S.U.A.Q. PROVINCIA DI VICENZA PER CONTO DEL COMUNE DI DUEVILLE - SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO SETTORE EDILIZIA PRIVATA – URBANISTICA

Domanda : 1 Capitolato, ART 1 par 2.1 Prelievo delle pratiche Relativamente alle 2 sedi di prelievo (immobile presso stazione ferroviaria e Palazzina Piazza Monza) si chiede di indicare eventuali difficoltà logistiche: piano laddove non indicato, presenza di ascensore/montacarichi, rete elettrica disponibile, spazio di accesso con furgone, se zona ZTL, ecc. 2 Capitolato, ART 1 par 2.1 Prelievo delle pratiche Si chiede di indicare la stima dei metri lineari presenti in ciascun immobile 3 Capitolato, ART 1 Come sono ordinate ad oggi le pratiche in entrambi gli archivi? Qual è il criterio di riordino fisico auspicato a fine lavorazione? 4 Capitolato, ART 1 Al momento della riconsegna i faldoni di pratiche devono essere riposizionati all'interno degli scaffali dall'aggiudicatario oppure vanno solo consegnati al piano e ci pensa il personale del Comune? 5 Capitolato, ART 2 par 2.3 Formati e prescrizioni Tecniche Cosa intendete con l'espressione: "I formati e le caratteristiche dei file risultato della digitalizzazione ne devono permettere la successiva conservazione a norma di legge secondo gli standard stabiliti dal Manuale di Conservazione dell’amministrazione Comunale". Vi aspettate che le immagini e i dati siano confezionati in pacchetti che possono essere riversati su sistema di conservazione a norma a voi già in uso? Potete condividere il vostro manuale di conservazione? 6 Capitolato, ART 2 par 2.3 Formati e prescrizioni Tecniche Si chiede conferma che in output vi aspettiate 1 pdf a documento. Se la consegna è a documento, si chiede conferma che la seguente interpretazione sia corretta: le tipologie documentali vanno ricondotte a queste fasi "Presentazione", "Istruttoria", "Integrazioni", "Rilascio", "Inizio Lavori", "Fine Lavori", “Agibilità”. Pertanto si creerà un pdf a documento con eventuale progressivo se in una fase sono presenti più documenti 7 Capitolato, ART 2 par 2.3 Formati e prescrizioni Tecniche Relativamente agli elaborati grafici, vi aspettate 1 pdf a tavola? Oppure tutti gli elaborati grafici di una pratica devono essere accorpati? 8 Capitolato, ART 2 par 2.3 Formati e prescrizioni Tecniche Con l'espressione "Il riversamento dei dati dovrà essere assicurato in due modalità di trasferimento massivo di dati, sia attraverso lo scarico da piattaforma web" si intende che l'aggiudicatario dovrà fornire immagini e dati su un portale di consultazione da cui il Comune li potrà scaricare (oltre alla consegna tramite supporto fisico)? Valutate eventualmente la consegna di immagini e dati tramite SFTP con accesso sicuro in alternativa al portale dato che avete già un gestionale interno? 9 Capitolato, ART 2 par 2.4 Verifica di coerenza A seguito della verifica di coerenza richiesta tra DB comunale e pratiche lavorate, si chiede in quale formato venga fornito il DB e se vi aspettate un file di riepilogo delle anomalie riscontrate 10 Capitolato, ART 2 par 2.6 Ricostruzione della cartellina Relativamente alla ricostruzione della cartellina (o rinormalizzazione), i documenti devono essere ripristinati esattamente con la rilegatura originaria o per ottimizzazione possono essere inseriti nel faldone senza pinzature (dato che vengono digitalizzati e che quindi la carta verrà meno consultata)? 