Servizi di digitalizzazione di cartelle cliniche ospedaliere e prescrizioni farmaceutiche

Domanda : Gentili Signori, la presente per sottoporre le seguenti richieste di chiarimento: 1) 1.2.B PROTOCOLLAZIONE DEL MATERIALE DA LAVORARE: E' richiesto di recuprerare il codice di lavorazione/protocollo delle cartelle cliniche tramite interrogazione di un servizio web. Il servizio consente l'interrogazione massiva di più cartelle? 2) 1.2.B PROTOCOLLAZIONE DEL MATERIALE DA LAVORARE: Per eseguire la protocollazione dei una cartella in esubero, esiste un servizio web dedicato o è richiesta una procedura manuale? 3) 1.2.C PROTOCOLLO OPERATIVO STANDARD DI NORMALIZZAZIONE DELLA CARTELLA CLINICA: In fase di normalizzazione è richiesto di ricondurre in formato A4/A3 la documentazione in formato non standard: qual è la percentuale dei documenti non standard? 4) 1.2.C PROTOCOLLO OPERATIVO STANDARD DI NORMALIZZAZIONE DELLA CARTELLA CLINICA: Il protocollo standard di normalizzazione prevede la numerazione degli esami per ciascuna tipologia: § E' possibile dettagliare la richiesta relativa alla numerazione? § Qual è la percentuale dei documenti che necessitano la numerazione in fase di normalizzazione? 5) 1.2.C PROTOCOLLO OPERATIVO STANDARD DI NORMALIZZAZIONE DELLA CARTELLA CLINICA: Il protocollo standard di normalizzazione prevede la riproduzione, tramite fotocopie, di documenti con formati superiori allo A3. Qual è la percentuale dei documenti con formato superiore allo A3? 6) 1.2.C PROTOCOLLO OPERATIVO STANDARD DI NORMALIZZAZIONE DELLA CARTELLA CLINICA: Il protocollo standard di normalizzazione prevede l'estrazione dei CD per la restituzione. Qual è la percentuale di cartelle cliniche con CD? 7) 1.2.F CREAZIONE DEL FILE DIGITALE E PUBBLICAZIONE: In caso di cartelle cliniche oggetto di conservazione sostitutiva, tra i metadati relativi al processo di scansione è presente il "Responsabile Operatore Lavorazione": E' sufficiente un codice identificativo che consenta di risalire all'operatore? 8) 1.2.F CREAZIONE DEL FILE DIGITALE E PUBBLICAZIONE: L'attività in carico al fornitore per la gestione delle cartelle cliniche oggetto di conservazione sostitutiva è la sola creazione del pacchetto di conservazione? Il processo di COS è in carico ad un ente terzo? 9) 1.3 ULTERIORI SPECIFICHE: Quali sono i volumi e la frequenza per le varie richieste: § Richiesta urgente § Richiesta Prioritaria § Richiesta doc originale § Richiesta doc cartacea con modalità urgente § Richiesta doc cartacea con modalità Prioritaria 10) 1.3.4 CARATTERISTICHE PRINCIPALI DEI WEB SERVICES PREDISPOSTI: "Ogni chiamata dovrà contenere l'identificazione della persona fisica che ha materialmente eseguito l'attività legata alla chiamata": : E' sufficiente un codice identificativo che consenta di risalire all'operatore? 11) 1.3.5 VOLUMI PRESUNTI DEL SERVIZIO DIDIGITALIZZAZIONE DELLE CARTELLE CLINICHE: "Si stima un volume medio di 25.000.000 di pagine totali l'anno con contenuto informativo": 1. E' richiesta una conferma sull'unità di misura indicata: si tratta di pagine (= 1 facciata) o di fogli (2 facciate)? 2. Qual è il numero di cartelle cliniche annuo da gestire? 4. Qual è il numero medio di pagine per cartellina? 5. I volumi indicati nella tabella riportano esclusivamente le pagine post-lavorazione? Considerando che i volumi di pagine senza contenuto informativo sono il 35% dei volumi totali, il totale delle pagine da gestire pre-scansione è pari a circa 25.000.000 + 9.000.000 = 34.000.000? 12) 2.2.2 DIGITALIZZAZIONE DELLE PRESCRIZIONI FARMACEUTICHE E DEL MATERIALE DOCUMENTALE: E' richiesto il recupero dei dati tramite OCR. 1. Sono presenti documenti manoscritti in moduli standard? 2. Sono presenti documenti manoscritti su carta bianca? 3. Se sì, quali sono i volumi? 13) 2.2.2 DIGITALIZZAZIONE DELLE PRESCRIZIONI FARMACEUTICHE E DEL MATERIALE DOCUMENTALE: Qual è la lavorazione richiesta per i documenti della contabilità di dettaglio? Qual è la modalità di restituzione dei documenti della contabilità di dettaglio digitalizzati? 14) 2.4 VOLUMI: Qual è la stima percentuale di ricette relative ad assistiti da istituzione estere? 15) 2.4 VOLUMI: Quali sono i volumi delle distinte contabili riepilogative? 16) Qualora l'offerta sia al solo prezzo più basso, si chiede perché venga richiesta la Relazione tecnico illustrativa? Qualora sia da produrre viene assegnato un punteggio? 17) La comprova dei Requisiti di Capacità tecnica e professionale (aver eseguito uno o più Contratti aventi ad oggetto la fornitura di servizi analoghi alla procedura di gara) attraverso l'emissione degli originali o delle copie conformi dei certificati rilasciati dagli Enti Pubblici o Privati, deve avvenire già in questa fase di gara o successivamente su richiesta delle SA? 18) La comprova dell'assolvimento dell'imposta di bollo sulla domanda di partecipazione può avvenire apponendo la marca dell'importo di € 16,00 sulla stessa domanda, annullandola? 19) Qualora si ricorra all'istituto del Subappalto oltre a dichiararlo all'interno del DGUE, è necessario fornire ulteriore documentazione da parte del Subappaltatore?

