PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI PIANIFICAZIONE E ACQUISTO DI SPAZI PUBBLICITARI 2

Domanda : Si chiede quale sia il chiarimento PI138068-26 del 16/03/2026.

Risposta :

Domanda : richiediamo i seguenti chiarimenti: 1) in merito al budget indicato da bando, chiediamo conferma che lo stesso dovrà essere interamente investito o meno. Ancor meglio i € 4.500,000,00 previsti per la prima fase, possono essere considerati un minimo garantito di spesa? 2)Esiste un limite massimo applicabile e ritenuto consono dall'Ente appaltante sulla percentuale di offerta fee? 3) L'acquisto degli spazi pubblicitari, avverrà direttamente dalla stazione appaltante e amministrazioni coinvolte oppure tramite l'operatore economico,/ assegnatario del bando? 4)I costi della reportistica prevista, restano a carico dell'Ente o dell'operatore economico? Verranno rimborsati come costi tecnici, con un budget on top, rispetto ai € 4.500.000,00? 5) Pur rispettando la ripartizione delle quote di investimento prevista dalla legge, è previsto a monte dell'importo di destinare una quota per media digitali quali, cTV, Social, campagna display, piattaforme di gitali di streaming in genere? 6)la negoziazione per l'acquisto dei mezzi, avverrà sulla base di precedenti accordi fra l'Ente e le varie concessionarie, dunque ex ante o verrà effettuata ex novo dall'operatore economico? 7)Non vedendo ancora nessun chiarimento pubblicato, chiediamo quali sono le tempistiche per il riscontro alle nostre domande

Risposta :

1)Come indicato nel Disciplinare di gara il valore della Convenzione è frutto di una stima relativa al presumibile fabbisogno delle Amministrazioni contraenti che utilizzeranno la Convenzione stessa nell’arco temporale della sua durata. Pertanto, la predetta stima non è in alcun modo impegnativa né vincolante né per l’Agenzia né per le Amministrazioni contraenti nei confronti dell’aggiudicatario.

Si invita il concorrente a prendere visione del “Progetto” in cui sono presenti elementi utili alla formulazione dell’offerta es. analisi della domanda, Enti che hanno aderito alla precedente Convenzione, e la tipologia di campagne che sono state eseguite.

2)L’offerta va formulata sulla base del paragrafo “Offerta economica” del Disciplinare;

3)Il bando ha ad oggetto il servizio di pianificazione e acquisto di spazi pubblicitari, per cui sarà il fornitore a dover acquistare gli spazi per conto dell’ente aderente, gli stessi verranno rimborsati come esplicato nel par. 8 del Capitolato.

4)Si confermano i corrispettivi di cui all’par. 8 del Capitolato.

5)Non sono previsti importi predeterminati riservati alla pianificazione su media digitali.

6)La negoziazione per l’acquisto dei mezzi dovrà essere effettuata dal fornitore come disciplinato dal Capitolato.

7)I chiarimenti verranno evasi nel rispetto dei termini di legge di cui all’art 88 comma 3 di cui al d.lgs.36/2023.

Domanda : Sempre con riferimento al documento “Richiesta di Pianificazione Strategica” e alla parte in cui si precisa “Particolare rilevo assumeranno le modalità organizzative proposte per garantire un’adeguata prossimità ai pubblici di riferimento per l’Ente (team dedicato con referenti per aree, disponibilità a sopralluoghi, accordi esistenti, ecc” si chiede di precisare in che termini tali attività, che appaiono funzionali all’organizzazione di eventi più che al servizio di pianificazione media, devono essere considerate parte dell’oggetto dell’affidamento.

Risposta :

Le modalità organizzative citate sono riferite alle attività di pianificazione e acquisto media, con lo specifico obiettivo di garantire la regolare esecuzione di un servizio che “riguarderà principalmente il territorio regionale e potrà interessare anche Comuni di ridotte dimensioni” (cfr. art. 3 del capitolato) e che deve privilegiare “soluzioni che garantiscano un’adeguata prossimità ai pubblici di riferimento per l’Ente” (cfr. art. 3.3 del capitolato). Le modalità organizzative possono includere accordi con le concessionarie di pubblicità che operano a livello locale e che assicurano una copertura capillare di determinate porzioni di territorio, ovvero la disponibilità di agenti di zona con specifica conoscenza dei territori interessati dalle azioni di diffusione.

