Vs. cortese riscontro. Distinti saluti

Risposta :

1. Per mero errore materiale è rimasta l'indicazione al punto 3.1 del disciplinare che riporta un importo triennale IVA esclusa pari a € 200.000,00; l'importo si riferisce alla prestazione che viene richiesta in un anno.

2. La durata del contratto come indicato nel capitolato all'art. 3 del capitolato speciale parte A è di 12 mesi.

3. Le spese stimate per un contratto senza allegati sono così specificate: l’importo dei bolli è pari a 45,00 €, le spese di registrazione sono pari a 200,00 € ed i diritti sono pari a 1.170,00 €.

4. Si intende che siano stati digitalizzati archivi edilizi con elaborati tecnico progettuali con caratteristiche analoghe a quelli visionati durante il sopralluogo

5. Si conferma.

6. Si, l'aggiudicatario è tenuto a rilasciare la dichiarazione riportante tutti i contenuti necessari all'Amministrazione per redigere o ottenere a propria cura la certificazione

7. Per le modalità di consegna dei file si rimanda al terzo punto dell'art. B.1 del capitolato parte B "consegna dei file ottenuti dal processo di digitalizzazione mediante riversamento degli stessi in uno spazio dedicato sui server dell’Amministrazione, al quale sarà consentito l’accesso, al fine di consentire l’associazione dei documenti fascicolati alle relative pratiche già presenti nell’applicativo Archiweb", resta salvo quanto disposto negli artt. B.8 e B9;

8. Le pratiche sono estremamente eterogenee e pertanto non è possibile stimare i dati richiesti.

9. No, non si conferma. La preparazione ed il riordino sono attività che costituiscono parte del servizio.

10. Le categorie o fascicoli richiesti sono 5 come da art. B.10 del capitolato parte B; le categorie o fascicoli desiderati sono 8; infatti nel medesimo art. B.10 è indicato che può essere presentata proposta migliorativa con integrazione di ulteriori fascicoli (da 1 a 3) l'articolazione in un numero maggiore di fascicoli (ulteriori da 1 a 3 oltre i 5 già richiesti) sarà criterio di valutazione dell'offerta come da punto n. 3 del punto 18.1 del disciplinare.

11. Le pratiche sono estremamente eterogenee e pertanto non è possibile stimare i dati richiesti.

12. E’ richiesto un file pdf per ciascun documento analogico.

13. Occorre che l'aggiudicatario, in fase di salvataggio delle scansioni, codifichi la cartella contenente i file con un codice univoco, da definire, che ne consentirà il riversamento e collegamento con la pratica già registrata presente nell'applicativo Archiweb.

14. Gli spazi e le utenze (intese come: energia elettrica, riscaldamento/condizionamento e wifi) sono resi disponibili dalla Stazione Appaltante.

15. Si conferma. La Stazione Appaltante rende disponibili esclusivamente gli arredi già presenti nei locali visionati durante il sopralluogo obbligatorio, eventuali ulteriori arredi, le attrezzature ed il/i software sono a carico dell'aggiudicatario.

16. Si conferma. L'art. B.10 del Capitolato parte B prevede sia la presa in carico sia la ricollocazione sugli scaffali delle pratiche

17. Si conferma

Domanda : Richiesta N. 1 Relativamente allo staff operativo, e in particolare alla figura del Direttore Responsabile, si chiede cortesemente di confermare che possa essere considerato equipollente un tecnico professionista in possesso di diploma di geometra, una risorsa in possesso di laurea in ingegneria civile con idonea esperienza e capacità professionale (esperienza pluriennale nella gestione di progetti di complessità simile – o superiore – nel settore della documentazione digitale del patrimonio culturale e archivistico). Richiesta N. 2 Analogamente alla richiesta precedente, si chiede conferma che possa essere considerato equipollente un tecnico professionista in possesso di diploma in “architettura e arredamento” con idonea esperienza e capacità professionale.

Risposta :

1) Si specifica che per “equipollente” si voleva intendere “equipollente ex lege”, pertanto si può considerare favorevolmente solo ove il titolo posseduto sia considerato equipollente o equiparato dall’ordinamento giuridico agli altri titoli richiesti dal bando.

2) Si veda la risposta al punto precedente.

Domanda : Nell'ottica di un risparmio per l'amministrazione appaltante, di una più efficiente produttività e di un migliore controllo dei processi di lavorazione garantiti dalla disponibilità di locali idonei, sorvegliati e dotati delle migliori attrezzature (condizioni che la lavorazione in loco non garantisce), sarebbe possibile predisporre un progetto che contempli la lavorazione in house? Sarebbe motivo di esclusione dalla gara?