11 Capitolato, ART 2 par 2.8 Certificazione di processo Se la verificazione di processo deve precedere l'attività di scansione vera e propria e se il prelievo della documentazione da digitalizzare deve avvenire in lotti sequenziali (con riconsegna di un lotto prima della presa in carico del successivo), sarà il Comune a selezionare i campioni di pratiche da verificare e l'aggiudicatario verrà a prelevarli per poterli verificare? E' corretta come interpretazione? 12 Capitolato, ART 2 DIVISIONE IN BLOCCHI E FASI DI LAVORO All'interno della fase di start up deve essere effettuata la verificazione sul processo (propedeutica alla successiva certificazione da parte di PU): corretto? 13 Capitolato, ART 4 RIORDINO FISICO E LOGICO DEGLI ARCHIVI Si chiede conferma che il riordino fisico possa essere fatto lotto per lotto dopo la fase di trasferimento presso la sede dell'aggiudicatario e che consista nell'accorpamento di eventuali pratiche fuori posto al faldone giusto. Per il resto va tenuto l'ordine iniziale della pratica: è corretto? Come ci si deve comportare se una pratica fuori posto viene ritrovata successivamente ma afferisce a un lotto già lavorato e restituito? E' una casistica possibile? 14 Capitolato, ART 4 RIORDINO FISICO E LOGICO DEGLI ARCHIVI Per evitare problemi di detta specie, è possibile prendere in carico massivamente l'archivio e custodirlo in sicurezza fino a termine lavori, garantendo l'accesso agli atti nei tempi stabiliti? 15 Capitolato, ART 4 RIORDINO FISICO E LOGICO DEGLI ARCHIVI La casistica delle pratiche fuori posto è frequente (es. 1 pratica a faldone o di più)? I documenti all'interno di una pratica sono invece tutti e sempre accorpati, quindi non si verifica il caso di 'documenti fuori posto'? 16 Capitolato, ART 4 RIORDINO FISICO E LOGICO DEGLI ARCHIVI L'inventario citato nell'art 4 potrà essere prodotto durante la fase di digitalizzazione? 17 Capitolato, ART 5 URGENZE ED ESIBIZIONE DELLA PRATICA FISICA CARTACEA Quante sono le richieste di consultazione in originale mediamente in un anno? 18 Capitolato, ART 6 ACCESSO AGLI ATTI A PRATICHE IN FASE DI DIGITALIZZAZIONE Qual è la procedura nel caso in cui una pratica da scansionare con urgenza sia all'interno di un lotto non ancora ritirato? Il comune invierà detta pratica all'aggiudicatario con corriere a proprie spese per la successiva scansione? Oppure il Comune in questi casi si occuperà in autonomia della scansione? 19 Capitolato, ART 6 ACCESSO AGLI ATTI A PRATICHE IN FASE DI DIGITALIZZAZIONE Quante sono mediamente in un anno le richieste di accesso agli atti da evadere in digitale? 20 CHAIRIMENTO PI527156-25 RICEVUTO: N. 2 Nel chiarimento 2) PI527156-25 ricevuto in data 03/12/25 si legge che “non c'è una stima delle pratiche edilizie”, mentre nell’Allegato_RELAZIONE_COSTO_MANODOPERA leggiamo: “Sul piano quantitativo le pratiche edilizie complessivamente presenti negli archivi ammontano a circa 50.000 unità”. Potete confermare se il dato delle 50.000 pratiche edilizie è confermato e attendibile? 21 SOPRALLUOGO da sopralluogo risulta un discreto quantitativo di faldoni ammalorati da acqua: si chiede su questi che trattamenti siano richiesti e se, qualora le pagine fossero evidentemente non leggibili o attaccate, si possano non scansionare per evitare l'ulteriore compromissione del supporto cartaceo.

