Servizi di archiviazione

Domanda : Buongiorno, per quanto riguarda l’art. 18.1 si chiede cortesemente di chiarire relativamente al punto 4.a se l’esperienza ivi descritta, superiore ai 3 anni significhi che per ottenere 4 punti, essa deve essere superiore ad anni 11 complessivi (3 anni di franchigia + 8), per ottenere 3 punti tra i 9 e gli 11 anni, per ottenere 2 punti dai 7 ai 9 anni, per ottenere 1 punto dai 6 ai 7 anni, per esperienza inferiore ai 3 anni 0 punti. Distinti saluti. Ufficio Gare

Risposta : Per la risposta al seguente quesito si rimanda all'allegato sottostante. Cordiali saluti

Domanda : Buongiorno di seguito alcuni quesiti in riferimento alla procedura in oggetto 1. In riferimento alla presa in carico del materiale dal Fornitore uscente si richiede il dettaglio delle misure delle scatole in termini di LxPxH 2. Si richiede il quantitativo delle pedane che verranno esternalizzate dal fornitore uscente 3. Si richiede se le scatole del fornitore uscente sono provviste di barcode 4. Si richiede a che livello di dettaglio arriva il DB condiviso dal fornitore uscente (scatola, fascicolo) Nello specifico a livello di fascicolo sono presenti i metadati necessari per classificare e ricercare le cartelle cliniche indicati a pg 15 del capitolato di gara 5. Si richiede se nel DB dell’attuale fornitore ci sia l’indicazione dei tempi di conservazione al minimo livello disponibile del DB 6. Nel caso in cui il materiale di archivio storico debba essere spostato presso pubblici istituti di conservazione archivistica o di valorizzazione di beni culturali, si richiede se i relativi costi di trasporto siano inclusi all’interno della base d’asta o in caso di richiesta vengano considerati fuori perimetro di gara. 7. Si richiede se la documentazione da attuali archivi interni all’Azienda USL della Romagna sia già inscatolata e nel caso si richiede la dimensione delle scatole utilizzate. 8. Si richiede conferma che per la documentazione corrente il Fornitore invierà le scatole vuote agli uffici interni della USL e sarà cura della USL inscatolare la documentazione, al netto di eventuali casi in cui le scatole inviate non siano sufficienti. 9. Si richiede se l’invio delle scatole vuote potrà essere fatto alle singole strutture della USL (Cesena, Forlì, Ravenna, Rimini), oppure dovranno essere distribuite per i vari uffici richiedenti di ogni singola struttura. In tal caso indicare quanti punti per ogni struttura della USL. 10. Nel caso in cui sia appannaggio della USL l’inscatolamento della documentazione da attuali archivi interni e della documentazione di presa in carico corrente si richiede: a. Se verranno costituite scatole omogenee per serie archivistica b. Se le scatole costituite verranno posizionate in un’unica area al piano stradale destinata al carico da parte del fornitore. Se così non fosse si richiede di indicare le caratteristiche logistiche delle aree di carico delle scatole c. Si richiede se gli elenchi di consistenza per la presa in carico (vedi art. 2.3.1 pg 11 del capitolato) verranno conferiti oltre che per la documentazione corrente anche per la documentazione da attuali archivi interni. d. Fermo restando i metadati da imputare per le cartelle cliniche (vedi pg 15 del capitolato) si richiede quali metadati dovranno essere associati alle altre tipologie di documentazione. In particolare: i. Altra documentazione sanitaria ii. Documentazione amministrativa 11. In riferimento agli elenchi di consistenza si richiede se le informazioni contenute in tali elenchi sono quelle indicate al punto 5 di pg 11 del capitolato. Ovvero: a. Ente (ex Azienda USL di Ravenna, oppure Azienda USL della Romagna - territorio di Cesena) struttura aziendale e ambito territoriale di provenienza (es. ex Azienda USL di Ravenna, - U.O. Sanità Animale oppure Azienda USL della Romagna - territorio di Ravenna – U.O. Sanità Animale); b. Indicazione della classificazione e della fascicolazione (se esistente); c. Denominazione della tipologia documentaria/serie d’archivio; d. Gli estremi cronologici; e. Indicazione della consistenza: tipologia di unità di confezione, numero pezzi, kg e metri lineari; f. Data di trasferimento all’archivio di deposito; g. Data di scarto; h. Tempo di conservazione come indicato negli elenchi di consistenza; i. Eventuale segnalazione degli strumenti di ricerca già predisposti; j. Collocazione all’interno dei depositi; k. Possibili rimandi fra gli strumenti di corredo se presenti; l. Eventuali note; 12. Si richiede se l’attività di scarto e macero andrà fatta a livello di singola pratica o a livello di scatola 13. Nell’ambito del servizio di consegna documentazione (30 documenti/mese) si richiede se è incluso sia il servizio di consegna di solo originale che il servizio di consegna originale e copia. Nel caso si richiede come sono suddivisi tali servizi in termini di quantità rispetto alle 30 richieste/mese 14. Si richiede cosa si intende per servizio di recapito a mezzo altro strumento telematico/informatico 15. Si richiede la foliazione delle tre tipologie documentali previste. Ovvero: a. Cartelle cliniche b. Altra documentazione sanitaria c. Documentazione amministrativa 16. Si richiede la suddivisione sia delle 500 richieste/mese digitali sia delle 30 richieste/mese cartacee tra le tre tipologie di documentazione prevista: a. Cartelle cliniche b. Altra documentazione sanitaria c. Documentazione amministrativa 17. Si richiede se tutta la documentazione prevista sia di formato A4 su supporto cartaceo. Oppure se ci sono altre tipologie di formati e di supporti. 18. In riferimento agli SLA di ricerca, recapito e di ricollocazione dei documenti indicati a pg 18 del capitolato di gara, si richiede se tali SLA sono riferiti ai documenti da consegnare in. Nel caso indicare nel dettaglio gli SLA relativi alla consegna dei documenti in originale. Grazie cordiali saluti