Risposta : 1) Si; 2) È previsto un servizio web specifico (protocollazione live); 3) 1-2% 4) a) la tipologia degli esami descritti devono essere numerati normalmente 1,2,3....,N, nello specifico ponendo -1 sul lato alto DX (per indicare che è il primo documento della sequenza) e sotto l’ultimo numero di documento porre N (una sottolineatura), per indicare che è l'ultimo documento della sequenza; b) 3-4%, dipende dalla tipologia di ricovero (alcune cartelle non presentano esami da numerare). 5) 1-2% 6) Non risulta che debbano essere restituiti per il processo standard ma fotocopiati. La restituzione è prevista solo per la digitalizzazione in conservazione sostitutiva. 7) SI 8) a) SI; b) Si, il processo di COS è in carico ad un ente terzo; 9) Volumi e la frequenza per le varie richieste: a) Richiesta urgente 1°/°° (1 su 1.000); b) Richiesta Prioritaria 1%; c) Richiesta doc originale 2%; d) Richiesta doc cartacea con modalità urgente 1°/°° (1 su 1.000); e) Richiesta doc cartacea con modalità Prioritaria 2%; 10) Si; 11) Si stima un volume medio di 25.000.000 di pagine totali l'anno con contenuto informativo: SI; 1) pagine (= 1 facciata) ; 2). Circa 250.000; 4) 100-120; 5) Si; 12) 1. Ricettario rosso SSN, modulo a ricalco ministeriale per stupefacenti, prescrizioni declassate; 2. La ricetta medica cannabis su foglio A4; 3. Per l’anno 2019 ci sono circa 4.600 documenti. 13) a) Il fornitore deve procedere all'invio tramite WS dei dati relativi alla Distinta Contabile Riepilogativa e alla Distinta Mazzette di ogni singola farmacia, al fine di verificare la quadratura dell'attività da esso stesso svolta (numero ricette e verifica contabilità); b) tramite web services. 14) Circa lo 0,08%; 15) Una DCR per farmacia al mese. Il dato delle farmacie a maggio 2020 è di 1.367. 16) La procedura è ai sensi dell’art.95 c.4 del D. Lgs. 50/2016 (minor prezzo). Non è richiesta la presentazione di alcuna relazione illustrativa. Non viene attribuito punteggio qualitativo. 17) Salvo che non siano allegati alla documentazione amministrativa, la comprova dei requisiti sarà richiesta successivamente all’aggiudicatario proposto in sede di controllo e verifica di quanto dichiarato. 18) Si rimanda al paragrafo 15.1 “PARTECIPAZIONE ALLA GARA E ULTERIORI DICHIARAZIONI” del Disciplinare di gara che precisa le modalità tramite le quali può essere assolto il pagamento dell’imposta di bollo. Nel caso si optasse per il contrassegno telematico (cd. Marca da bollo), questo dovrà essere apposto sul modulo per l’attestazione di pagamento (Allegato 5) che dovrà essere allegato su SATER nella busta “Documentazione amministrativa” in copia scansionata e firmata digitalmente, l’originale sarà conservato dal concorrente. 19) Ai sensi di quanto previsto dal Disciplinare di gara, ai fini dell’autorizzazione, l’affidatario, almeno venti giorni prima dell’inizio dell’esecuzione delle attività, deve depositare presso l’Amministrazione contraente il contratto di subappalto e la eventuale ulteriore documentazione richiesta.

