PROCEDURA TELEMATICA APERTA SOPRA SOGLIA COMUNITARIA PER L’APPALTO DEL SERVIZIO GESTIONE TELEMATICA DELL’ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI DELL’EDILIZIA PRIVATA E DI DIGITALIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO DELLE PRATICHE EDILIZIE DEL COMUNE DI CENTO (FE)

Domanda : 1) fermo restando quanto previsto all’articolo 9 del Disciplinare, “Requisiti di partecipazione e/o condizioni di esecuzione e clausola sociale”, e precisamente l’obbligo, a pena di esclusione, per il concorrente di assicurare, in caso di aggiudicazione del contratto: • una quota pari ad almeno il 30% delle assunzioni necessarie destinata all’occupazione giovanile; • una quota pari ad almeno il 30% delle assunzioni necessarie destinata all’occupazione femminile; si chiede di sapere se quanto indicato nella tabella dell’articolo 18.1, “Criteri di valutazione dell’offerta tecnica”, ai punti 7.1 e 7.2, e precisamente: • “7.1 – Personale al di sotto dei trentasei anni: impegno ad assicurare che il personale complessivamente impiegato nel servizio appartenga per almeno il 40% alla fascia di età inferiore ai 36 anni; • 7.2 – Personale di sesso femminile: impegno ad assicurare che il personale complessivamente impiegato nel servizio appartenga per almeno il 40% al personale di sesso femminile;” sia da considerarsi un refuso e che, pertanto, la percentuale corretta sia il 30% e non il 40%. 2) In merito a quanto indicato all’articolo 16 del Disciplinare, “Offerta tecnica”, si chiede inoltre di chiarire cosa debba intendersi per “massimo 15 facciate” nella redazione della relazione tecnica: eventuali allegati, appendici o l’introduzione devono essere ricompresi nel computo delle 15 pagine oppure ne sono esclusi? 3) Si chiede infine di sapere se gli operatori economici che hanno la sede deputata al deposito della documentazione comunale a oltre 200 km non otterranno alcun punteggio relativamente al criterio corrispondente.

Risposta :

1) Non si tratta di refuso. L’articolo 9 del Disciplinare indica i requisiti di partecipazione e le condizioni di esecuzione, pertanto le percentuali in esso indicate rappresentano le soglie minime che l’aggiudicatario deve assicurare in fase di esecuzione e per le quali si impegna in fase di presentazione dell’offerta. L’art. 18 del Disciplinare indica i criteri di valutazione dell’offerta, pertanto le percentuali in esso indicate rappresentano la soglia minima per l’attribuzione del relativo punteggio premiale.

Domanda : 1) Con riferimento alla procedura in oggetto, si chiede di voler confermare quale sia l’importo che gli operatori economici devono indicare nel campo “prezzo offerto” della piattaforma telematica. In particolare, si richiede conferma che l’importo soggetto a ribasso sia esclusivamente quello relativo al periodo biennale, come risultante dalla compilazione dell’Allegato 2, con espressa esclusione dell’importo relativo alle opzioni, pari ad € 536.500,00. 2)Si chiede inoltre di confermare che i costi della sicurezza non soggetti a ribasso non debbano essere ricompresi nell’importo da inserire nel campo "prezzo offerto", ma che gli stessi saranno aggiunti successivamente all’importo ribassato, come previsto dalla normativa vigente e dal Disciplinare. 3)Vi preghiamo di comunicare, altresì, se vi sono prestazioni scorporabili, secondarie, accessorie o sussidiarie differenti da quelle prevalenti oggetto dell'appalto.

Risposta : 1) Si conferma che i prezzi unitari e il prezzo complessivo offerto in sede di gara sono riferiti al contratto biennale originario. Si precisa che l’Appaltatore è obbligato all’esecuzione delle prestazioni previste dalle opzioni, ove disposte dalla Stazione appaltante, ai prezzi, patti e condizioni stabiliti nel contratto originario. (vedi art. 11 comma 4 del capitolato speciale)

2) Si conferma che i costi della sicurezza non sono soggetti a ribasso e non devono essere ricompresi nel prezzo offerto. I costi delle sicurezza saranno applicati al contratto così come determinati nel capitolato speciale.

3) Non vi sono prestazioni scorporabili, secondarie, accessorie o sussidiarie differenti da quelle previste dal Capitolato speciale, e in particolare dall’art. 9 del medesimo.