Domanda : In relazione a quanto previsto nel documento “Richiesta di Pianificazione Strategica” che chiede di indicare il budget da allocare per la campagna e la ripartizione percentuale del budget tra i diversi mezzi, strumenti, produzioni, eventi ed eventuali altre attività previste, si chiede di chiarire a cosa siano riferiti i termini “produzioni, eventi ed altre attività previste” considerando che nelle attività indicate dal Capitolato l’offerente dovrebbe realizzare esclusivamente la pianificazione, l’acquisto e le attività accessorie relative al piano mezzi.

Risposta :

In merito alla richiesta di chiarimento sui termini “produzioni, eventi ed altre attività previste” indicati nel documento Richiesta di Pianificazione Strategica, si precisa quanto segue:

L’espressione “produzioni, eventi ed altre attività” non è da riferirsi ad attività aggiuntive rispetto a quanto previsto dal Capitolato, il quale stabilisce che l’offerente debba occuparsi esclusivamente della pianificazione, dell’acquisto spazi e delle attività accessorie connesse al piano mezzi. La formulazione presente nel documento risulta pertanto non perfettamente allineata al perimetro del servizio e deve essere interpretata come un refuso. Il budget da indicare nella Pianificazione Strategica riguarda unicamente i mezzi e le attività riconducibili al piano media, come definito nel Capitolato.

Domanda : In relazione a quanto chiesto al par. 4.2. del capitolato rispetto ai criteri di elaborazione di ciascuna Proposta di Pianificazione da parte dell’operatore aggiudicatario e, in particolare, alla richiesta di classificazione dei mezzi secondo quanto previsto dalla normativa AGCOM (art. 49 del D.lgs. n. 208/2021 e Direttiva del Presidente del Consiglio dei ministri del 28/09/2009) al fine di monitorare e rispettare le prescrizioni ivi contenute; si chiede di confermare che ai fini della redazione dell’offerta tecnica e della elaborazione della proposta di pianificazione il concorrente è tenuto a indicare la quota percentuale di investimento da allocare per singolo mezzo ma non a rispettare le percentuali di ripartizione previste all’art. 49 del D.lgs n. 208/2021.

Risposta :

Per quanto riguarda la previsione dell’art. 4.2 del capitolato, si rimanda alla risposta a PI138068-26 del 16/03/2026.

Relativamente alla proposta di pianificazione da includere nella relazione tecnica, si conferma la richiesta di indicare la ripartizione percentuale del budget tra i diversi mezzi, strumenti e attività.

Domanda : Considerando che l’attività oggetto della fornitura (pag. 5 del Capitolato) è la sola attività di pianificazione e acquisto di spazi e relativi servizi accessori, si chiede di confermare che la precisazione contenuta a pag 12 del medesimo capitolato secondo cui ”Qualora richiesto e predisposto dall’Amministrazione, il Fornitore deve garantire la diffusione dei messaggi in lingue diverse, assicurando una presenza equilibrata e proporzionata dei messaggi multilingue sui mezzi inclusi nella pianificazione, così da garantire parità di accesso all’informazione e il rispetto del diritto alla conoscibilità dei servizi e delle misure adottate dall’Amministrazione” implica che l’operatore economico deve essere in condizioni di garantire, ove richiesto, una distribuzione equilibrata e proporzionata del messaggio nelle diverse lingue, sui vati mezzi, e non anche che l’operatore economico debba farsi carico delle traduzioni e alla realizzazione degli esecutivi necessari a tale scopo.

Risposta :

Si conferma che l’operatore economico deve essere in condizioni di garantire, ove richiesto, una distribuzione equilibrata e proporzionata del messaggio nelle diverse lingue, sui vari mezzi pervisti nella pianificazione approvata. Non sono richieste attività di traduzione o adattamento degli esecutivi, che saranno forniti dall’Amministrazione, direttamente o per il tramite di Agenzie creative appositamente incaricate.