Domanda : Allegato 3 CT - F_1 • Si richiede la percentuale delle ricette dalle quali occorre desumere il codice fiscale del medico dal timbro

Risposta : La percentuale varia per le diverse Aziende dallo 0,5% all' 1,0%.

Domanda : Allegato 3 CT - 2.2.1 • “La sede di prelievo e riconsegna dei documenti è la stessa indicata in precedenza. La ditta aggiudicataria sarà tenuta all’erogazione del servizio anche a fronte di variazioni dei punti di prelievo e riconsegna comunicati, senza oneri aggiuntivi” Si richiede la distanza di eventuali punti di ritiro diversi da Lepida.

Risposta : Al momento il punto di ritiro e consegna è presso la sede di Minerbio di Lepida SCPA. Eventuali variazioni verranno concordate con il fornitore.

Domanda : Allegato 3 CT - 1.3.1 • Pagina 14 Si richiede di specificare il numero medio o la percentuale sulle cartelle lavorate di richieste Urgenti e Prioritarie da inviare in maniera digitale • Pagina 15. “Si precisa che, di norma, la percentuale di richieste di restituzione della documentazione originale è inferiore al 2 per cento rispetto alle cartelle lavorate. “ Si richiede conferma che la percentuale sopra indicata sia riferita alla somma di entrambe le tipologie di restituzione in originale ( urgenti e prioritarie) • Si richiede se i costi di trasporto delle richieste di restituzione in originale siano a carico del committente o del fornitore.

Risposta : Allegato 3 CT - 1.3.1 - Pagina 14: 2%; - Pagina 15: Si; - I costi di trasporto delle richieste di restituzione in originale sono a carico del fornitore.

Domanda : Allegato 3 CT - 1.2.I • Certificazione di Coerenza tecnica e di Processo Il controllo ai fini della certificazione di coerenza tecnica e di processo deve essere effettuata su tutte le cartelle in conservazione sostitutiva? • Verifica Interna di Conformità “La percentuale delle cartelle da sottoporre potrà variare in base alla qualità delle cartelle prodotte ed ai riscontri positivi effettuati.” E’ possibile sapere i quantitativi minimi e massimi di cartelle per le quali va effettuata questa verifica?

Risposta : Allegato 3 CT - 1.2.I • Certificazione di Coerenza tecnica e di Processo Si, il controllo ai fini della certificazione di coerenza tecnica e di processo deve essere effettuato su tutte le cartelle in conservazione sostitutiva; Verifica Interna di Conformità Inizialmente sul 100% del lavorato, poi a decrescere in base ai risultati dei controlli.