Risposta : Per la risposta al presente quesito si rimanda all'allegato sottostante. Cordiali saluti

Domanda : 1) “Si chiede di confermare che non è subappalto l’eventuale subcontratto affidato dall’aggiudicatario a soggetti terzi nel quale non sia presente anche solo una delle due condizioni di valore e di incidenza della manodopera che invece devono sussistere congiuntamente affinché si configuri il subappalto (Art. 105– comma 2, secondo capoverso, del D.Lgs n. 50/2016 e smi), circostanza peraltro confermata dalla Giurisprudenza secondo cui le due condizioni di cui alla predetta disposizione debbano sussistere non alternativamente, ma cumulativamente per aversi subappalto (Recentemente : T.A.R. Liguria, Sez. II, 13 agosto 2019, n. 702 - TAR Venezia, 13.02.2020 n. 153).” 2) Atteso che: - la Corte di Giustizia UE , nelle pronunce del 26/09/2019 in causa C-63/18 e del 27/11/2019 in causa C-402/18, ha ritenuto incompatibili con il diritto comunitario i limiti al subappalto stabiliti ai commi 2 e 14 dell’art. 105 del D.Lgs. n. 50/2016 e s.m.i.; - sulla scorta di tali pronunce, il Consiglio di Stato, nella sentenza n. 8101 del 17 dicembre 2020, ha disapplicato la disposizione recante limite percentuale al subappalto in quanto incompatibile con l’ordinamento UE (17. Con il quinto motivo riproposto, le società deducono la violazione dell’Art. 105 del Codice dei Contratti Pubblici, in quanto la quota del servizio che xxxx intende subappaltare eccede il limite del 30% fissato dalla norma citata. 17.1 Il motivo è infondato, posto che la norma del Codice dei Contratti Pubblici che pone limiti al subappalto deve essere disapplicata in quanto incompatibile con l’ordinamento Euro-Unitario, come affermato dalla Corte di Giustizia (Corte di Giustizia U.E., Sezione Quinta, C-63/18 del 26/09/2019; Id. C-402/18 del 27/11/2019); in termini Consiglio di Stato,V,16 Gennaio 2020 n. 389, che ha puntualmente rilevato come – i limiti ad esso relativi (30% dell’importo complessivo del contratto di lavori, servizi o forniture, secondo la formulazione del comma 2 della disposizione richiamata applicabile ratione temporis, […]), deve ritenersi superato per effetto delle Sentenze della Corte di Giustizia dell’Unione Europea), si chiede conferma a codesta spettabile Amministrazione della non applicabilità di un limite percentuale al subappalto.

