APPALTO DEL SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI DELLE PRATICHE EDILIZIE DEI COMUNI APPARTENENTI ALL’UNIONE DEI COMUNI BASSA REGGIANA – CUP F96G21000980006 – CIG 9447493DD8 – CPV 72252000-6

Domanda : Buongiorno, in relazione alla procedura in oggetto, si richiede se a fronte della richiesta di censimento delle pratiche e successiva digitalizzazione: - il conferimento della materialità e relativo censimento dovrà essere fatto sulla totalità dei 1340 metri lineari di archivio oppure - il conferimento, e quindi il censimento e digitalizzazione successiva, è circoscritto al solo 35% dei 1340 metri lineari dichiarati Cordiali saluti

Risposta :

Si conferma che il conferimento, e quindi il censimento e digitalizzazione successiva, è circoscritto al 35% delle pratiche edilizie dell'archivio cartaceo di ogni singolo Comune per complessivi (sulla totalità stimata di 1.340 ml). Si tenga conto che nel CSA art. B.2 è previsto che "L’Amministrazione Comunale si riserva in qualsiasi momento di modificare la suddetta tabella delle priorità di digitalizzazione, anche in relazione a sopravvenute esigenze non preventivabili aprioristicamente". Ma resta ferma la quantità, pari al 35% della lunghezza complessiva stimata (1340 ml.).

Domanda : 1) In riferimento all’“Allegato E – specifiche tecniche strutture di memorizzazione”, punto 2), si chiede conferma che la distinta di consegna sarà predisposta per ogni lotto dal personale dell’Ente. 2) In riferimento al “CSA Parte tecnica”, Art. B1, punto A), si chiede di chiarire la dicitura “il trasporto sarà a carico dei comuni dell’Unione”. Trattasi di refuso? 3) In riferimento al “CSA Parte tecnica”, Art. B1, punto E), si chiede conferma che la migrazione richiesta riguardi lo “storage”. 4) In riferimento al “CSA Parte tecnica” si chiede se la riconsegna sia da effettuare a bocca di magazzino come indicato all’Art. B1 punto I) oppure presso le strutture dell’Ente come indicato all’Art. B14. Nel secondo caso, si chiede inoltre di indicare se le strutture di consegna coincidano con le strutture di ritiro. 5) In riferimento al “CSA Parte tecnica” Art. B6 “certificazione della sede operativa” si fa presente che la Soprintendenza non rilascia “certificazione” ma una “autorizzazione” relativa agli spazi oggetto di lavorazione e deposito temporaneo, collegata specificatamente all’Ente, alle modalità di lavorazione richieste e proposte, al materiale oggetto di lavorazione, al contratto oggetto di affidamento; tale autorizzazione viene rilasciata dietro effettuazione di sopralluogo, in seguito alla comunicazione dell’Ente alla stessa Soprintendenza del luogo di destinazione del materiale specifico, successivamente all’affidamento del servizio. Considerato quindi che quanto richiesto potrà essere dimostrato solo successivamente all’affidamento, si chiede di chiarire il punto specifico e, allo stesso modo, si chiede di riformulare il punteggio tecnico previsto nel modello OEV punto 5.1.

Risposta :

Di seguito riscontro ai quesiti posti:

1. Si conferma che la preparazione dei lotti di faldoni e la correlata distinta di consegna (elenco pratiche che si forniscono lotto dopo lotto) è a carico dei Comuni;

2. No, Il trasporto è a carico, sia in fase di fornitura sia in fase di restituzione, della Stazione Appaltante. Si riporta quanto esplicitato nel CSA parte tecnica:

"A) ...Si specifica che la presa in carico dei faldoni avverrà presso la sede operativa dell'Aggiudicatario nella quale si effettuerà lo svolgimento dell'attività in quanto il trasporto sarà a carico dei comuni dell'Unione, con le modalità concordate fra le Parti e le prescrizioni dettate dalla Stazione Appaltante";

"I) restituzione e scarico, con riconsegna alle Amministrazioni Comunali, presso la sede operativa dell'aggiudicatario su appositi pallets e secondo le disposizioni impartite, della documentazione presa in carico, come previsto all'art. B.14".

3. La lettera E) dell'articolo del CSA citato significa che l'output digitale derivante dalla digitalizzazione e metadatazione degli archivi cartacei oggetto del presente bando, dovrà essere inviato al repository documentale dell'Ente (Unione dei Comuni della Bassa Reggiana) secondo le specifiche tecniche che verranno impartite; è necessario inoltre fare riferimento al paragrafo 4) dell'art. B.12, a pag 15 del CSA parte tecnica, dove sono presenti ulteriori indicazioni, oltre che all'Allegato E del bando. Nella migrazione si intendono il file storage system, il content management system, il database e le relative tabelle relazionali documentate;

4. Il trasporto è a carico, sia in fase di fornitura sia in fase di restituzione, della Stazione Appaltante; si riporta quanto esplicitato nel CSA parte tecnica: "I) restituzione e scarico, con riconsegna alle Amministrazioni Comunali, presso la sede operativa dell'aggiudicatario su appositi pallets e secondo le disposizioni impartite, della documentazione presa in carico, come previsto all'art. B.14". La consegna così come il prelievo del materiale documentale dovrà avvenire classicamente "a bocca di magazzino" presso la sede operativa del Digitalizzatore. Nell'art B.14, là dove si scrive "L’Aggiudicatario si farà carico del servizio di riconsegna del materiale, restituendo i faldoni e i registri nel rispetto dell'organizzazione archivistica originaria, secondo le indicazioni fornite dal Committente." ci si riferisce alla predisposizione su pallets secondo le indicazioni del Committente del materiale documentale destinato alla restituzione, che dovrà avvenire sempre a bocca di magazzino della sede operativa del Digitalizzatore.

