Servizio di Attività di Sorveglianza Sanitaria e altre attività spettanti al Medico Competente

Domanda : Quesito 1 Preso atto che “Il Fornitore dovrà garantire che le visite mediche a cura del Medico Competente si svolgano presso le sedi delle Amministrazioni del GdA. In particolare, è previsto che per le visite di cui all’articolo 5 – lettere a), b), c), d), e), ed f) siano svolti presso ambulatori individuati all’interno delle sedi Regionali”, si chiede di conoscere la tipologia dei locali messi a disposizione dalle Amministrazioni, nonché la dotazione sanitaria e la strumentazione tecnica e informatica presente o comunque disponibile a disposizione del Medico Competente. Quesito 2 In relazione a “Impegno a completare l'attività di digitalizzazione delle cartelle sanitarie pregresse entro un anno dall'inizio dell'erogazione dei servizi”, si chiede di conoscere l’entità del lavoro di cui trattasi in termini di numero di pratiche e di complessità (numero medio di atti – meglio ancora di pagine - da scannerizzare), spazi e strumenti messi a disposizione da parte delle Amministrazioni, luogo in cui tale attività dovrà essere svolta, etc. Quesito 3 Preso atto che “Il medico competente dovrà necessariamente utilizzare il sistema di gestione della cartella sanitaria digitale adottato dalla Regione, ogni informazione e dato riferito alle attività dovrà essere necessariamente gestito attraverso detto sistema, accessibile via web, previo accreditamento presso il sistema regionale” si chiede a) di ricevere esempio/copia di tale cartella sanitaria; b) se la cartella sanitaria gestita dai due diversi programmi citati sia la medesima; c) di ricevere indicazioni sulle modalità di gestione di eventuali aspetti non coperti dalla struttura della cartella sanitaria adottata Quesito 4 Si chiede di avere conferma sul fatto che la documentazione cartacea relativa alla attività di sorveglianza sanitaria sia archiviata (nel rispetto delle normative) presso ciascuna sede

Risposta : 1) Per quanto concerne il quesito n. 1 si specifica che attualmente è stato attrezzato un unico ambulatorio per il Medico Competente presso la sede di Via A. Moro 18. È a disposizione del medico un ufficio di segreteria ed un archivio presso cui sono collocate le cartelle sanitarie. Nell’ufficio del Medico Competente sono presenti una postazione VDT completa, una scrivania, un lettino e un lavandino. 2) In risposta al quesito n. 2 si precisa che al momento sono presenti un numero di cartelle sanitarie pari al numero di dipendenti attivi. La complessità delle stesse è variabile a seconda della storia clinica dei dipendenti, dalla loro mansione (e quindi dalla frequenza del protocollo sanitario), dalla data di assunzione, ecc. Tale attività dovrà essere svolta nell’ufficio dedicato che verrà reso disponibile al fornitore all’interno della sede regionale o presso la sede che il fornitore individuerà. 3) Relativamente al quesito n. 3 in risposta alla lett. a) si trasmettono in allegato copia di screen shot della cartella di test. In risposta alla lettera b) si specifica che la cartella sanitaria, essendo gestita da due programmi diversi, pur contenendo le stesse informazioni è rappresentata in modo differente. In risposta alla lett. c) non ci sono aspetti non coperti dalla struttura della cartella sanitaria. 4) Per quanto riguarda il quesito n. 4 si conferma che attualmente le cartelle sanitarie della Regione Emilia-Romagna, della Protezione Civile, dell’Agenzia Regionale per il Lavoro e di Arpae sono custodite in un apposito archivio nei rispettivi uffici del Medico Competente. Non ci sono cartelle archiviate in altre sedi.

Domanda : - Cosa intendete per sede operativa a Bologna? Quale deve essere la sua funzione e come deve essere attrezzata? - Quando fate riferimento ad Ufficio presso le sedi… cosa intendete, come devono essere gli uffici in questione? - Dove si trovano adesso le cartelle sanitarie? - Luogo delle prestazioni art.5 pag 7 capitolato allegato5. Cosa si intende per lettere a)b)c)d)e)f)? - Cosa si intende per AUSILIARIA? - Per “Modalità di digitalizzazione della documentazione sanitaria e integrazione con i sistemi informatici dei partecipanti al GDA (uso Software CANOPO e SIMPLEDO, digitalizzazione delle cartelle sanitarie, invio delle idoneità in formato elettronico) “ cosa si intende? Entro quali tempi bisogna digitalizzare le cartelle? Quante sono? Verranno caricate solo le vecchie cartelle idonee o tutte?

