AVVISO CONSULTAZIONE PRELIMINARE DIGITALIZZAZIONE

Domanda : -si richiede la quantità (espressa in metri lineari) dell'archivio oggetto di digitalizzazione e riguardante le circa 221'000 pratiche; -si richiede la quantità (espressa in metri lineari) delle 4’500 richieste di accesso pervenute nell'ultimo triennio; -si richiede la quantità (espressa in metri lineari) delle richieste di accesso con rilascio di copie/digitalizzazioni, sul totale delle 4’500 richieste di accesso pervenute nell'ultimo triennio; -si richiede conferma della possibilità di prevedere, nella redazione della propria offerta economica, l'addebito all'utenza di una specifica tariffa anche per la semplice visura; -si richiede conferma che l'istanza di accesso con copia conforme all'originale non prevede la digitalizzazione a cura e spese del concessionario; -si richiede conferma che l'istanza di accesso con rilascio di copie/digitalizzazioni si possa espletare per la totalità delle pratiche riguardanti l’accesso e non per porzioni di esse. Grazie e buon lavoro.

Risposta : 1. Si allega schema dei metri lineari dell'archivio.

Domanda : domande 1) Si chiede una stima dei metri lineari dell'intero archivio tecnico (221000 pratiche su diversi anni) 2) Si chiede di indicare se la concessione del servizio prevede, nella fase iniziale, la completa digitalizzazione delle pratiche edilizie oppure se la digitalizzazione delle pratiche oggetto di richiesta va effettuata via via che le richieste vengono inviate dall'utenza e approvate dal Comune 3) Se la concessione prevede la digitalizzazione dell'intero archivio tecnico, entro quanto tempo questa deve essere effettuata? 4) Essendo a carico del Comune la predisposizione giornaliera/settimanale delle pratiche da inviare alla digitalizzazione si chiede cortesemente di specificare (in funzione del tempo richiesto per la dematerializzazione totale e della frequenza di consegna) di stimare il numero di pratiche consegnate ad ogni viaggio 5) Si chiede cortesemente se i dati di indicizzazione delle pratiche saranno forniti congiuntamente alle pratiche o l'outsourcer dovrà estrarli e digitarli dall'evidenza cartacea 6) Si chiede cortesemente di specificare come viene organizzata oggi la memorizzazione delle pratiche scansionate (unico documento per pratica o divisione per criteri del Comune) e se il potenziale outsourcer potrà proporne una nuova o dovrà attenersi strettamente all'attuale 7) Qual è la durata dell'affidamento, supponendo che al termine dell'affidamento l'outsourcer non abbia più nulla da esigere sia sulle richieste di copia né sulle nuove pratiche e/o aggiornamenti delle esistenti? 8) Come verranno gestite dall'Ente le integrazioni inserite in corso d'opera a pratiche esistenti già scansionate? Saranno gestite dal sistema STEDI? 9) Si chiede qual è il tariffario attuale dei costi di riproduzione per effettuare una verifica di congruità 10) Nell'allegato A_2 a pag. 1 si dice che il costo del servizio è totalmente a carico dell'utenza mentre a pag. 4 dello stesso documento si richiede di esplicitare i costi a carico della stazione appaltante: si chiede di fornire maggiori dettagli sulla questione dei costi 11) La risposta tecnica e quella economica dovranno coesistere in un unico documento per rispondere alla manifestazione di interesse indetta dal Vostro Comune? 12) Si chiede cortesemente di indicare se il potenziale outsourcer deve indicare la propria disponibilità ad integrare/sostituire il personale attualmente impiegato alle attività negli uffici del Comune 13) Si chiede se la certificazione di copia conforme all’originale, rilasciata dal comune dietro dichiarazione dell’outsourcer, necessiti o meno a monte anche di certificazione di processo resa da notaio: in tal caso si chiede di specificare a quale soggetto (comune o outsourcer) siano in carico la scelta e l’onorario del notaio.

Risposta : 1. Si allega schema dei metri lineari dell'archivio.

Domanda : Desidero conferma che la seguente frase : L’Amministrazione non verserà alcun corrispettivo per gli interventi eseguiti, anche nel caso in cui, per qualsiasi motivo, l’aggiudicatario non sia riuscito a recuperare il credito maturato per l’esecuzione dell’intervento significa che l'aggiudicatario deve gestire direttamente l'incasso dai richiedenti. Quesito già posto in precedenza senza avere riscontro.

