Procedura Aperta per affidamento del Servizio di gestione dell'Archivio documentale cartaceo.

Domanda : 1) Con riferimento alla colonna “valori minimi salariali orari lordi contrattuali x unità” del foglio “Costi della Manodopera” dell’allegato 8 “Scheda di offerta economica”, si chiede se il valore che deve essere indicato sia da riferirsi al valore medio orario tabellare del CCNL di riferimento, oppure sia il valore orario medio desumibile dalle tabelle pubblicate dal Ministero del Lavoro per il CCNL di riferimento alla luce del fatto che i “valori salariali orari lordi effettivi”, rappresentando il costo pieno effettivo aziendale sia maggiormente confrontabile con il valore ministeriale che tiene conto anche di oneri accessori, imposte, ferie, tredicesima, quattordicesima, quota TFR, ecc. 2) Con riferimento alla cella “importo totale SEMESTRALE del costo del lavoro relativo all’offerta presentata” del foglio “Costi della Manodopera” dell’allegato 8 “Scheda di offerta economica”, si chiede di confermare che il valore da indicare sia quello semestrale e non quello annuale o quadriennale (che sarebbe maggiormente coerente con la durata dell’appalto). 3) Con riferimento alla cella “Specificare in percentuale i costi relativi alla sicurezza che sono già inclusi nel prezzo complessivo di offerta riferito all'intero lotto (ex art. 108, comma 9 del d.lgs. 36/2023), in cifre:” del foglio “Scheda offerta economica” dell’allegato 8 “Scheda di offerta economica”, si chiede di confermare che il valore da indicare sia riferito all’intera durata quadriennale dell’appalto. 4) Si chiede di confermare che le giustificazioni relative alle voci di prezzo e di costo non siano obbligatorie in questa fase di gara e che potranno essere presentate successivamente dall’impresa aggiudicataria 5) Con riferimento al Disciplinare di Gara, art. 17, criterio di valutazione n. 3 “Caratteristiche dell’immobile sede dell’attività e Dotazioni strumentali e di sicurezza utilizzate” si chiede di confermare che per quanto riguarda la dimostrazione del rispetto delle normative, i certificati di sicurezza degli impianti e le certificazioni necessarie ai fini dell’archiviazione documentale siano equiparabili ad una autodichiarazione dell’impresa che attesta il rispetto di tali normative. In caso contrario di chiede di specificare il dettaglio delle tipologie di certificati che vengono richiesti. 6) Con riferimento alla pag. 47 del Disciplinare di Gara, laddove si riporta che “Il punteggio di qualità assegnato secondo le modalità sopraindicate verrà riparametrato assegnando punti 80 al punteggio più elevato e punteggi proporzionali alle altre offerte, secondo la seguente formula:” si chiede di confermare che il punteggio più elevato di 80 sia un refuso e che la frase corretta sia “Il punteggio di qualità assegnato secondo le modalità sopraindicate verrà riparametrato assegnando punti 60 al punteggio più elevato e punteggi proporzionali alle altre offerte, secondo la seguente formula:”. 7) Si chiede di confermare che la stazione appaltante non abbia stimato il costo della manodopera, ovvero in caso contrario, si chiede di avere indicazione di tale costo stimato dalla stazione appaltante. 8) Si chiede di confermare che il prezzo offerto con riferimento all’importo previsto per il servizio di trasporto, una tantum, di tutto il materiale presente negli attuali archivi (di importo massimo pari a 70.000 euro) non contribuisca all’assegnazione del punteggio economico delle ditte offerenti 9) Si chiede di confermare che il materiale che dovrà essere prelevato dall’archivio dell’attuale fornitore sarà messo a disposizione della ditta subentrante posizionato a bocca di magazzino già sistemato su pallet con altezza massima pari a 170 cm (inclusa pedana) con apposizione del relativo film estensibile pronto per il carico nel mezzo di trasporto. 