Risposta : Per la risposta al presente quesito si rimanda all'allegato sottostante. Cordiali saluti

Domanda : Buonasera, si chiedono cortesemente i seguenti chiarimenti. Disciplinare di gara • Art. 15.3.2 del Disciplinare - Documentazione a corredo dell’Offerta. Relativamente all’elenco della documentazione che dovrà essere inserita nella Busta Amministrativa e in particolare al punto 6, si chiede quale documentazione sia richiesta agli operatori economici che ricorrano al subappalto, visto che tale opzione va indicata anche all’interno del DGUE e visto che, ai sensi dell’art.13, comma 2 del DL 183/2020, l’applicazione del comma 6 dell’art.105 del D. Lgs. 50/2016, che impone l’obbligo dell’indicazione della terna di subappaltatori, è sospesa fino al 31/12/2021. • In riferimento inoltre al punto 7 relativo all’attestazione di avvenuto pagamento dell’imposta di bollo, si chiede se tale obbligo possa essere assolto mediante il pagamento con modello F23 e nel caso si chiede l’indicazione dei dati per la compilazione del modello. • Art. 18.1, punto 1c - si chiede cortesemente di chiarire se la distanza sarà misurata in linea d’aria o secondo una percorrenza stradale. • Art. 18.1, punto 4b. - si chiede cortesemente di chiarire se il numero degli operatori, dei quali sarà valutato il possesso del titolo di studio in ambito archivistico, sia riferito agli archivisti effettivamente impiegati nel servizio, oppure al numero totale degli archivisti presenti nell’organico dell’azienda. Capitolato Tecnico • Si chiede di conoscere se la documentazione presso l’attuale fornitore sia custodita in scatole e quale sia la loro dimensione, nonché numero. • Si chiede di conoscere se la documentazione presso gli archivi dell’AUSL sia custodita in scatole e quale sia la loro dimensione, nonché numero. In caso di risposta negativa si chiede di conoscere come sia archiviata la documentazione. • Si chiede di conoscere se presso gli archivi interni dell’Azienda USL della Romagna elencati all’art. 2.2 (AT Cesena, AT Forlì, AT Ravenna, AT Rimini) siano presenti delle baie di carico per bilici, se sono presenti mezzi per il sollevamento e se potranno essere utilizzati dall’aggiudicatario. • Per quanto riguarda l’art. 2.1 del Capitolato Speciale si chiede cortesemente di chiarire cosa si intenda quando si afferma che le attività di presa in carico da bocca di magazzino saranno “forfettariamente stimate in funzione di un costo unitario per chilometro pari e non superiore ad e 1,00 (IVA e costi per pedaggio autostradale esclusi)”. In particolare se si intenda che IVA e costi per pedaggio autostradale saranno stimati e corrisposti separatamente ed in misura ulteriore rispetto al costo chilometrico stabilito o meno. • Per quanto riguarda l’art. 2.1 del Capitolato Speciale si chiede cortesemente di confermare che per l’attività descritta non sarà corrisposto all’aggiudicatario alcun rimborso forfettario chilometrico in maniera analoga a quanto descritto nell’art. 2.1 e che si tratta di attività che deve essere valorizzata all’interno dell’offerta economica nella voce 1) Deposito, custodia e presa in carico una tantum. • Art. 2.3.1. La documentazione di nuova produzione come viene archiviata? Per il ritiro periodico viene confezionata dal personale dell’AUSL, previa consegna delle scatole da parte del fornitore, oppure è il fornitore stesso che deve provvedere al confezionamento? E in questo secondo caso è a disposizione uno spazio all’interno delle strutture per consentire al personale del fornitore di provvedere al confezionamento della documentazione? • Art. 2.7 stabilisce che “ai fini dell’inoltro o spedizione e della ricollocazione devono considerarsi equivalenti i diversi formati costituenti l’unità archivistica: ossia potranno essere trasmessi/spediti singoli documenti, fascicoli, cartelle, raccoglitori, scatole o documenti informatizzati”. L’art 1.3 stabilisce che i corrispettivi sia per la “ricerca documentale” sia per la “consegna documenti” siano determinati “moltiplicando il prezzo unitario offerto dall’aggiudicatario per il numero di attività eseguite nel mese”. Relativamente al combinato disposto dei due articoli, si chiede di chiarire quanti documenti conterrà una singola richiesta di ricerca o consegna. Si chiede anche di chiarire se ai fini della fatturazione una scatola di documenti verrà conteggiata come singola attività alla stregua di una singola cartella clinica, applicando lo stesso prezzo ad attività che hanno per il fornitore costi molto differenti. • L’art. 4 del Capitolato definisce i tempi di ricerca e recapito con diverse tipologie. Si chiede cortesemente di chiarire se i tempi per la tipologia definita “trasmissione” siano riferiti solamente all’invio della documentazione in formato digitale. Si fa notare che in caso il termine di esecuzione si applichi anche ai recapiti in originale, si introdurrebbe di fatto un obbligo di possedere un archivio vicino alla Sede Legale dell’AUSL Romagna. Bozza di contratto. • Art. 8 numero 2 Pagamenti: è riportata una procedura di pagamento a SAL riguardo la consegna di dotazioni tecniche ed informatiche, codici sorgente e collaudi che non ha riscontro nell’art 3 del Capitolato Speciale cui si fa rimando. Si chiede cortesemente di confermare che si tratta di un refuso. Si ringrazia e si porgono distinti saluti.