Domanda : Allegato 3 CT - 1.2.F • “Le pagine del PDF devono mantenere l’esatto ordine dei fogli digitalizzati e devono sempre essere numerate progressivamente.” La numerazione delle pagine, sia per le cartelle oggetto di conservazione sostitutiva sia per quelle che non lo saranno, va posta sul cartaceo o sull’immagine? • Metadati : che cosa sin intende per Multinosologico e come va gestito durante le varie fasi dell’attività. • I metadati sono gli stessi sia per le cartelle oggetto di conservazione sostitutiva sia per tutte le altre?

Risposta : Allegato 3 CT - 1.2.F - La numerazione delle pagine, sia per le cartelle oggetto di conservazione sostitutiva sia per quelle che non lo saranno, va posta sull’immagine; - Una cartella cartacea può fare riferimento a più episodi di ricovero (uno principale e gli altri secondari); essa deve essere scansionata come un'unica cartella ma deve essere associata a tutti gli apisodi di ricovero. Questa attività deve essere controllata in fase di protocollazione; - Si, i metadati sono gli stessi sia per le cartelle oggetto di conservazione sostitutiva sia per tutte le altre.

Domanda : Allegato 3 CT - 1.2.E • “rilevazione delle immagini da eliminare secondo il protocollo definito in caso di Digitalizzazione Cartelle Cliniche non oggetto di conservazione sostitutiva. In questa fase devono anche essere eliminate le pagine senza contenuto informativo” Che cosa si intende per pagine senza contenuto informativo e quante tipologie di queste pagine si possono trovare? • Si richiede il numero di pagine medio per cartella

Risposta : - Per pagine senza contenuto informativo si intendono tutte le pagine bianche che non presentano segni e/o scritte o qualsiasi altro apporto al foglio intonso. Non ci sono tipologie specifiche: trattasi prevalentemente di retri che non presentano contenuto di alcun tipo; • Mediamente la cartella si compone di 100 - 120 immagini PDF (facciate).

Domanda : Allegato 3 CT - Servizio 1 - 1.2.C. • La copertina della cartella che contiene la documentazione è in formato standard A4? • La numerazione progressiva degli esami ECG, EGA, ECOGRAFIE ecc .ecc. deve essere posta sul cartaceo o sulle immagini? • Quali sono i formati degli esami da fotocopiare? • Che dimensione hanno gli ECG? Vanno acquisiti in maniera completa? • Qual è la percentuale dei documenti da fotocopiare all’interno di una cartella? • Che formato ha e di quante pagine è composto il PROTOCOLLO DI ASSISTENZA? E’ presente in tutte le cartelle? • Nell’ultimo punto di pagina 7 “ I fogli che presentano un grafico non si possono dividere a metà, nel caso ci fossero dei fogli all’interno si devono porre dopo il cartoncino “ Si richiede il formato dei fogli con grafico • pag. 8 Punto 4. “Se gli originali presentano buchi o strappi viene eliminata la parte corrispondente al buco, sempre se non compromette l'integrità dell'originale” si richiede di specificare questa attività. • ll foglio di FINE CARTELLA deve rimanere anche come immagine? • “documenti di dimensione maggiore di un A3 dovranno essere riprodotti in un’immagine unica; eventuali CD dovranno essere estratti dalla cartella e restituiti con l’indicazione precisa della cartella in cui sono stati inseriti dall’ospedale” Quanti sono in percentuale i documenti maggiori di un A3 e che dimensione hanno? Il contenuto dei Cd che dovranno essere estratti dalla cartella e restituiti va estrapolato e gestito con le immagini della cartella?