10) Con riferimento a pag. 9 del Capitolato Speciale, dove viene riportato che “Al momento dell’aggiudicazione del seguente appalto la Ditta appaltatrice prenderà in carico, per l’Azienda Usl di Modena, i metri lineari espressi in premessa e, per l’Ospedale di Sassuolo, i metri lineari corrispondenti a quelli indicati in premessa oltre a tre annualità di documentazione giacente negli archivi aziendali.” Si chiede di confermare che i metri lineari “espressi in premessa” siano riferiti alla giacenza presente presso l’attuale gestore del servizio e che il materiale relativo alle “tre annualità di documentazione giacente negli archivi aziendali” sia da prelevare presso le varie sedi indicate in tabella di pag. 9 e 10. Si chiede inoltre di avere il quantitativo espresso in metri lineari di tale materiale riferito alle 3 annualità citate. 11) Con riferimento alla documentazione di nuova produzione che dovrà essere periodicamente ritirata dalla ditta affidataria (3.500 ml/anno per la USL e 400 ml/anno per l’Osp. di Sassuolo) si chiede di avere il dettaglio diviso per ogni singola struttura di ritiro. 12) Con riferimento a pag. 13 del Capitolato Speciale dove viene riportato che “La Ditta appaltatrice dovrà indicare, in sede di offerta tecnica e in relazione alle cartelle cliniche, le modalità di verifica sulla reale corrispondenza tra la dicitura apposta sulle unità documentali dal personale delle Aziende Committenti e l’effettivo materiale contenuto all’interno delle singole confezioni.” Si chiede di specificare cosa si intenda con il termine “unità documentali” e cosa si intenda con il termine “singole confezioni” anche con alcuni esempi e/o immagini fotografiche. 13) Si chiede se le cartelle cliniche di nuova produzione che dovranno essere ritirate dispongono di un codice a barre univoco identificativo apposto nel frontespizio e se possibile avere una immagini dello stesso. 14) A pag. 14 del Capitolato Speciale vengono specificati i quantitativi annuali delle ricerche con procedura ordinaria (3.000 per la USL e 250 per l’Osp. di Sassuolo). Si chiede di specificare anche il numero delle ricerche con procedura urgente. Si segnala che tali richieste non sono contemplate nella scheda di offerta economica che si chiede quindi di integrare. 15) Si chiede di dettagliare per ciascuna struttura il numero annuale delle 3.000+250 ricerche previste diviso per: - consegna documento in originale con procedura ordinaria; - consegna documento in originale con procedura urgente; - Invio telematico copia conforme del documento con procedura ordinaria; - Invio telematico copia conforme del documento procedura urgente. 16) Si segnala che, alla luce dei livelli di servizio richiesti, il costo massimo previsto per il “servizio di consegna materiale”, pari a 9,27 euro a consegna non consente neppure la mera remunerazione dei costi del carburante senza contare le ore/uomo, l’utilizzo dei mezzi di trasporto e le altre spese a maggior ragione per quanto concerne le richieste urgenti che non sono neppure effettuabili con servizi di corriere espresso. Si chiede pertanto di adeguare tale valore massimo ai valori normali di mercato e di adeguare di conseguenza la base d’asta. Si consideri ad esempio, nell’ipotesi di un archivio situato ad Ovada (come l’attuale), il solo tempo di percorrenza stradale andata+ritorno risulta essere pari ad almeno 5 ore per una percorrenza di oltre 480 km. Solo il carburante costerebbe almeno 45 euro. 17) Con riferimento alla voce “Costo Digitalizzazione 1 foglio (Fronte/Retro)” del foglio “Scheda offerta economica” dell’allegato 8 “Scheda di offerta economica”, si chiede di specificare all’interno del Capitolato speciale dove sia stata descritta tale attività che sembra riferirsi ad una attività di digitalizzazione. Si tratta della digitalizzazione cosiddetta on demand nel caso in cui venga richiesta una ricerca con invio telematico e che quindi rientra all’interno del capitolo 3, punto e)? In caso affermativo, tale corrispettivo verrà riconosciuto in aggiunta al corrispettivo previsto per la ricerca? 18) Alla luce della complessità della procedura di gara ed alle numerose richieste di chiarimenti sopra esposte, al fine di permettere di predisporre una offerta tecnico-economica il più possibile adeguata alle esigenze di codesta spett.le USL e di favorire la massima partecipazione delle possibili ditte interessate, si chiede una proroga di almeno 20 giorni dei termini per la presentazione delle offerte.