Risposta : Per la risposta al presente quesito si rimanda all'allegato sottostante. Cordiali saluti

Domanda : Spett.le AUSL della Romagna, si richiedono i seguenti chiarimenti: * Si chiede conferma che gli operatori per i quali è richiesto diploma in archivistica (cioè referente del servizio e altri operatori che concorrono al punteggio tecnico nel criterio 4.b) devono essere assunti ed in forza alla azienda proponente nel momento di pubblicazione del bando. * Si chiede di conoscere se i cv da allegare debbano essere nominativi. Si resta in attesa di Vs. cortese riscontro. Cordiali saluti

Risposta : Per la risposta al presente quesito si rimanda all'allegato sottostante. Cordiali saluti

Domanda : Spett.le Amministrazione, con la presente si è a richiedere i seguenti chiarimenti. 1. Con riferimento all’attività di “ritiro e presa in carico della documentazione già archiviata presso l’attuale affidatario del servizio” (Art. 2.1 del capitolato) si chiede di indicare quanto segue: a. Se l’attuale fornitore, in caso di aggiudicazione a nuovo fornitore, provvederà a fornire il catalogo informatico dell’intero patrimonio documentale custodito e, in caso affermativo i dati campi in esso contenuti (es: numero scatola, Ente, etc.) b. il formato del catalogo informatico consegnato dall’attuale gestore, ad es. .xls, .csv, .xml c. se il catalogo informatico fornito dall’attuale fornitore riporta tutti i dati indicati a pag. 7 del capitolato per ciascuna unità documentale associata al barcode scatola in cui le unità documentali sono contenute d. Il numero di scatole una tantum da ritirare per ciascuna delle tipologie documentali indicate nella tabella 1 di pag. 9, ovvero: i. per i stimati 30.000 ml di cartelle cliniche si chiede di indicare il numero delle scatole ed il formato delle stesse (cm larghezza x profondità x altezza) ii. per i stimati 4.900 ml di altra documentazione si chiede di indicare il numero delle scatole ed il formato delle stesse (cm larghezza x profondità x altezza) iii. per i stimati 4.900 ml di documentazione amministrativa si chiede di indicare il numero delle scatole ed il formato delle stesse (cm larghezza x profondità x altezza) iv. per i stimati 700 ml di archivio storico si chiede di indicare il numero delle scatole ed il formato delle stesse (cm larghezza x profondità x altezza) e. se le scatole hanno un barcode univoco, leggibile da lettore ottico, e che lo stesso barcode è riportato nella base dati fornita dall’attuale fornitore f. premesso che i dati di riferimento stimati sono riferiti alla data del 30/08/2020, si chiede di indicare una stima delle scatole ulteriori che l’eventuale nuovo fornitore dovrà ritirare. 