Risposta :

1. Si veda la risposta al quesito n. 4.1

2. Al momento non è possibile dare una risposta a tale quesito, la valutazione dell’offerta è di competenza della commissione giudicatrice

Domanda : Buongiorno, si inviano le seguenti richieste di chiarimenti. 1) Valutati gli spazi messi a disposizione dalla S.A., ed al fine di rispettare il cronoprogramma riportato nell’Allegato E, si chiede la possibilità di ritirare il materiale documentale per lotti e di lavorare il materiale presso una sede del fornitore ubicata all’interno dei confini della Regione Emilia Romagna, movimentandola con navette dedicate. Nel ritiro/lavorazione verrà data priorità alla documentazione oggetto di accesso agli atti, nonchè in caso di richiesta del fisico ne potrà essere garantita la riconsegna entro il giorno successivo. 2) In riferimento ai criteri di valutazione dell’offerta tecnica, Art. 18.1 del Disciplinare, ed alla luce del chiarimento PI349131-21, al fine di poter sfruttare una più comprensiva valutazione della qualità del processo di lavorazione del singolo fornitore, si chiede di valutare: a) una riduzione del punteggio del criterio n.6 da 20 a 10 punti; b) una ridistribuzione dei 10 punti risultanti alle migliorie di processo senza oneri aggiuntivi che ogni singolo fornitore potrà indicare. Ringraziando per l'attenzione si porgono distinti saluti.

Risposta :

1) Il progetto qualitativo dovrà essere predisposto sulla base delle indicazioni indicate in capitolato e disciplinare, eventuali modifiche contrattuali potranno essere valutate dal comune committente in sede di esecuzione del contratto nei limiti di quanto consente il codice dei contratti

2) Una modifica in tal senso non può essere presa in considerazione.

Domanda : Il Capitolato parte B menziona un Allegato E Schema di Cronoprogramma, che non è dato rinvenire nella documentazione pubblicata. Chiediamo cortesente la pubblicazione del documento mancante o indicazioni in merito.

Risposta :

Per mero errore materiale l’Allegato E “Schema di Cronoprogramma” non è stato pubblicato sul portale SATER, ma solo sul sito dell’Unione; si procede quindi alla pubblicazione dello stesso anche sul portale SATER.

Domanda : 1. Si chiede se la garanzia provvisoria è dovuta anche per le microimprese? 2. Viene confermato la possibilità di pagare la garanzia provvisoria per contanti a mezzo bonifico bancario IBAN Codice IBAN IT 85 Y 02008 05403 000100764449 intestato all’Unione dei Comuni Valli per Euro 2.000,00 beneficiando della riduzione del 50% in quanto possessori ci certificato ISO 9001:2015? 3. Si chiede di esplicitare meglio il concetto di quanto indicato nel n.3 “criteri di valutazione” dell’art. 18 del disciplinare? Si tratta di produrre gli altri file distinti per le tipologie aggiuntive indicate nel capitolato tecnico parte B “prescrizioni tecnico informatiche”? 4. Essendo un’azienda non soggetta all’assunzione dei disabili o svantaggiati ….ci sembra molto elevato e discriminante, rispetto al 70 punti complessivi, l’attribuzione di 20 punti a tale voce. Forse è un bando riservato solo alle cooperative sociali o altre forme di associazione simili? 5. Direttore responsabile, di cui al 7.3 del disciplinare: può essere considerato equivalente l’amministratore Unico della nostra azienda che è in possesso di del titolo di Ragioniere Revisore Contabile con esperienza ventennale nella organizzazione e risoluzione delle problematiche di gestione digitale dei file documentali (digitalizzazione) e della logistica documentale di custodia, gestione e conservazione di archivi? 6. È corretto individuare il corrispettivo di una singola pratica edilizia, dividendo la base d’asta di 200.000,00 per le n. 31.935 pratiche, pari ad Euro 6,263? 7. Ci sono pratiche edilizie già digitalizzate? Se si, quanto sono e qual è la loro valenza sulla liquidazione del corrispettivo alla ditta esecutrice? 8. le pratiche edilizie presenti nei 400 faldoni risultano tutte catalogate analiticamente? È possibile in caso di aggiudicazione avere i metadati di catalogazione?

Risposta :

1. Si conferma il disciplinare di gara al punto 10 dispone:

“L’offerta è corredata da:

1. una garanzia provvisoria, come definita dall’art. 93 del Codice, pari al 2% della base dell’appalto senza rinnovi o altre opzioni e precisamente di importo pari, salvo quanto previsto all’art. 93, co. 7 del Codice, ad € 4.010,00

2. una dichiarazione di impegno, da parte di un istituto bancario o assicurativo o altro soggetto di cui all’art. 93, co. 3 del Codice, anche diverso da quello che ha rilasciato la garanzia provvisoria, a rilasciare garanzia fideiussoria definitiva ai sensi dell’articolo 93, co. 8 del Codice, qualora il concorrente risulti affidatario. Tale dichiarazione di impegno non è richiesta alle microimprese, piccole e medie imprese e ai raggruppamenti temporanei o consorzi ordinari esclusivamente dalle medesime costituiti.”

2. Si conferma quanto indicato nel disciplinare di gara al punto 10 ed in particolare

“La garanzia provvisoria è costituita, a scelta del concorrente:

• omissis (...)