Risposta : Allegato 3 CT - Servizio 1 - 1.2.C. - No. Diverse tipologie tutte leggermente più grandi di un A4; - La numerazione progressiva deve essere posta sul cartaceo; - Per il processo standard in generale quelli più grandi di un A3; - Gli ECG hanno dimensione variabile, larghezza massima lato corto del foglio A4, si possono dividere se presente tratteggio divisorio oppure tagliare per il processo standard; - La percentuale varia molto in base alle tipologie adottate dal reparto ma, in genere, la media è del 1-2%; - Non è presente in tutte le cartelle. Quando presente il formato è leggermente più grande di un A3; - I grafici hanno varie misure, anche superiori ad un A3. Per la scansione standard i fogli di dimensione massimo A3 sono digitalizzati interi; se maggiori di un A3 devono essere digitalizzati manualmente riprendendo, nella seconda immagine, l'ultimo elemento del grafico presente nella prima. Per la sostitutiva l'immagine deve essere intera. Pag. 8 punto 4: quando il bordo di un documento è strappato o rovinato viene pareggiato se non compromette la leggibilità del documento; - ll foglio di FINE CARTELLA deve rimanere anche come immagine? NO; - In percentuale il quantitativo dei fogli maggiori di un A3 è pari a circa l' 1-2%; essendo prevalentemente documenti contenenti grafici, variano in base al tipo di ricovero. Il contenuto dei CD NON va estrapolato.

Domanda : Allegato 3 CT - Servizio 1 - 1.2.A Si richiede di specificare il numero di bancali previsti da ritirare settimanalmente presso la sede di Minerbio.

Risposta : Indicativamente 8-10 bancali a settimana.

Domanda : Si richiede di quanti fogli di media è composta una cartella clinica e se per foglio si intende fronte+ retro.

Risposta : In genere una cartella è composta da 60 - 70 fogli fronte + retro che con la conservazione standard producono dei file PDF di 100 - 120 immagini. Distinti saluti. Il RUP

Domanda : Si chiede se nella lavorazione per la conservazione a norma, successivamente alla fase di scansione, eventuali spillette tolte in fase di normalizzazione o fogli rilegati andranno ricomposti come in origine (quindi rispillettati).

Risposta : NO, la documentazione non dovrà essere "rispillettata". Si precisa però che la sequenza originale comunque deve essere mantenuta. Distinti saluti, il RUP

Domanda : Richieste di chiarimento: 1) Si chiede di specificare se la Procedura Aperta di gara è espletata con il criterio di aggiudicazione "economicamente più vantaggiosa" (e pertanto prevedere la produzione della relazione tecnica e dell'offerta economica" o se invece con il criterio del "prezzo più basso" (e pertanto la produzione della sola offerta economica"; 2) Con riferimento al requisito di "aver eseguito, nel triennio precedente la pubblicazione del bando sulla GUUE, uno o più contratti per un valore complessivo non inferiore a € 1.000.000,00 (IVA esclusa) con soggetti pubblici o privati aventi ad oggetto la fornitura di servizi analoghi a quelli della presente procedura di gara, ovvero servizi di digitalizzazione e gestione documentale", si chiede se per servizi analoghi si intenda il servizio di digitalizzazione e gestione documentale eseguito sia per aziende pubbliche che private in qualsiasi settore o se invece sia inteso con specifico riferimento alle sole aziende pubbliche o private nel settore prettamente sanitario.

Risposta : 1) Ai sensi di quanto previsto dal Disciplinare di gara, par.17 “Criterio di Aggiudicazione” l’appalto è aggiudicato in base al criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa individuata sulla base del minor prezzo, ai sensi dell’art. 95, comma 4, lett.b) del Codice; 2) Ai sensi di quanto previsto dal Disciplinare di gara par.8.3 “Requisiti di capacità tecnica e professionale”, i servizi analoghi potranno riferirsi a servizi di digitalizzazione e gestione documentale eseguiti sia per aziende pubbliche che private in qualsiasi settore. Distinti saluti, il RUP