5. Convenendo che non esiste una certificazione "continuativa" da parte della Soprintendenza con riferimento alla sede operativa di un'azienda che tratta di materiali documentali, tutelati per ragioni storiche, per custodia, trattamento, trasporto, digitalizzazione e metadatazione, rammentando che Unione/Comuni insieme alla Soprintendenza competente territorialmente o quella da essa delegata in quanto competente per l'approvazione del progetto, possono procedere in ogni caso con un sopralluogo congiunto al fine di verificare l'idoneità della sede operativa scelta per i lavori di digitalizzazione (rif. art B.6 CSA parte tecnica), si evidenzia che il punto 5.1 del modello OEV, che richiama con riferimento alla sede operativa il possesso di questo tipo di "certificazione/attestazione/autorizzazione", ha il fine di assegnare, se verificato, 4 punti aggiuntivi alle aziende che, oltre a possedere le "classiche" certificazioni obbligatorie secondo la normativa vigente (es CPI, dichiarazioni di conformità degli impianti, antincendio, ecc.), hanno anche già ottenuto un pregresso "atto di assenso" da parte di una o più Soprintendenze per il "trattamento" latu senso inteso di materiale documentale storico tutelato, in occasione di precedenti lavori eseguiti; qualora si possieda un provvedimento del genere, questo va a corrobare una già verificata precedente idoneità della sede e dei locali, oltre all'idoneità dell'azienda e delle sue procedure aziendali, oggetto di una verifica all'interno del precedente triennio, così come richiamato dall'art. 22 rubricato "Requisiti per la partecipazione" del CSA parte normativa, nel quale al punto 2) chiede testualmente di "aver svolto con esito positivo, nel triennio 2019 - 2020 - 2021, servizi analoghi all'oggetto del presente appalto per un valore complessivo nel triennio almeno pari a € 200.000,00 (al netto dell'Iva)".

Il funzionario del Servizio Appalti

(f.to Dott.ssa Giorgia Boni)

Domanda : Buongiorno, si inviano le seguenti richieste di chiarimento: 1. relativamente ai ML da digitalizzare , nel -CSA parte tecnica- pag.5, viene riportata la quantità in ML da digitalizzare("Dovranno essere digitalizzate il 35% delle pratiche complessive per ogni comune"), ovvero, 469ML del totale riportatto nel CSA che è di 1340 ML , mentre - nell'allegato C-schema del cronoprogramma - si riporta che deve essere digitalizzato "almeno" il 35% del totale, cioè un minimo del 35% del totale di 1340 ML. Si chiede conferma di quale delle 2 richieste riportate nei rispettivi documenti è da considerare 2. si richiede a quale distanza massima deve essere localizzata la sede operativa per la lavorazione grazie, saluti

Risposta :

Di seguito riscontro ai quesiti posti:

1. Si conferma che dovranno essere digitalizzate il 35% delle pratiche edilizie dell'archivio cartaceo di ogni singolo Comune (per questione di omogeneità e di pari trattamento fra i Comuni componenti l'Unione) per complessivi 469 ml stimati (sulla totalità stimata di 1.340 ml). Si tenga conto che nel CSA art. B.2 è previsto che "L’Amministrazione Comunale si riserva in qualsiasi momento di modificare la suddetta tabella delle priorità di digitalizzazione, anche in relazione a sopravvenute esigenze non preventivabili aprioristicamente". Ma resta ferma la quantità, pari al 35% della lunghezza complessiva stimata (1340 ml.);

2. In risposta al quesito si riporta il testo dell'art. B.10 del CSA parte tecnica, che utilizza "un parametro temporale per fissare una congrua distanza" della sede operativa di trattamento dei materiali documentali oggetto di custodia/deposito, digitalizzazione e metadatazione: sono fissate 5 ore dalla PEC da parte del Committente per l'esibizione fisica urgente della pratica cartacea richiesta da Organi di Vigilanza, intesi in senso lato:

ART. B. 10 – URGENZE ED ESIBIZIONE DELLA PRATICA FISICA CARTACEA:

"Per quanto attiene le richieste definite urgenti per esigenze dichiarate da parte di Tribunale, Procura della Repubblica, Organi di Vigilanza, Forze dell’Ordine (Carabinieri, Polizia, Guardia di Finanza, Corpo Forestale dello Stato, Vigili del Fuoco, ecc.) nell’espletamento delle loro funzioni relative ad indagini di Polizia Giudiziaria (per i quali deve essere garantita risposta immediata e spesso su supporto analogico cartaceo) deve essere garantito un trasporto immediato, al massimo entro le prime 5 ore della giornata lavorativa successiva alla richiesta effettuata tramite casella di posta elettronica certificata (PEC) del Committente, concordando con il Committente l'eventuale digitalizzazione preventiva alla restituzione della stessa. In questi casi non è ritenuta sufficiente la copia digitale della pratica nativamente “analogica” in quanto i richiedenti chiedono l’esibizione (in alcuni casi anche il sequestro ai sensi dei codici vigenti) della pratica originaria cartacea".