• fermo restando il limite all’utilizzo del contante di cui all’art. 49, co. del d.lgs 231/2007, in contanti, con bonifico, in assegni circolari, con bonifico in c/c bancario al seguente Codice IBAN IT 85 Y 02008 05403 000100764449 intestato all’Unione dei Comuni Valli del Reno, Lavino e Samoggia , specificando come causale: “CAUZIONE PROVVISORIA - PROCEDURA APERTA PER L'AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI DELLE PRATICHE EDILIZIE DEL COMUNE DI ZOLA PREDOSA – CIG 8946644C2D”;

• omissis (…)

L’importo della garanzia e del suo eventuale rinnovo è ridotto secondo le misure e le modalità di cui all’art. 93, co. 7 del Codice.

Per fruire di dette riduzioni il concorrente segnala e documenta nell’offerta il possesso dei relativi requisiti fornendo copia dei certificati posseduti.”

Si ricorda che l’importo deve essere esatto pertanto il 50% della garanzia sarà di € 2.005,00;

3. Si tratta di riversare, in ulteriori fascicoli (da 1 a 3), la documentazione comunque già da scansionare corrispondente ai sottofascicoli secondo le tipologie aggiuntive indicate nelle citate prescrizioni tecniche (IMPIANTI (L. 46/90, L.10/91, e collegati RR.AA.) VIGILI DEL FUOCO e/o STRUTTURE (C.A., sismica, ecc.) e/o SUPERAMENTO BARRIERE ARCHITETTONICHE (L. 13/89 e collegati));

4. Il punto 6 dei criteri di valutazione dispone: “Inserimento lavorativo di soggetti con disabilità o svantaggiati o disoccupati che contemperi efficienza e tutela del lavoratore”; tale punto non prende in considerazione solo la categoria dei soggetti svantaggiati, ma anche altre; non è appalto riservato;

5. Le caratteristiche professionali che deve possedere il Direttore Responsabile sono quelle indicate all'art. B.4 -Staff di progetto- del Capitolato Parte B, ossia: "tecnico professionista responsabile dell’intero processo lavorativo (Project Manager), in possesso di laurea in ingegneria edile, architettura, informatica o archivistica, diploma di geometra (o equipollente), in possesso di specifica esperienza e capacità professionale a garanzia della risoluzione delle problematiche tecniche ed organizzative relative al complesso ciclo; è richiesta un’esperienza pluriennale nella gestione di progetti di complessità simile nel settore della documentazione digitale del patrimonio culturale e archivistico."

La qualifica di Ragioniere Contabile corrisponde ad un diploma di istruzione secondaria superiore e costituisce titolo idoneo solo qualora sia accertato come equipollente al diploma di geometra, diversamente il requisito non è adeguato.

6. Sì è corretto

7. Le pratiche già digitalizzate non sono oggetto dell'appalto e in quanto tali non sono state considerate negli atti di gara.

8. Come indicato nella relazione di progetto, le pratiche sono identificate da una codifica univoca, in funzione della tipologia e dell’anno di presentazione (es. 1/C/2001).

Tutti i dati delle pratiche presenti in archivio, sono già inseriti nel gestionale ed indicizzati secondo i seguenti metadati disponibili:

a) numero e data di Protocollo generale;

b) numero e anno di PUT(ove esistente);

c) oggetto della pratica;

d) estremi catastali;

e) via, numero civico ed eventuale numero interno;

f) intestatario della pratica edilizia;

g) tipologia di atto (concessione, licenza, autorizzazione, Permesso di Costruire, SCIA, DIA, SCEA, CILA ecc.) ed eventuale numero di registro particolare.

Le pratiche così catalogate sono, inoltre, associate mediante un codice ecografico che identifica univocamente i relativi edifici.

Non è prevista la consegna all’aggiudicatario dei metadati.

Domanda : In relazione al Disciplinare di gara, art. 18.1 "Criteri di valutazione dell'offerta tecnica", punto 6 "Inserimento lavorativo di soggetti con disabilità o svantaggiati o disoccupati che contemperi efficienza e tutela del lavoratore", si chiede di chiarire quale siano i parametri discrezionali che costituiranno la valutazione dell'indicatore. Nello specifico, si chiede se: - i soggetti disoccupati saranno parificati ai soggetti svantaggiati - la valutazione terrà conto rispettivamente del numero totale delle figure dedicate al servizio, del numero totale delle ore dedicate al servizio, del numero totale delle figure di questa tipologia all'interno dell'azienda, etc

Risposta :

Il punto 18.1 del disciplinare di gara “Criteri di valutazione dell’offerta tecnica” al punto 6 recita: “Inserimento lavorativo di soggetti con disabilità o svantaggiati o disoccupati che contemperi efficienza e tutela del lavoratore”;

in merito ai quesiti si specifica che:

- i soggetti disoccupati saranno parificati ai soggetti svantaggiati: si conferma che le figure come indicate nel disciplinare sono in alternativa;

- la valutazione della commissione giudicatrice terrà conto di quanto vorrà indicare il concorrente con riferimento al criterio.