AFFIDAMENTO SERVIZIO PAGHE - UTDA

Domanda : Spett.le Unione Terred’Acqua, con riferimento alla procedura relativa all’affidamento della gestione del servizio paghe dell’Unione Terred’Acqua per anni 4 + eventuale proroga di 2 anni, pubblicata in data 13/05/2026, riteniamo opportuno sottoporre alcune considerazioni di carattere esclusivamente tecnico-organizzativo, formulate nell’interesse della continuità del servizio, della massima partecipazione del mercato e dell’economicità complessiva della futura procedura. Dalla documentazione pubblicata emerge infatti una decorrenza prevista del servizio al 01/06/2026, a fronte di una manifestazione di interesse con scadenza fissata al 28/05/2026. Tale tempistica, pur formalmente legittima, appare estremamente ridotta rispetto alla complessità tecnica e normativa di un eventuale subentro nella gestione payroll di enti pubblici già in esercizio. In particolare, l’avvio del servizio nel corso dell’anno fiscale e previdenziale comporta normalmente, per qualsiasi nuovo operatore economico: • acquisizione e verifica degli archivi storici; • caricamento dei progressivi fiscali e previdenziali individuali; • ricostruzione delle posizioni relative a dipendenti, amministratori, cessati e nuovi assunti; • verifica di conguagli, imponibili, F24, UniEmens/ListaPosPA e contabilità; • predisposizione dei dati necessari ai successivi adempimenti annuali (CU, Modello 770, conguagli fiscali e previdenziali, pratiche pensionistiche, TFR/TFS ecc.). Si tratta di attività tecniche rilevanti che, in caso di cambio gestore in corso d’anno, comportano inevitabilmente: • maggiori costi operativi; • maggiori tempi di avvio; • duplicazioni di lavorazioni; • incremento del rischio di disallineamenti tra dati storici e nuovi archivi gestionali. Riteniamo inoltre opportuno evidenziare che l’attuale impostazione temporale della procedura determina, di fatto, una condizione di evidente vantaggio operativo per il gestore uscente, il quale: • dispone già degli archivi e dei progressivi storici; • non necessita di attività di migrazione o ricostruzione dati; • conosce processi, configurazioni e particolarità operative degli enti coinvolti; • può garantire continuità immediata senza sostenere i costi e i rischi tipici di un subentro in corso d’anno. Tale situazione rischia quindi di limitare concretamente la contendibilità effettiva della procedura, pur in presenza di una gara formalmente aperta al mercato. Dal punto di vista dell’interesse dell’Unione, riteniamo invece che una proroga tecnica dell’attuale affidamento sino al 31/12/2026, con nuova decorrenza contrattuale dal 01/01/2027, comporterebbe significativi vantaggi organizzativi, economici e concorrenziali. In particolare consentirebbe: • una presa in carico ordinata e completa degli archivi; • l’avvio del servizio su anno fiscale e previdenziale “pulito”; • l’eliminazione delle attività straordinarie di ricostruzione dei periodi precedenti; • una riduzione dei costi indiretti di start-up; • una maggiore sostenibilità operativa del subentro; • una riduzione del rischio di errori su conguagli, CU, Modello 770 e pratiche previdenziali; • una più ampia partecipazione del mercato. Occorre inoltre considerare che l’attuale cronoprogramma si colloca in prossimità del periodo estivo, fase nella quale molte strutture operative del settore payroll pubblico risultano già impegnate nelle elaborazioni ordinarie, negli adempimenti semestrali e nelle attività connesse alle chiusure ferie. Una decorrenza dal 01/01/2027 consentirebbe invece a più operatori economici qualificati di organizzare correttamente: • analisi tecnica; • valutazione economica; • pianificazione del subentro; • eventuali integrazioni software; • attività di migrazione e test. Ciò determinerebbe, con ogni probabilità, una maggiore partecipazione alla procedura e quindi un effettivo incremento della concorrenzialità, permettendo all’Unione di effettuare valutazioni comparative più ampie e potenzialmente più vantaggiose anche sotto il profilo economico. Alla luce delle rilevanti criticità operative sopra evidenziate e considerato che un eventuale cambio gestore in corso d’anno comporterebbe inevitabilmente attività straordinarie di migrazione, ricostruzione dati e riallineamento fiscale/previdenziale con impatti diretti su costi, tempistiche e rischio operativo, si chiede formalmente all’Ente di valutare il differimento della decorrenza del nuovo affidamento al 01/01/2027, prevedendo nelle more una proroga tecnica dell’attuale gestione sino al 31/12/2026. Tale soluzione consentirebbe all’Unione di svolgere una procedura realmente concorrenziale, tecnicamente sostenibile e maggiormente vantaggiosa sotto il profilo economico, garantendo al contempo continuità operativa, corretta gestione degli adempimenti annuali e condizioni di effettiva parità tra gli operatori economici interessati. In attesa di Vs/ cortese riscontro, ringraziamo anticipatamente e porgiamo cordiali saluti.