Domanda : 1) Si chiede conferma che il numero nosologico sulla cartella clinica da utilizzare in fase di protocollazione è riportato in forma di barcode. In caso di parziale assenza del barcode si chiede in che percentuale sarà presente. 2) Il regolamento di gara prevede che nelle due fasi separate di normalizzazione e convalida venga effettuato il controllo di congruenza tra i dati del paziente presenti sul foglio di protocollazione e documento cartella: si chiede conferma che l'aggiudicatario dovrà provvedere al controllo di tutti i fogli che compongono il documento. 3) Si chiede conferma che il ritiro del materiale (lotto) da lavorare per la conservazione a norma venga ritirato insieme alla lavorazione standard. 4) Si chiede conferma che nella fase di normalizzazione delle cartelle per la conservazione a norma sia prevista la numerazione degli esami e la segnalazione dei fogli danneggiati 5) Si chiede conferma che il fondo dei fogli scansionati (fogli danneggiati, segnalibri) possa rimanere nero o debba essere uniformato al bianco 6) Nella fase di lavorazione per la consevazione a norma, eventuali tracciati di es ami con formato di lunghezza di diversi metri possono essere separati? 7) Si chiede conferma che le pagine PDF delle cartelle con conservazione a norma debbano essere ordinate secondo i segnalibri 8) Si chiede conferma che i PDF delle cartelle in bianco e nero dovranno essere generati automaticamente da quelle a colori per cui la scansione sarà unica 9) Si chiede di indicare in quale fase della lavorazione verrà richiesta la verifica interna di conformità e se questa prevede che l'aggiudicatario disponga del materiale cartaceo originale 10) Si chiede di specificare se l'invio verso LEPIDA dei PDF a colori ed in bianco e nero utilizzano lo stesso servizio o sono separati (webservice) 11) Si chiede conferma che per la stessa cartella verranno fatturate sia le immagini a colori che in bianco e nero

Risposta : 1) Il barcode è presente sulla copertina della cartella clinica da processare. Ci sono sporadici casi nel quale può risultare critica la leggibilità. Nel caso degli addendum non è quasi mai presente il barcode ma è presente il nosologico che deve essere inserito manualmente. La numerosità di questi casi risulta inferiore al 6%; 2) La conformità del documento che prevede il controllo di tutti i fogli del documento viene effettuato solo per una percentuale delle cartelle cliniche processate per la conservazione sostitutiva. I controlli previsti in protocollazione, normalizzazione e convalida si riferiscono principalmente alla copertina ed alla SDO. Il processo di lavorazione complessivo delle cartelle cliniche deve comunque garantire che tutti e soli i fogli del documento siano presenti nel PDF digitalizzato e siano associati all’episodio di ricovero corretto; 3) Il materiale da ritirare per le due lavorazioni (a norma e standard) sarà distinto ma può essere ritirato utilizzando lo stesso viaggio. La schedulazione dei viaggi verrà concordata indistintamente per le due lavorazioni; 4) Si conferma, fino a nuova disposizione della sovrintendenza; 5) Si conferma, fino a nuova disposizione della sovrintendenza; 6) Andranno valutati casi estremi oggi non presenti previa consultazione degli Enti produttori della cartella clinica; 7) L’ordinamento delle pagine processate con la conservazione a norma deve rimanere inalterato rispetto all’ordinamento cartaceo originale del documento; 8) Per la conservazione standard viene prodotto solo il file bianco e nero, per la conservazione a norma viene prodotto solo il file a colori; 9) La verifica interna di conformità viene richiesta prima della fase di inscatolamento quindi l’aggiudicatario ha ancora a disposizione l’originale cartaceo del documento; 10) L’invio verso Lepida dei file a colori per la conservazione a norma ed in bianco e nero per la conservazione standard utilizzano servizi separati; 11) NO, per la conservazione standard saranno riconosciute in fattura le pagine costituenti il PDF e quindi al netto delle pagine senza contenuto informativo (in genere il retro bianco). Per la conservazione a norma, che prevede l’invio del file a colori, saranno riconosciute in fattura tutte e sole le pagine che compongono il file inviato, comprese quindi quelle senza contenuto informativo. Distinti saluti, il RUP

Domanda : Chiediamo chi sia l'attuale gestore del servizio oggetto della presente procedura

Risposta : Gli atti relativi alla precedente procedura di gara, aggiudicata nell'anno 2017, sono pubblici e disponibili al seguente indirizzo: http://servizissiir.regione.emilia-romagna.it/deliberegiunta/servlet/AdapterHTTP?action_name=ACTIONRICERCADELIBERE&ENTE=4