Domanda : Capitolato Speciale Art 36 punto 5: Si chiede conferma se, ai fini della redazione del nuovo repertorio unico, debba essere rilevata anche la corrispondenza con il repertorio comunale di origine e nel caso se sia possibile attraverso un identificativo attribuito al registro.

Risposta : La risposta è positiva ad entrambi i quesiti.

Domanda : Capitolato Speciale Art 2 definizioni “gestionale dell’edilizia” e “websit/SIT" : "Si chiede di chiarire l’architettura e il metodo di sincronizzazione/interoperabilità attesi tra il portale che l’Appaltatore deve mettere a disposizione per gestione e consultazione e i sistemi in uso presso il Comune (gestionale dell’edilizia e SIT/websit). In particolare, si chiede di specificare: 1. Direzione e perimetro della sincronizzazione: quali informazioni devono essere sincronizzate dal portale verso gestionale/SIT e quali dal gestionale/SIT verso portale (es. metadati pratica, identificativi fabbricato, stato richiesta, link ai documenti). 2. Modalità tecnica prevista: API (REST/SOAP), scambio file (CSV/XML/JSON), altri servizi (specificare), e se il Comune dispone già di endpoint/tracciati o se verranno definiti in avvio. 3. Frequenza e logica di sincronizzazione: real time, near real time, batch giornaliero/periodico; gestione aggiornamenti e conflitti (record già presenti, versioni). 4. Chiavi di aggancio: quali identificativi devono essere usati come chiavi master (es. ID pratica/numero anno, identificativi SIT, ecc.) e come gestire i casi di corrispondenza non univoca. 5. Criteri di collaudo/accettazione dell’integrazione: casi di test previsti, soglie minime (es. % match, error rate), gestione scarti/KO e tempi di correzione., 6. Sicurezza e tracciabilità: requisiti minimi su logging/audit, profili di accesso e canali sicuri di trasferimento dati/documenti, in coerenza con gli obiettivi di sicurezza e integrazione. "

Risposta :

Domanda : Capitolato Speciale Art. 36: Si chiede conferma che il codice ecografico/codice del fabbricato sia già presente nel SIT in dotazione al Comune e che possa essere utilizzato come chiave primaria di aggancio tra pratiche digitalizzate e fabbricati. Si chiede inoltre di specificare: modalità di accesso (API/export/credenziali/servizi WMS/WFS o altro); struttura del dato (nome campo, tipo, vincoli di unicità, eventuale gerarchia fabbricato/particella/sub); copertura (quota di edifici/pratiche per cui il codice è disponibile); frequenza di aggiornamento e regole di versioning; eventuali tracciati/formati ufficiali di scambio accettati per import/export.”

Risposta :

Domanda : Capitolato Speciale Art. 36: Cosa si intende per "nuovo repertorio unico, oltre ad essere consultabile a mezzo del software dell’Appaltatore, è altresì riportato in un documento strutturato in formato digitale, che evidenzia anche le corrispondenze con i repertori comunali originari"?

Risposta : Si intende che il nuovo repertorio unico sia esportabile anche in file .xlsx o .csv o simile, tanto da poter essere interpretato anche dal software per i fogli di calcolo in dotazione all’amministrazione (Libre Office Calc). Ogni record corrispondente ad una pratica dovrà anche consentire l’identificazione della registrazione della medesima pratica sui registri originari.

Domanda : Capitolato Speciale ART 44 punto 33: visto che si fa riferimento al versamento della documentazione digitale al ParER si richiede se è prevista la certificazione di processo .

Risposta :

Domanda : Capitolato Speciale Art. 37: Bisogna integrarsi con un SIT esistente o fornirlo ex novo?

Risposta : L’integrazione è prevista col SIT in dotazione al comune (attualmente Websit di Ambito Srl).

Domanda : Capitolato Speciale Art. 37: Si chiede di specificare con degli esempi pratici cosa si intende per "sistema idoneo a consentire alla Stazione appaltante il controllo continuo in tempo reale dell’andamento del servizio, nei suoi vari aspetti archivistici, tecnici, contabili e qualitativi."

Risposta : Si tratta delle funzionalità descritte al comma 6 dell’art. 37 medesimo. A mezzo di tale accesso riservato al RUP o al DEC deve essere possibile monitorare dettagliatamente l’andamento del servizio.