Risposta :

Domanda : Spett.le Stazione Appaltante, Con la presente si inviano le seguenti richieste di chiarimento: - Si chiede se nel computo delle 12 pagine dell’offerta tecnica rientrano anche le certificazioni oppure se sia possibile inserirle come allegato della relazione tecnica insieme ai CV e quindi non rientrare nel computo delle 12 pagine - In relazione alla ricollocazione del materiale post scansione si chiede se debba essere riposizionato con lo stesso ordine con cui è stato prelevato - Si chiede di indicare il numero complessivo delle pratiche da digitalizzare, da quanti documenti di media sono costituiti, la foliazione media e a quanti faldoni corrispondono - Si chiede di chiarire se sia corretto interpretare che deve essere creato 1 file pdf/A per ciascuna tipologia documentale, ad esempio nel caso in cui all’interno di una pratica ci fossero 3 documenti: la Licenza, l’Atto formale e la concessione, a fronte di 3 documenti dovrà essere costituito 1 un file pdf/A? Cordiali saluti

Risposta :

Domanda : Buongiorno, si chiedono i seguenti chiarimenti: 1. Si chiede di indicare il N. di pratiche distinguendo tra pratiche edilizie e pratiche urbanistiche. 2. Si chiede di indicare gli estremi cronologici delle stesse. 3. In merito all’attività di “indicizzazione dei documenti costituenti le pratiche che andrà ad arricchire ed integrare le informazioni già presenti nel data base gestionale dell’archivio”, si chiede: ? conferma che sarà fornito il DB estratto dal gestionale con elenco di tutte le pratiche e relativi metadati ? di indicare gli indici con i quali sono attualmente indicizzate le pratiche nel gestionale HALLEY ? quali sono gli indici aggiuntivi che andranno integrati per ciascuna pratica 4. Si chiede se, per ciascuna pratica, è richiesta la generazione di più file distinti tanti quanti sono riconducibili alla lista delle categorie a pag. 4 (Istanze, Titoli edilizi, agibilità, ecc), che possono essere intese come classi documentali appartenenti alla pratica madre N. xxx. 5. Pag. 5 CSA: Relativamente alla nomenclatura dei file, si chiede conferma che il dato “FASE RICHIESTA DOCUMENTO-PROGRESSIVO” potrà essere reperito dal DB fornito preliminarmente al fornitore o direttamente dal sistema halley o alternativamente chiarire da dove può essere desunto. 6. Pag. 5 CSA è scritto: “La nomenclatura dei file dovrà rispettare il seguente formato: D379_ANNO PROTOCOLLO_TIPO PRATICA_NUMERO PROTOCOLLO_NUMERO PRATICA_FASE RICHIESTA DOCUMENTO-PROGRESSIVO dove per “fase richiesta documento” si intendono le fasi che possono essere assegnate ai documenti nella sezione ALLEGATI delle pratiche in HALLEY ("Presentazione", "Istruttoria", "Integrazioni", "Rilascio", "Inizio Lavori", "Fine Lavori", “Agibilità”). Per ogni fase dovrà quindi essere generato un unico file pdf/A completo di eventuali elaborati grafici” Si chiede di chiarire questo passaggio: “Per ogni fase dovrà quindi essere generato un unico file pdf/A completo di eventuali elaborati grafici.” Si chiede conferma che tale nomenclatura si riferisca ai file delle categorie che compongono la pratica “madre”. 7. Pag. 6 - D) Trasferimento nel sistema di archiviazione comunale: Il riversamento dei dati dovrà essere assicurato in due modalità di trasferimento massivo di dati, sia attraverso lo scarico da piattaforma web e sia con la consegna di supporto ottico fisico non modificabile (CD o DVD). Relativamente alla prima modalità - scarico da piattaforma web – si chiede conferma che possa essere considerata idonea la trasmissione dell’archivio immagini, corredato da file guida metadati, mediante canale sicuro sFTP. 8. Relativamente all’attività di riordino (art. 4 del CSA –“Durante tutta la fase del lavoro di digitalizzazione dei documenti, sarà possibile l’individuazione delle “pratiche fuori posto” (attualmente irreperibili), che andranno riordinate all'interno delle unità di conservazione (faldoni), rispettando l’ordinamento ed il vincolo archivistico esistenti.”). Per consentire ai concorrenti una corretta quantificazione dei costi, si chiede: - di quantificare (in percentuale o in N. stimato) le pratiche “fuori posto” che potranno richiedere attività di riordino fisico. - conferma che tale attività sia contestuale alla digitalizzazione quindi da svolgere presso la sede dell’affidatario successivamente alla presa in carico. 9. Al punto 2.6) Ricostruzione della cartellina è richiesto che “gli elaborati scansionati dovranno essere riposti nella cartellina principale nell’ordine originale, completi di punti metallici o altro sistema di raccolta che fosse stato rimosso per consentire le operazioni di scansione.” Si chiede conferma che sia sufficiente ripristinare i documenti posizionandoli nello stesso ordine esistente prima della scansione lasciando il foglio separatore utilizzato per la lavorazione. 10. Per la corretta stima dei costi assicurativi relativi al trasferimento (polizza chiodo a chiodo) si chiede una stima del valore dei beni trasportati. 11. A pag. 8 del CSA: “L’affidatario produrrà un rapporto di verificazione sottoscritto dallo stesso ..”. Si chiede se è richiesta la verificazione da parte dell’affidatario o la certificazione di processo. Nel secondo caso, stante che è richiesta la presenza di pubblico Ufficiale/Notaio, si chiede se questo dovrà essere messo a disposizione dall’affidatario o sarà reso disponibile dal Comune. 12. Pag. 6 - punto 2.6: “In caso di mancanza del record della pratica nel Registro digitale delle pratiche, o altro file di riepilogo fornito dall’Amministrazione, è possibile eseguire la metadatazione, inserendo all’interno del file XLS di cui al punto 2.3 C), un record con almeno i seguenti dati ecc”. Si chiede di fornire una stima del N. pratiche non censite per le quali è richiesta indicizzazione ex novo. 13. Relativamente all’attività di redazione dell’inventario sommario (art. 4 del CSA “Sarà necessario produrre un inventario sommario riguardante tutta la documentazione costituente l’archivio cartaceo oggetto di scansione, e che conterrà le schede descrittive dei complessi archivistici presenti. Le schede dovranno contenere, per ciascuna partizione (serie e sottoserie), gli estremi cronologici e la consistenza fisica sino a livello delle singole unità di conservazione.”). Si richiede di sapere quante e quali sono le serie e sottoserie costitutive il fondo. 14. Si chiede si specificare in tale sede quali siano le eventuali prescrizioni della Soprintendenza di Venezia avuto riguardo ai locali da mettere a disposizione (rif. art. 1 csa) in quanto le relative prescrizioni potrebbero generare costi non preventivati al momento della sottomissione delle offerte. 15. La documentazione di gara fa riferimento a diverse Soprintendenze: si chiede di specificare se trattasi di quella di Venezia, di Trento o quella di Verona Rovigo e Piacenza in quanto le richieste sono diverse. Un saluto