Risposta : 1) In risposta al quesito n. 1 si precisa che nel par. 18.1 il criterio di valutazione 11 “Sede operativa c/o strutture del GDA” indica la disponibilità a dotarsi, in caso di aggiudicazione, di una sede operativa a Bologna e di un ufficio presso le strutture del G.d.A. Premesso che a Bologna si concentra il maggior numero di visite da effettuare, per sede operativa a Bologna deve intendersi una sede nella quale i Medici Competenti e le strutture a supporto possano organizzare e gestire il lavoro di segreteria. La sua funzione sarà, quindi, quella di un ufficio operativo di coordinamento dell’attività. 2) Relativamente al quesito n. 2 non è chiaro a quale punto sia riferita la domanda. Si veda la risposta al quesito precedente. 3) Relativamente al quesito n. 3 si chiarisce che: - le cartelle sanitarie di RER e Protezione civile si trovano attualmente presso un locale dedicato in prossimità dell’ambulatorio del Medico Competente di Viale A. Moro 18; - quelle dell’Agenzia Regionale per il Lavoro sono conservate attualmente negli archivi collocati presso gli uffici dei Medici Competenti (attualmente 9 sedi, poichè il servizio viene svolto da nove medici suddivisi per province); - e quelle dell’ ARPAE sono archiviate presso l’Ufficio del Medico Competente a Bologna. 4) Relativamente al quesito n. 4 si precisa che il richiamo alle lettere a) b) c) d) e) f) nell’art.7 a pag. 7 del Capitolato “Luogo di esecuzione delle prestazioni” è un refuso, deve intendersi l’elenco puntato delle Visite Mediche contenuto nell’art. 5 “Attività di Sorveglianza Sanitaria” a pag. 5. 5) In risposta al quesito n. 5 si rinvia al par. 9 del Disciplinare di Gara “Avvalimento”, ossia a quell’istituto disciplinato dall’art. 89 del D. Lgs. 50/2016 secondo cui l’operatore economico, singolo o associato, può dimostrare il possesso dei requisiti di carattere economico, finanziario, tecnico e professionale di cui all’art. 83, c. 1 lett. b) e c) del Codice avvalendosi dei requisiti di un’altra impresa (Ausiliaria) la quale si impegna a metterli a disposizione del richiedente per il tempo necessario. 6) In risposta al quesito n. 6 si precisa che per attività di digitalizzazione si intende la graduale sostituzione delle cartelle sanitarie cartacee con le cartelle elettroniche digitalizzate. Dovranno essere digitalizzate tutte le cartelle dei lavoratori attivi nel corso della durata del contratto. E’ previsto uno specifico criterio premiante per chi si impegna ad effettuare la digitalizzazione delle cartelle sanitarie pregresse entro un anno dall’inizio dell’erogazione dei servizi. Al momento le cartelle sanitarie sono pari al numero di lavoratori in sorveglianza e conseguentemente è richiesto che vengano caricate a sistema tutte le rispettive cartelle.

Domanda : In riferimento alla procedura in oggetto, siamo richiedere i seguenti chiarimenti: 1) Si chiede di conoscere, in relazione agli allegati da 5.1 a 5.8 e considerata la necessità di valutare il quadro economico del servizio, l’entità numerica degli addetti suddivisi per sede territoriale; 2) Si chiede di conoscere se il percorso di digitalizzazione delle cartelle sia già iniziato e, in caso affermativo, per quali sedi e per quanti operatori; 3) In relazione ai criteri di valutazione dell’offerta tecnica si evidenzia quanto segue. Il criterio 7 “Digitalizzazione delle cartelle sanitarie pregresse” prevede l’assegnazione di pt.4 nel caso in cui l’azienda si impegni a completare l’attività di digitalizzazione entro 1 anno, 0 punti in caso contrario. Nela relazione tecnica si chiede invece di illustrare le “Modalità di digitalizzazione della documentazione sanitaria ed integrazione con i sistemi informatici dei partecipanti al GDA”. Si chiede pertanto come viene attribuito il punteggio del criterio di che trattasi. 4) Si chiede se, stante la redazione dell’offerta in carattere Arial 11, eventuali grafici o tabelle possano derogare dal carattere predetto.

Risposta : 1) In risposta al quesito n. 1 si precisa che alla data del 30 settembre 2020 - data di estrazione dei dati dal sistema SAP – gli addetti risultano suddivisi tra le diverse sedi territoriali come di seguito: Regione ER: - 2440 BO - 98 FC - 65 FE - 62 MO - 43 PC - 39 PR - 73 RA - 59 RE- 42 RN Totale 2921 Protezione Civile: - 178 BO - 53 FC - 61 FE - 27 MO - 28 PC - 29 PR - 35 RA - 28 RE - 29 RN Totale 468 Agenzia per il Lavoro: 145 BO - 48 FC - 43 FE - 80 MO - 34 PC - 50 PR - 62 RA - 68 RE - 47 RN Totale 577 ARPAE: - 86 PC - 103 PR - 124 RE - 109 MO - 459 BO - 65 RN - 112 RA - 118 FC - 106 FE Totale 1282 Si precisa che i numeri totali sono leggermente inferiori rispetto a quanto indicato nel Capitolato in quanto quest’ultimo tiene conto delle nuove assunzioni (in particolare per la Protezione civile e per ARPAE) che saranno ripartite coerentemente tra le diverse Province, a partire dal 2021. 2) Per quanto concerne il quesito n. 2 si chiarisce che l’attività di digitalizzazione delle cartelle sanitarie pregresse al momento non è ancora iniziata. 3) In risposta al quesito n. 3 relativamente al Criterio 7 “Digitalizzazione delle cartelle sanitarie pregresse” si ribadisce che saranno attribuiti 4 punti al fornitore che si impegnerà ad effettuare una digitalizzazione delle cartelle sanitarie pregresse entro un anno dall’inizio dell’erogazione dei servizi. 4) Relativamente al quesito n. 4 si precisa che eventuali grafici o tabelle possono anche essere redatti con carattere diverso da Arial, ma si ribadisce che devono essere contenute nelle 10 facciate previste al par. 16 del Disciplinare di Gara.