Domanda : 1. Si chiede di sapere se l’Archivio Generale di viale Falzoni sia provvisto di montacarichi per l’accesso al piano soppalcato? 2. Considerata la ricognizione dettagliata riportata nel Capitolato Speciale di gara, si chiede di conoscere quali informazioni siano attualmente in possesso del Comune per ciascuna delle n. 57.041 pratiche censite? 3. Si chiede di chiarire la ragione per la quale venga prevista una fase preliminare di censimento a livello di singola pratica, qualora il Comune sia già in possesso di un database di dettaglio? 4. L’adozione di immagini anche in formato TIFF non compresso, sebbene tecnicamente pregevole, risulta difficilmente applicabile nel contesto del progetto di digitalizzazione delle pratiche edilizie in ragione della numerosità delle immagini. Si stima, infatti, che, su scala di migliaia di pratiche edilizie, l’acquisizione dei file master in formato TIFF comporterebbe la necessità di centinaia di terabyte di spazio di archiviazione. Peraltro, la stessa Soprintendenza Archivistica dell’Emilia-Romagna (dicembre 2018) suggerisce un approccio proporzionato alla quantità di documenti da digitalizzare. Pertanto, si chiede conferma che la richiesta di acquisizione in formato TIFF non compresso non costituisca un requisito obbligatorio e che le scansioni possano essere effettuate in formato PDF/A? 5. Si chiede di specificare con quali modalità debba essere determinato l’importo che l’utenza esterna dovrà corrispondere tramite PagoPA (ad esempio: importo fisso per pratica, importo variabile in base al numero di pagine scansionate, altro criterio)? 6. Si chiede conferma che il link di accesso al portale destinato all’utenza esterna venga fornito dai funzionari comunali ai singoli tecnici (ad esempio tramite comunicazione diretta, pubblicazione sul sito istituzionale o altre modalità)? 7. Si chiede di confermare che, qualora durante la digitalizzazione massiva di un lotto venga richiesta, ai fini dell’accesso agli atti, una pratica ricompresa nel medesimo lotto, la stessa venga remunerata secondo il tariffario previsto per la digitalizzazione on demand? 8. Si chiede conferma che l’istanza di accesso agli atti da parte dell’utenza finale possa essere evasa esclusivamente previa approvazione del Comune? 9. Si chiede conferma che le richieste di digitalizzazione massiva da parte del Comune avvengano esclusivamente per interi faldoni (o loro multipli) e non per singole pratiche contenute all’interno dei faldoni? 10. Si chiede di specificare se la riconsegna del materiale documentale presso gli archivi comunali debba prevedere il solo scarico a bocca di magazzino ovvero anche il ricollocamento a scaffale? 11. Si chiede di specificare se i contenitori utilizzati per il trasporto della documentazione debbano rimanere di proprietà dell’Ente al termine del progetto ovvero possano essere ritirati dall’Appaltatore? 12. Si chiede di chiarire se il riversamento in conservazione digitale a norma rimanga in capo al Comune? 13. Si chiede di confermare se, in caso di ritardi nel rilascio dell’autorizzazione da parte della competente Soprintendenza archivistica, sia prevista la sospensione dei termini contrattuali senza applicazione delle relative penali? 14. Si chiede di specificare se, ai fini dell’esecuzione del servizio, sia richiesta un’integrazione applicativa strutturata con il gestionale dell’edilizia in uso presso l’Ente (ad esempio mediante API, web service o altre modalità di interoperabilità applicativa) ovvero se sia ritenuto sufficiente un collegamento tramite link esterno al sistema messo a disposizione dall’Appaltatore. Si chiede, inoltre, di confermare che eventuali attività di integrazione applicativa con il gestionale comunale non siano ricomprese tra le prestazioni oggetto della presente procedura e, pertanto, non debbano intendersi incluse nei corrispettivi a base di gara?

Risposta :

Domanda : Si chiede di specificare quale applicativo sia attualmente utilizzato per la gestione del Protocollo, al fine di valutare le modalità di integrazione e interoperabilità con il sistema oggetto dell’appalto.

Risposta : Il software attualmente in uso per la protocollazione è quello ricompreso nella suite Sicraweb fornita da Maggioli.

Domanda : Con riferimento all’Art. 38, si chiede di specificare quale debba essere la struttura dei file .PDF e .TIFF richiesti e quali metadati debbano essere integrati affinché i documenti siano considerati “idoneamente strutturati per la visualizzazione e la consultazione”.