Domanda : Buongiorno, in relazione alla procedura in oggetto, si trasmettono le seguenti richieste di chiarimento: 1) si chiede se i trasporti per la restituzione per lotti del materiale al termine della digitalizzazione, sono da intendersi (come per presa per la consegna) organizzati e a carico della Stazione appaltante. Qualora altresì fosse, ovvero i trasporti dovessero essere organizzati ed a carico dell’aggiudicatario, si chiede se la consegna: a) dei pallet con le scatole sarebbe sul piano stradale o all’interno dell’edificio con riposizionamento dei faldoni negli uffici/archivi su scaffali/armadi; b) oppure c/o una sede deputata oppure vanno previste in consegna ad ognuno degli otto Comuni. 2) Si domanda qual’è il quantitativo complessivo ed effettivo di pratiche (oppure di metri lineari di archivio) da digitalizzare che l’aggiudicatario deve considerare per il servizio a contratto. Cordiali saluti.

Risposta :

Su indicazione del committente si riporta quanto segue:

1. Il trasporto è a carico, sia in fase di fornitura sia in fase di restituzione, della Stazione Appaltante. Si riporta quanto esplicitato nel CSA parte tecnica: "I) restituzione e scarico, con riconsegna alle Amministrazioni Comunali, presso la sede operativa dell'aggiudicatario su appositi pallets e secondo le disposizioni impartite, della documentazione presa in carico, come previsto all'art. B.14";

2. Le Informazioni in possesso della Stazione Appaltante circa il dimensionamento degli archivi cartacei assoggettati a digitalizzazione e metadatazione, in termini di metri lineari di archivio, di numero di pratiche stimate e di numero di faldoni qualora presenti, sono riportati nella tabella presente nell'Allegato B denominato "griglia tipo pratiche e correlata documentazione", così come anche nell'Allegato C denominato "schema del cronoprogramma"; in quest'ultimo è riportata inoltre la seguente nota afferente al presente bando di gara: "nel presente cronoprogramma si chiede di digitalizzare almeno il 35% del totale".

Il funzionario del Servizio Appalti

(f.to Dott.ssa Giorgia Boni)

Domanda : in relazione alla procedura in oggetto, si inoltrano a codesto spettabile Ente le seguenti richieste di chiarimento: 1. relativamente alle caratteristiche logistiche dei locali di conservazione per ciascun Comune. si chiede di indicare se i faldoni sono conservati in armadi o scaffali in locali uso archivio o ai piani, indicazione del piano di ubicazione, se presente montacarichi, se ci sono dei vincoli per il trasporto, tipologia di mezzi da utilizzare; 2. si richiedono le misure dorso medio del faldone; 3. nella relazione tecnica, al paragrafo relativo al censimento dei faldoni si domanda di chiarire cosa si intende quando si riporta: "Durante il censimento il sistema dovrà registrare le coordinate di archivio presso cui ciascun faldone/busta dovrà essere conservato e custodito durante tutta la durata della lavorazione"; 4. si chiede di confermare che il locale di stazionamento/archiviazione del materiale possa differire da quello deputato alla digitalizzazione; 5. nella relazione tecnica, al paragrafo relativo al censimento delle pratiche, si chiede di confermare che il censimento a livello delle singole pratiche debba essere svolto presso i locali del Cliente e sempre preventivamente allo spostamento della documentazione verso il sito di dematerializzazione; 6. si chiede quale formato dovrà avere il file definitivo contenente il dettaglio di tutte le pratiche da esternalizzare; 7. nell’allegato E “Specifiche tecniche e strutture di memorizzazione” al punto 2 si chiede di chiarire se la preparazione del lotto di faldoni, chiamato “unità fornitura pratiche”, comprensivo dell’elenco dei faldoni sia in carico all’aggiudicatario o al Cliente; 8. si chiede se al termine della digitalizzazione la documentazione debba essere restituita al Cliente e, se sì, con che modalità.

Risposta : Di seguito riscontro ai quesiti posti:

Domanda : Le chiedo di indicarmi cortesemente, a seguito di quanto riportato all’art. A. 3 secondo paragrafo, qual è la data desiderata o meglio il periodo desiderato di inizio del servizio.

Risposta :

Si richiede l'attivazione del servizio entro e non oltre 30 giorni dall'aggiudicazione del servizio.

Cordiali saluti

Il funzionario del Servizio Appalti

(f.to Dott.ssa Giorgia Boni)