2. Con riferimento all’attività di “Ritiro, presa in carico ed indicizzazione della documentazione da attuali archivi interni all’Azienda USL della Romagna” (Art. 2.2 del capitolato), si chiede di indicare quanto segue: a. Per ciascuna sede (Cesena, Forlì, Ravenna, Rimini) e per ciascuna tipologia (cartelle cliniche, documentazione sanitaria e documentazione amministrativa) se il materiale è già messo in scatola? Se la risposta è affermativa si chiede se le scatole sono già posizionate su pedana, se verrà fornito un DB informatico il numero delle scatole da ritirare ed il formato delle stesse b. Per ciascuna sede (Cesena, Forlì, Ravenna, Rimini): i. gli indirizzi presso i quali si deve procedere al ritiro, ii. Se le scatole sono già disposte su pedane, diversamente se le scatole sono da ritirare al piano iii. Il tipo di mezzo accessibile presso ciascuna sede (es.: bilico, motrice, etc.) ed in generale le condizioni logistiche per la presa in carico per ciascuna sede 3. Con riferimento all’attività di “Ritiro, presa in carico periodica ed indicizzazione della documentazione di nuova produzione” (Art. 2.3 del capitolato), si chiede di indicare quanto segue: a. Se gli indirizzi di prelievo sono gli stessi per cui viene previsto il ritiro una tantum di cui all’art. 2.2 del capitolato, in caso negativo si chiede di indicare le condizioni logistiche per la presa in carico presso ciascuna sede (indirizzo, presenza ascensori/montacarichi, tipo mezzo con il quale si può accedere) 4. Con riferimento al servizio di “Ricerca, recapito e di ricollocazione della documentazione” (Art.7 del capitolato) si chiede di indicare: i. Se per “perfetta corrispondenza della scansione/immagine al documento originale secondo la normativa vigente” si intende quanto indicato nell’All.3 delle Linee Guida Agid (Certificazione di processo) ii. Si chiede di specificare, oltre al numero di richieste di trasmissione in forma digitale previste in 500 ricerche/mese, anche il numero medio di immagini previsto per ciascuna ricerca. iii. Per valutare correttamente l’impatto economico dell’attività di digitalizzazione e trasmissione delle immagini delle cartelle cliniche, in linea con il principio di par condicio fra i partecipanti, si chiede di fornire il dato statistico del numero di immagini digitali all’anno trasmesse dall’attuale fornitore nel corso del contratto 5. Con riferimento ai tempi di evasione delle richieste indicati nella tabella di pag. 18 del capitolato, si chiede di indicare: a. Se le ore indicate sono solari o lavorative b. Se riguardo alla voce “trasmissione in via d’urgenza o di estrema urgenza” si intenda la trasmissione in forma digitale/fax. Cordiali saluti

Risposta : Per la risposta al presente quesito si rimanda all'allegato sottostante. Cordiali saluti

Domanda : ATTENZIONE: Si interviene con specifico chiarimento

Risposta : In allegato il chiarimento fornito dalla S.A.

Domanda : Buongiorno, si chiede chi sia l'attuale gestore del servizio. Cordialmente,

Risposta : Buongiorno, l'attuale gestore del servizio è la ditta Plurima SpA con sede a Corciano ( PG), come espressamente indicato all'art. 2.1 del capitolato di gara. Distinti saluti