Risposta : I file saranno documenti multipagina, con ogni pagina che corrisponde a una facciata fisica. Per quanto riguarda i metadati, occorre fare riferimento all’art. 38 comma 6 del CS, oltre alle specifiche regionali del PARER.

Domanda : Si chiede di chiarire se le immagini digitali dei registri degli indici cartacei debbano essere sottoposte a conservazione a norma ai sensi della normativa vigente oppure se sia sufficiente la sola archiviazione nel sistema di gestione documentale.

Risposta : Le scansioni dei registri cartacei devono essere versate in PARER secondo le specifiche regionali.

Domanda : Con riferimento al § 7, si chiede di specificare nel dettaglio in cosa consista l’“ulteriore ricerca manuale specifica” che l’Appaltatore può essere tenuto ad effettuare su disposizione della Stazione Appaltante. In particolare, si chiede di chiarire: a)quali attività operative siano richieste (es. consultazione fisica degli archivi, verifica incrociata di registri, ricostruzione pratiche incomplete, ecc.); b)quali siano le modalità e i criteri di integrazione del repertorio unico digitale con le pratiche rinvenute.

Risposta :

Domanda : Buongiorno, si chiedono i seguenti chiarimenti: 1. Si chiede di prevedere una proroga a scadenza della gara e scadenza dei chiarimenti. 2. In merito all'attività di trasferimento, custodia e gestione fisica dell'archivio analogico, si chiede di indicare il numero dei faldoni o contenitori di cui si compone l'archivio, e le dimensioni degli stessi espressa in cm, oppure una stima della consistenza dell'archivio in metri lineari o metri cubi. In particolare tale dato appare necessario in riferimento alla voce di custodia, per cui è previsto un canone fisso mensile, a prescindere dalle quantità/volumi, come anche per il servizio di trasferimento e riconsegna. 3. Si chiede di indicare il numero medio di pagine di una pratica edilizia 4. Si chiede di indicare i formati degli elaborati grafici, se ci sono planimetrie/mappe di formato A2 o superiore, e se possibile una stima in %. 5. Si chiede di indicare il numero minimo ed il numero medio di documenti per ciascuna pratica. 6. Si chiede di indicare quali metadati sono desumibili dal frontespizio e/o dalla prima pagina della pratica. 7. Si chiede se siano presenti in archivio anche registri/volumi o documenti rilegati e non sfascicolabili, e se sì di indicare una stima in %. 8. Si chiede di chiarire che tipo di interazione (automatica o manuale) ci deve essere tra il sistema dell'appaltatore e i portali del Comune: Sicraweb EVO J-PE del Gruppo Maggioli e Websit (Sistema Informativo Territoriale accessibile via web). 9. Ogni pratica digitalizzata (in modo on demand o massiva) deve essere caricata su Sicraweb? 10. In merito alla costituzione del nuovo repertorio unico digitale, si chiede conferma che il comune ci fornirà preliminarmente i database esistenti di tutte le pratiche sui propri sistemi. 11. Si chiede se tutti i utenti esterni possono accedere al portale e ricercare la documentazione o deve essere prevista prima un'accettazione da parte del comune. 12. Pag. 25 capitolato: Il pagamento del servizio su PagoPa deve essere contestuale all'apertura dell'istanza oppure è previsto un soggetto che, valutando la richiesta, definisce in un secondo momento il costo\tariffa che deve pagare il richiedente? 13. Nel caso di pagamento contestuale all'apertura dell'instanza, quali sono le regole da considerare per stabilire la tariffa della richiesta? 14. Se il richiedente non trova la pratica di interesse deve comunque creare l'istanza aggiungendo i dati che gli interessano? 15. Pag. 31 capitolato, per il caricamento su ParER si possono caricare i file in formato PDF o è obbligatorio il formato TIFF? 16. Si parla di TIFF multipagina, si chiede se un tiff rappresenta un documento? 17. Pag. 27 capitolato, in base alle specifiche tecniche minime di scansione sembrerebbe che ogni pratica debba essere scansionata 2 volte: una per la creazione dei file pdf (media risoluzione) da caricare su portale, una per la creazione dei file tiff (altissima risoluzione) da portare in conservazione. Si può verificare se le specifiche di risoluzione sono esatte? 18. Per le richieste On Demand, l'operatore del comune può approvare\rifiutare i singoli file pdf oppure può richiedere una scansione custom che escluda delle pagine o testi particolari?