Risposta :

Domanda : AI SENSI ART.106 COMMA 8 L'IMPORTO DELLA GARANZIA E' RIDOTTO DEL 30% IN CASO DI POSSESSO DELLA CERTIFICAZIONE DI QUALITA' UNI CEI ISO 9000, UNI CEI EN 4500 E UNI EN ISO/IEC 17000. PER LA RIDUZIONE BISOGNA ESSERE IN POSSESSO COMTEMPORANEAMENTE DI TUTTE TRE LE CERTIFICAZIONI O E' SUFFICIENTE AVERNE UNA DELLE TRE?

Risposta :

Domanda : Buongiorno, si chiede - se il punteggio attribuito per il possesso della certificazione UNI PdR 125:2022 può essere ottenuto anche con una dichiarazione emessa dall'ente certificatore che si è già intrapreso il percorso e che si hanno i requisiti per l'ottenimento. - se i CV del team debbano rientrare nelle 12 facciate dell'offerta tecnica o se possano essere allegati oltre le facciate esplicitate. Cordiali Saluti

Risposta :

Salve,

in merito ai quesiti presentati si precisa quanto segue:

- al fine di ottenere il punteggio premiale relativo al possesso della certificazione UNI PdR 125:2022, è necessario che essa sia già posseduta dallo stesso al momento della domanda di partecipazione;

- per l'attribuzione del punteggio di cui alla lett. B) del punto 11.1 del Disciplinare di gara non è necessaria l'allegazione dei curricula, essendo sufficiente una breve esposizione che metta in luce la professionalità richiesta. Se ritenuto di complemento per una miglior comprensione della relazione tecnica, è tuttavia possibile il caricamento dei curricula nel campo presente su SATER “Eventuali ulteriori allegati tecnici”. In tale ipotesi, saranno esclusi dal conteggio delle 12 facciate complessive previste dal punto 15 del Disciplinare di gara.