Risposta : Si invia in allegato file con domande e risposte.

Domanda : Buongiorno, si chiedono i seguenti chiarimenti: 1. Si chiede conferma che il coefficiente pari a 0,25 indicato nella formula per il calcolo del punteggio economico sia da intendersi come esponente, cioè: ??e(i)=40*(??i/????????)^0,25. In caso contrario si chiede di verificare la correttezza della formula indicata. 2. Si chiede conferma che la documentazione custodita presso gli archivi del fornitore uscente sarà consegnata dal fornitore uscente preparata in scatole di cartone dotate di barcode, organizzate e rivestite con film plastico su pallet e messe a disposizione a bocca di magazzino, corredate da database informatico indicante il contenuto di ciascuna scatola. 3. Si chiede di indicare la dimensione dei contenitori di cartone in cui è conservata attualmente la documentazione. 4. Si chiede conferma che le scatole saranno corredate da database di inventariazione utile a gestire le successive attività di consultazione e scarto dell'Azienda Committente. 5. In merito alle attività di riordino e catalogazione citate nel capitolo a pagina 9, capitolo 3.a.I, si chiede conferma che non sia richiesto aprire le singole scatole e che grazie al database di inventariazione che verrà condiviso ed alla posizione di archivio gestita tramite il portale verrà gestito un riordino logico della documentazione al fine di rendere fruibile e ricercabile il materiale. In caso negativo si chiede di specificare quali attività sono richieste. 6. Si chiede di indicare per ciascuna sede il quantitativo di documentazione da prendere in carico per ciascuna delle sedi delle Aziende Committenti indicato solamente nel numero complessivo di 3500 metri lineari per AUSL e 400 metri lineari per Sassuolo. 7. Si chiede di chiarire se il quantitativo di documentazione attualmente custodita presso il fornitore uscente in quanto sono presenti dati contrastanti: a. Nel file excel Allegato 8 è indicata una quantità di 57.000 metri lineari per AUSL e 5.600 metri lineari per Sassuolo; b. Al punto 3.a.I (pagina 8 del capitolato) è indicato 56.000 metri lineari per AUSL e 4500 metri lineari per Sassuolo. 8. Si chiede di specificare se la documentazione presente presso le sedi delle Aziende Committenti sia già condizionata in contenitori di cartone. In caso di conferma si chiede di specificare le dimensioni dei contenitori. 9. Si chiede di confermare che le Aziende Committenti sono dotate di un database contenente tutti gli indici ricerca (tra cui le “Informazioni minime da trattare” di cui al punto 3.b, pagina 10 del capitolato) necessari per la rintracciabilità documentazione attualmente custodita presso le sedi delle Aziende Committenti e che lo stesso sarà messo a disposizione del fornitore aggiudicatario. 10. Si chiede di indicare se sia richiesta una periodicità minima per i servizi di ritiro dei documenti di nuova produzione. Si resta in attesa di Vs. cortese riscontro. I migliori saluti

Risposta : Si invia in allegato file con domande e risposte.

Domanda : id domanda 1 Con riferimenti ai chiarimenti da Voi pubblicati e facendo riferimento alla frase: L’attuale fornitore consegnerà il materiale sciolto a bocca di magazzino (modalità invero mai riscontrata precedentemente) si chiede cortesemente di confermare che l'attuale outsourcer provvederà a fornire un'area di lavorazione esterna all'Archivio ma in grado di proteggere persone e materiale durante le operazioni di imballaggio, filmatura e pallettizzazione dello stesso 2 Cortesemente si chiede di indicare se le scatole di documentazione archiviata attualmente presso il precedente fornitore sono in buone condizioni di conservazione oppure si chiede in quale percentuale necessitino di essere sostituite (reboxing) 3 Si chiede cortesemente di confermare che il DB di catalogazione sarà fornito dal precedente outsourcer in formato digitale processabile (excel, access, ecc.) 4 Si chiede cortesemente di confermare che la documentazione pregressa è stata già catalogata da precedente fornitore con i criteri di riordino e catalogazione richiesti dalla stazione appaltante nella presente gara di appalto, e se quindi sarà sufficiente importare e uniformare i database di catalogazione forniti dal precedente fornitore sul nuovo sistema informatico previe le operazioni di spunta e controllo 5 Si chiede di confermare che operazioni di controllo iniziale del materiale preso in carico dal precedente outsourcer debbano essere effettuate a livello di scatole per tutto il materiale e a livello di contenuto delle scatole solo in percentuale. In tale caso indicare un numero di scatole da aprire e controllare (1%, 3%?) 6 Si chiede di specificare per ogni sede (aziendale e del fornitore) oggetto di ritiro la quantità di metri lineari da ritirare per la prima presa in carico della documentazione pregressa 7 Si chiede cortesemente di specificare la distribuzione per ogni sede aziendale dei metri lineari oggetto di ritiro per le prese in carico periodiche di nuova documentazione (anche una stima di massima) 8 A pag. 13 del capitolato si legge che tramite la piattaforma informatica il nuovo fornitore dovrà trasmettere copia conforme dei documenti qualora richiesti: si chiede di specificare cosa se si intende che l'outsourcer deve provvedere a certificazione di processo tramite pubblico ufficiale (notaio). In tal caso a chi è a carico la scelta e l'onorario del notaio? 9 Dalle risposte fornite ci sembra di comprendere che le richieste di originali (in particolare le urgenze) siano assolutamente residuali, si prega di confermare. Siamo a richedere cortesemente la spiegazione dell'unità di misura utilizzata (3 Kg): dobbiamo intendere che l'attuale outsourcer accorpa le richieste di diverse CC in pacchi standard da 3Kg e li invia via Corriere? 10 A pag. 14 del Capitolato si legge "Di norma, viene consegnato al richiedente l’intero contenitore e non solo il documento richiesto": cosa si intende per contenitore, l'intera scatola oppure il fascicolo o faldone? 11 Si chiede conferma che per servizio di fotocopiatura della documentazione si intende la scansione e la pubblicazione o l'invio via mail della documentazione in copia digitale 12 Si chiede conferma che al documento di offerta tecnica debbano essere allegati i seguenti certificati: abitabilità, certificato di prevenzione incendi, certificato di sicurezza degli impianti e certificazioni necessarie ai fine dell’archiviazione documentale 13 Al punto IV "Gestione della presa in carico dei documenti", pag. 5, del paragrafo A) SERVIZIO DI ACQUISIZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DELLE AZIENDE COMMITTENTI del Capitolato Speciale, si legge quanto segue: "La Ditta appaltatrice ritirerà, dalle varie postazioni archivistiche delle Aziende Committenti, il materiale già catalogato ed etichettato per l’archiviazione. La predisposizione del suddetto materiale è approntata dal personale delle Aziende Committenti mentre la Ditta appaltatrice dovrà provvedere al caricamento dei documenti sui propri sistemi elettronici". Si chiede pertanto se la voce dello Schema di Offerta economica relativa al "Costo per catalogazione cartelle cliniche" (riga 4) comprenda solo il costo di caricamento dei dati della cartella clinica nel sistema informatico messo a disposizione 14 Con riferimento allo Schema di offerta economica si chiede cortesemente di indicare se la voce relativa alla digitalizzazione deve intendersi relativo ai materiale oggetto delle 3250 ricerche annue ovvero specificare a quale materiale ci si riferisce 15 Per quanto riguarda la voce dello Schema di Offerta economica "Costo per ogni servizio di consegna materiale", si chiede si specificare se per consegna si intende quella della documentazione richiesta in originale o quella del materiale vario (scatole, barcode, ecc.). Si chiede inoltre di specificare che la consegna possa essere effettuata tramite primario corriere nazionale? 16 Per quanto riguarda la voce dello Schema di Offerta economica "Costo per ogni servizio di consegna materiale", il volume di 500 consegne si riferisce a 500 scatole oppure cartelle cliniche? A pag. 14 del Capitolato Speciale paragrafo E), infatti si legge "Di norma, viene consegnato al richiedente l’intero contenitore e non solo il documento richiesto" 17 Relativamente ai costi della manodopera si chiede cortesemente dove sono descritti nel Capitolato i profili professionali richiesti si ringrazia per l'att.ne cordiali saluti FDM