Risposta :

Domanda : Chiarimento Art. 37 – Sistema SPID Con riferimento all’Art. 37, comma 2, del Capitolato, si chiede di chiarire se l’accesso debba avvenire esclusivamente tramite SPID nazionale oppure se siano ammessi eventuali sistemi SPID regionali o altre soluzioni di identità digitale equivalenti adottate dall’Ente.

Risposta : La possibilità di accreditamento tramite SPID è obbligatoria (vedi D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale. ART. 64 comma 2-quater), mentre può essere facoltativa la possibilità di accreditarsi anche con altri sistemi di eguale efficacia in termini di sicurezza e protezione dell'identità

Domanda : 1° quesito: In ordine a quanto richiesto al punto “Articolo 35.Conservazione del materiale d’archivio PUNTO 3. La sede deputata al deposito della documentazione comunale dovrà essere situata entro 100 km dall’archivio comunale di via Falzoni Gallerani, 16, secondo il percorso carrabile più breve calcolato dall’applicazione Google Maps” del capitolato speciale che pone di fatto gli operatori che hanno gli archivi certificati dalla Soprintendenza superiori a tale limite a non partecipare alla gara, riteniamo che ciò ponga una limitazione al principio del Codice degli Appalti, che auspica una più ampia partecipazione degli operatori economici e sancisce anche l’ampia discrezionalità alle Stazioni Appaltanti di stabilire i criteri selettivi di partecipazione purché connotati della necessaria proporzionalità e ragionevolezza e quindi si ritiene di segnalare quanto segue: a) La limitazione inerente alla territorialità, è ritenuta limitativa della libertà imprenditoriale, nonché del principio di concorrenza e di non discriminazione, giacché secondo recentissima giurisprudenza si conferma inammissibile la restrizione territoriale ad un ambito individuato dalla stazione appaltante. Tale restrizione, infatti, estrometterebbe dal mercato del sistema dinamico di acquisizione un cospicuo numero di operatori economici, la cui attività non è radicata nel tessuto sociale lavorativo indicato. b) Anche l’Anac (solo per citare un parere ma ve ne sono altri dello stesso tenore) si è espresso in proposito (Vedasi il Parere n. 107 del 17 giugno 2015): “le eventuali disposizioni contenute nei bandi di gara e/o lettere di invito che richiedano il requisito di territorialità devono ritenersi nulle in quanto in contrasto con il principio di tassatività delle cause di esclusione nonché per violazione del principio di carattere generale di non discriminazione.” L’ANAC ha ritenuto corretto l’operare di una stazione appaltante che non ha applicato alcuna limitazione territoriale per la partecipazione alla gara. c) Anche la Corte Costituzionale, in più occasioni, ha chiarito che discriminare le imprese sulla base di un elemento di localizzazione territoriale contrasta con il principio di eguaglianza. d) La condizione di partecipazione, così come formulata al suddetto paragrafo, introduce una inevitabile restrizione territoriale, imponendo un limite inderogabile che estromette soggetti economici che è comunque sono interessati ad operare con le proprie strutture archivistiche senza doversi dotare di altre strutture in loco. g) Né la Stazione Appaltante sembrerebbe potersi appellare alla possibilità della consultazione della documentazione in quanto l’oggetto dell’affidamento prevede la digitalizzazione della documentazione archiviata che, infatti, può essere dematerializzata così che l’Ente, in tempi brevissimi, può accedere alla documentazione digitale in tempo reale avendone la disponibilità su piattaforma web. È ormai noto a tutti che, per la consegna degli originali e copia conforme, si possono utilizzare i corrieri che consegnano entro 18-24h dal ritiro. Si chiede, pertanto, di voler disporre l’annullamento della citata limitazione che non consente, allo stato di fatto, alla scrivente società di poter partecipare alla selezione del contraente, avendo i depositi ad una distanza superiore a 100 km. 2° quesito: In ordine a quanto richiesto al punto “6.3 REQUISITI DI CAPACITA’ TECNICA E PROFESSIONALE – PUNTO b)” del disciplinare di gara dichiariamo di avere una certificazione per un importo totale eseguito di euro 636.000=, un contratto in essere per l’importo di euro 214.000= e molti altri contratti per importi inferiori. Si chiede se l’azienda possa essere ammessa a partecipare alla gara.

Risposta :

Risposta al quesito 1

Si rinvia all’Avviso PI082025-26 pubblicato in data 11-02-2026.