Distinti saluti,

il R.U.P.

Domanda : Buongiorno siamo a formulare il seguente quesito: Con riferimento alla tabella relativa ai criteri di valutazione delle offerte tecniche di cui all’art. 11.1 del Disciplinare, si chiede conferma che, in caso di RTI, ai fini dell’ottenimento del punteggio, le certificazioni richieste al punto F debbano essere espresse dallo stesso RTI nel suo complesso e non possedute da tutti i soggetti che lo compongono. Grazie, saluti.

Risposta :

Salve,

in merito al quesito presentato si precisa che le certificazioni di qualità richieste ai criteri F) e G) del punto 11.1 del Disciplinare di gara devono essere possedute, ai fini dell’attribuzione del relativo punteggio, da tutti i componenti dell’eventuale RTI ovvero, in caso di Consorzio, da quest’ultimo e dall’impresa o dalle imprese consorziate indicate come esecutrici (si veda, in questo senso, Consiglio di Stato, sez. IV, n. 6068 del 11/07/2025).

Tuttavia, i singoli componenti del RTI possono a tale scopo far uso dello strumento dell’avvalimento premiale.

Distinti saluti,

il R.U.P.

Domanda : Preg.mi, di seguito richiesta di chiarimenti. 1. Si chiede se è disponibile una stima indicativa del numero di faldoni oggetto del servizio 2. Si chiede se è disponibile una stima indicativa del numero di pratiche oggetto del servizio 3. Si chiede se i faldoni sono etichettati o possiedono un codice univoco 4. Si chiede di chiarire se deve essere realizzato: i) un file PDF/A distinto per ogni tipologia documentale di cui al punto a) del paragrafo 2.3 del Capitolato, ii) oppure un file PDF/A per ogni singolo documento, iii) oppure un file PDF/A per singola fase come al punto b) del paragrafo 2.3 del Capitolato. 5. Si chiede se esiste un elenco digitale delle pratiche da digitalizzare 6. Si conferma che i costi relativi all’attività di seguito descritta nel Capitolato NON sono a carico della ditta aggiudicataria: “Il singolo documento estratto dal procedimento di scansione o l’intero lotto potrà, a discrezione ed a carico dell’amministrazione Comunale, successivamente essere “certificato” da un Notaio o Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato attraverso la verifica di corrispondenza del codice oppure della variabile di hash calcolata su ciascun documento a valle della scansione massiva fatta.” 7. Si chiede di chiarire cosa si intende con “Sarà necessario produrre un inventario sommario riguardante tutta la documentazione costituente l’archivio cartaceo oggetto di scansione, e che conterrà le schede descrittive dei complessi archivistici presenti. Le schede dovranno contenere, per ciascuna partizione (serie e sottoserie), gli estremi cronologici e la consistenza fisica sino a livello delle singole unità di conservazione.”, ovvero: i) quale deve essere il contenuto minimo di tali schede in modo puntuale, ii) che formato deve avere l’inventario, iii) quali e quanti sono le serie e sottoserie, iv) una stima indicativa del numero di schede da produrre. Distinti saluti.

Risposta :

Domanda : Buongiorno, con la presente si chiedono i seguenti chiarimenti: 1 - All'Art. 11 del disciplinare viene indicato come sub-criterio di valutazione al punto F.2) Possesso della certificazione di Qualità UNI ISO 450001:2018. Si chiede di confermare la correttezza del numero ISO o se trattasi di refuso. 2 - Nel modello di domanda di partecipazione e dichiarazione integrative viene indicato di dichiarare di partecipare alla procedura negoziata mentre nell'oggetto viene indicato che trattasi di procedura aperta. Si chiede cortesemente di confermare la correttezza o se trattasi di refuso. 3 - Con riferimento al CCNL individuato dalla Vs. spett.le SA, si chiede se il CCNL H012 viene considerato differente dal H011 o se invece, trattandosi comunque di CCNL per i dipendenti del terziario della distribuzione e dei servizi, esonera dalla redazione della dichiarazione di equivalenza delle tutele. Ringraziando porgiamo cordiali saluti.

Risposta :