Risposta : Si inviano in allegato le risposte.

Domanda : Si chiede di confermare l'importo di 165€ in favore dell'Anac in quanto l'avviso di pagamento generato in automatico riporta un importo differente pari a 220€

Risposta : Buongiorno,

Domanda : Buongiorno, calcolando il 2% sul valore globale stimato dell'appalto di € 6.099.146,20 cosi come indicato sul disciplinare di gara, il valore della garanzia provvisoria non corrisponde a quanto da voi indicato all'articolo 9 del disciplinare stesso. Si resta in attesa di riscontro. Cordiali saluti

Risposta : Buon pomeriggio,

Domanda : Buongiorno, con la presente si chiede di indicare l'esatto valore contrattuale su cui calcolare la cauzione provvisoria. In attesa di un vostro cortese riscontro. si porgono Cordiali Saluti

Risposta : Buongiorno,

Domanda : 1. Si richiede il numero dei dipendenti attualmente attivi sul servizio, il CCNL, il monte ore settimanale, il livello e gli scatti di anzianità 2. Si richiede il numero delle richieste di consultazione in formato cartaceo rispetto al numero totale delle consultazioni stimate

Risposta : Buongiorno,

Domanda : • Si chiede di indicare le misure delle scatole (e la sua corrispondenza in metri lineari) utilizzate dall’attuale gestore dei servizi; • Si chiede di sapere se la documentazione pregressa custodita presso l’attuale gestore dei servizi verrà bancalizzata e messa a bocca di magazzino. Se bancalizzata, si chiede di conoscere il numero di bancali che verranno prodotti e il numero di scatole contenuto in ogni singolo bancale; • Si chiede di sapere se l’attuale gestore dei servizi è dotato di ribalte o muletti per il caricamento dei mezzi di trasporto; • Si chiede di specificare se il numero annuo di consultazioni in modalità ordinaria indicato sul Capitolato Speciale si riferisca solamente alle richieste con consegna in originale oppure anche in formato digitale e in tal caso si chiede di specificare le quantità per tipologia.

Risposta : Buongiorno,

Domanda : Chiediamo chi sia l'attuale gestore dei servizi oggetto della procedura Cordiali saluti

Risposta :

Buongiorno,

l'attuale gestore è:

FORMULA SERVIZI SOC. COOP.

Via Monteverdi, 31

47122 Forlì

P.Iva 00410120406

Saluti