Domanda : In riferimento alla procedura in oggetto, la scrivente società formula la seguente richiesta di chiarimenti: a) In relazione all’art. 10 del Disciplinare si chiede se per “parti di servizio” subappaltabili vadano intese: 1) le attività di medici specialisti, 2) gli accertamenti diagnostici e specialistici; 3) le attività complementari del Medico competente; attività di consulenza su norme e procedure in materia di sorveglianza sanitaria e sicurezza; 4) sostituzioni del Medico Competente; 5) attività segretariale e di digitalizzazione cartelle sanitarie; b) Relativamente alla presenza di centri diagnostici autorizzati e di ambulatori, si chiede se nell’elenco vadano indicati centri e ambulatori di cui il Fornitore si impegna ad avere la disponibilità delle sedi indicati nell’offerta tecnica ad aggiudicazione avvenuta.

Risposta : Relativamente al quesito di cui alla lett. a) si precisa che sono subappaltabili solamente le attività di tipo diagnostico che non vengono effettuate dal medico Competente direttamente ma da altro specialista presso un diverso ambulatorio. Sono quindi subappaltabili le attività 1 e 2 ma non quelle sub 3,4 e 5, essendo proprie del Medico Competente (o della squadra di medici). In riferimento al quesito riportato alla lett. b), si chiarisce che nel Disciplinare di gara, al paragrafo 18.1 Criteri di valutazione dell’Offerta Tecnica, tra gli elementi di valutazione, Criterio 12 a e Criterio 12 b, viene richiesta la presenza, al momento della presentazione dell’offerta, degli Ambulatori per le visite del Medico Competente e per le prestazioni specialistiche, ai soli fini dell’attribuzione di punteggio tecnico.

Domanda : E' LA PRIMA VOLTA CHE PAGO IL BOLLO CON CONTRASSEGNO TELEMATICO (COME RICHIESTO DALLA GARA IN OGGETTO), PERTANTO SONO CORTESEMENTE A CHIEDERE INDICAZIONI: - COME SI FA? - E' UNA FUNZIONE A CUI ACCEDO ATTRAVERSO LA VS. PIATAFORMA?

Risposta : È possibile procedere all’acquisto della marca da bollo con contrassegno telematico di Euro 16,00, presso un qualsiasi tabaccaio o altro intermediario convenzionato con l’Agenzia delle Entrate. Il contrassegno telematico dovrà essere apposto sul modello cartaceo Allegato 8 - MODULO PER L’ATTESTAZIONE DI PAGAMENTO DELL’IMPOSTA DI BOLLO, che dovrà essere trattenuto, in originale, presso il mittente, a disposizione degli organi di controllo. Copia del Modulo dovrà essere inserita tra la documentazione amministrativa, nell’apposito campo previsto nella Piattaforma SATER, firmato digitalmente.

Domanda : CHIEDO INDICAZIONI PER EFFETTUARE IL PAGAMENTO DEL'IMPOSTA DI BOLLO CON CONTRASSEGNO TELEMATICO . E' LA PRIMA VOLTA CHE CI VIENE RICHIESTO IL PAGAMENTO DEL BOLLO IN TALE FORMATO. POICHE' LO ABBIAMO PRODOTTO SEMPRE IN MARCA DA BOLLO CARTACEA DI EURO 16, CHIEDO SE POSSO APPORRE LA MARCA DI CUI SOPRA SUL MODULO ALLEGATO 8. SOLECITO LA RISPOSTA IN QUANTO NON POSSO PROCEDERE NEGLI STEP DI GARA SUCCESSIVI.

Risposta : È possibile procedere all’acquisto della marca da bollo con contrassegno telematico di Euro 16,00, presso un qualsiasi tabaccaio o altro intermediario convenzionato con l’Agenzia delle Entrate. Il contrassegno telematico dovrà essere apposto sul modello cartaceo Allegato 8 - MODULO PER L’ATTESTAZIONE DI PAGAMENTO DELL’IMPOSTA DI BOLLO, che dovrà essere trattenuto, in originale, presso il mittente, a disposizione degli organi di controllo. Copia del Modulo dovrà essere inserita tra la documentazione amministrativa, nell’apposito campo previsto nella Piattaforma SATER, firmato digitalmente.