Risposta : Buongiorno,

Domanda : Gentili Signori, In riferimento al software Datagraph - Contabilità finanziaria utilizzato dalla CUC - Unione Terre d'Acqua, Vi chiediamo con quali modalità viene effettuata la trasmissione dei conteggi delle paghe. Nello specifico occorre collegarsi al software Datagraph - Contabilità finanziaria per gestire l’elaborazione delle paghe? Potete chiarirci questo passaggio tecnico. Grazie Distinti saluti

Risposta : Buongiorno,

Domanda : Egregi Signori, In riferimento all’avviso di manifestazione d’interesse Vi formuliamo la seguente richiesta di chiarimento riferita ai requisiti di capacità tecnica. La nostra società ha assistito (e tutt’ora assiste) – in materia di consulenza del lavoro ed elaborazione payroll – diverse società pubbliche, anche con oltre 100 dipendenti, partecipate da Enti pubblici e locali come Regioni, Provincie o Città Metropolitane. Vi chiediamo, al fine di soddisfare il requisito di capacità tecnica, se è possibile conteggiare - tra le nostre forniture in ambito della gestione del servizio paghe / payroll - anche le società pubbliche partecipate dagli Enti locali come Regioni, Provincie o Città Metropolitane. Restiamo in attesa di un Vostro cortese riscontro. Grazie Distinti saluti.

Risposta : Buongiorno,

Domanda : In merito all’avviso di manifestazione di interesse in oggetto è indicato, nel Vostro documento "AVVISO DI MANIFESTAZIONE DI INTERESSE", come scadenza per l’invio della documentazione per la partecipazione di interesse il giorno 28/05/2026. Sempre nello stesso documento è indicato che il servizio decorrerà dallo 01/06/2026 al 31/05/2026 con eventuale proroga di 2 anni. Dato che dalla scadenza per la presentazione della manifestazione di interesse, 28/05/2026, alla decorrenza del servizio, 01/06/2026, trascorreranno solamente 3 giorni rendendo, di fatto, impossibile attivare il servizio, chiedo se tali date sono frutto di un refuso. In attesa di cortese riscontro, si porgono cordiali saluti.

Risposta : Buongiorno,

Domanda : Con riferimento alla procedura in oggetto, si chiede cortesemente di chiarire il perimetro effettivo degli Enti interessati dal servizio. In particolare, si chiede di specificare: - se il servizio riguardi esclusivamente l’Unione Terre d’Acqua oppure anche ulteriori Enti collegati; - il numero medio mensile dei cedolini da elaborare; - nonché l’eventuale suddivisione dei volumi per singolo Ente. Il chiarimento viene richiesto al fine di consentire una corretta valutazione tecnico-organizzativa ed economica del servizio.

Risposta : Buongiorno,

Domanda : Considerato che è richiesto che “Gli operatori economici che intendono partecipare al presente bando, si impegnano inoltre ad eseguire l’elaborazione degli stipendi con un software direttamente collegato a quello di contabilità in uso nell’Ente Unione” si chiede cortesemente di voler indicare il software di contabilità in uso presso l’Ente.

Risposta : Buongiorno,