Risposta : Quesito già evaso con p.i. 219517-24 del 04/06/2024

Domanda : Buonasera. Si richiede quale sia la durata massima stimata per la concessione del servizio in oggetto. Sarebbe inoltre possibile avere indicazione degli attuali costi per l'accesso agli atti, in modo da poter ipotizzare un piano economico finanziario sostenibile? Si ringrazia sin d'ora

Risposta : Quesito già evaso in data 04/06/2024 in quanto identico al precedente del mese di aprile 2024

Domanda : Buongiorno, in relazione alla procedura in oggetto si inoltrano a codesto Ente le seguenti richieste di chiarimento: 1 Da quanto si evince dall'Allegato A, le prestazioni di ricezione richiesta visura, valutazione presupposti giuridici, visura con copia conforme all'originale e visura con appuntamento fisico, continueranno ad essere erogate con le modalità e con il personale propri del Comune di Parma. In tale scenario, si chiede conferma che il perimetro del fornitore sia circoscritto alla presa in carico della documentazione cartacea, alla sua digitalizzazione, al riversamento di pdf e metadati sui sistemi informatici del Comune di Parma, alla ricollocazione dell'originale cartaceo presso il sito di provenienza, alla trasmissione via e-mail/PEC della copia digitale, all'invio fisico al richiedente della copia cartacea. 2 Si chiede di esplicitare le modalità di riscossione dei diritti di segreteria e ricerca per le istanze di visura (come da Allegato A unico corrispettivo a fronte di tutti i servizi erogati). Nello specifico, i diritti resteranno a capo del Comune di Parma e versati, quindi, su proprio Conto Corrente oppure è il Fornitore a configurarsi come vero e proprio emittente fattura e i diritti versati su suo Conto Corrente? 3 Si chiede di indicare le specifiche tecniche dei pacchetti di versamento adoperati da PARER. 4 Si chiede se per ciascuna delle categorie pratiche elencate in Allegato A siano disponibili i seguenti dati di foliazione: • numero medio fogli per pratica; • numero medio di fogli in formato A4; • numero medio di fogli in formato maggiore di A4 (es. mappe e planimetrie A3, A2 o più grandi); • larghezza media dorso faldone per le categorie dove non specificato in Allegato A (tutte tranne "PUA"). 5 Si chiede se esistano già specifiche tecniche per l’integrazione con il software di ricerca delle pratiche edilizie in uso presso l’Ufficio comunale (STEDI). Nello specifico se si prevede l'utilizzo di API REST/SOAP o deposito file in area sftp o altre soluzioni (es. bucket in cloud). Cordiali saluti

Risposta : 1. Si conferma la procedura da voi descritta e si precisa che le richieste di accesso in capo al fornitore potranno comprendere sia pratiche da digitalizzare che digitalizzate.

Domanda : L’incasso dei diritti è da effettuarsi a cura dell’operatore economico direttamente dai richiedenti?

Risposta : La gestione del servizio è improntata secondo il modello della concessione con assunzione totale del rischio d'impresa a carico del concessionario che incasserà in nome proprio e per conto proprio le tarfiffe del servizio applicate all'utenza. Le stesse sono da intrendersi al netto di IVA. Il concessionario non assumerà veste di agente contabile in quanto le entrate a suo favore hanno natura tariffaria e non tributaria. Il concessinario dovrà adempiere a tutti gli obblighi fiscali di legge nei confronti degli utenti.

Domanda : Buonasera. Al fine di poter effettuare anche una adeguata valutazione economica, si richiede se sia possibile avere una tabella o un prospetto che indichi gli attuali costi per l'esercizio dell'acceso agli atti; si richiede inoltre quale sia la durata ipotizzata della concessione o se invece si possa ipotizzare che la sua durata sia quella massima prevista ex lege. Grazie. Cordiali saluti.

Risposta : Buongiorno, si allega estratto della delibera di Giunta n.367/2023 del 08/11/2023 con il tariffario attuale della S.O. Archivi e Protocollo. Per quanto riguarda la durata ipotizzata della concessione si può affermare che dipenderà dal quadro economico e comunque non superiore alla durata massima prevista ex lege.