Domanda : 1. Qual è il perimetro geografico della campagna, visto il riferimento a un target Italia con focus Emilia-Romagna? Il bando è destinato unicamente a soggetti residenti e con attività in Emilia Romagna? 2. Nell’esercizio devono essere considerate anche le quote AGCOM e vanno rispettate già in fase di simulazione? 3. La pianificazione mezzi deve essere basata sui canali citati dal capitolato o possono essere proposti canali diversi se supportati da un razionale solido? 4. Sarà possibile inserire allegati al documento? 5. Con riferimento all’Allegato 8 inerente all’indicazione di target “Terzo settore, associazioni di volontariato, gruppi organizzati”, si chiede se, nell’ambito della L.R. 15/2018, siano previste o già individuate specifiche tipologie di associazioni, enti o gruppi organizzati maggiormente coinvolti, al fine di orientare con maggiore precisione la segmentazione del target e l’impostazione strategica della comunicazione.

Risposta :

1) La campagna è a diffusione regionale, si rivolge a cittadini residenti in Emilia-Romagna, agli Enti pubblici del territorio, a soggetti collettivi (Terzo settore, associazioni di volontariato, gruppi organizzati) che svolgono la propria attività istituzionale sul territorio regionale.

2) La risposta è affermativa, si veda PI138068-26 del 16/03/2026.

3) La proposta di pianificazione può includere anche canali non citati nel capitolato di gara, se ritenuti idonei, sulla base di specifica motivazione, a garantire efficacia e capillarità della campagna.

4) Il numero di pagine da rispettare è quello indicato nel disciplinare di gara relativamente al criterio, tuttavia è consentito allegare altri file, nella misura strettamente necessaria a presentare ad esempio layout, tabelle o altro strumento esplicativo, fermo restando che tutti i criteri oggetto di valutazione devono essere sviluppati all’interno della relazione tecnica.

5) Con riferimento alla richiesta di chiarimento sui target “Terzo settore, associazioni di volontariato, gruppi organizzati”, si precisa che:

•La L.R. 15/2018 non individua tipologie specifiche di associazioni o enti da coinvolgere.

La legge prevede che tutti i soggetti organizzati, pubblici e privati, possano presentare e partecipare a progetti di partecipazione.

•Rientrano quindi nel target, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

associazioni culturali, sportive, ricreative, associazioni di volontariato, cooperative sociali, Pro Loco, comitati, gruppi civici e altri soggetti collettivi organizzati presenti sul territorio.

•Infine, pur non essendo un requisito previsto dalla legge, si ricorda che per il bando in corso le associazioni devono essere iscritte al RUNTS.

Domanda : Relativamente ai requisiti di capacità tecnica e professionale, considerato che l’attività di acquisto spazi pubblicitari può essere svolta dall’operatore economico con o senza rappresentanza (si veda Indagine conoscitiva sul settore della raccolta pubblicitaria, allegato A alla Delibera n. 551/12/CONS) si chiede di confermare che concorrono alla formazione del requisito anche i servizi nei quali l’acquisto degli spazi sia avvenuto in forza di un mandato con rappresentanza e, conseguentemente, i relativi costi siano stati fatturati direttamente al Cliente. In tal caso la comprova può essere fornita dalla dichiarazione del cliente attestate il valore del budget media pianificato e gestito dall’operatore economico.

Risposta :

Si conferma.

Domanda : Nella compilazione documento che riguarda la definizione del media mix e media planning, a quale livello di dettaglio è necessario arrivare? In particolare, nella definizione dei singoli mezzi, oltre alla ripartizione dei budget macro dobbiamo precisare nel documento anche il budget delle singole testate/emittenti o basta un budget complessivo per mezzo e calendarizzazione delle testate/emittenti scelte.

Risposta :

La proposta di pianificazione deve contenere l’elenco delle testate/emittenti da coinvolgere in relazione ai diversi canali e l’indicazione della quota percentuale da ripartire tra i diversi mezzi. Non è richiesta l’indicazione puntuale del budget da riservare alle singole testate/emittenti.

Domanda : Nella pianificazione, è mandatorio seguire vincoli giuridici sul peso dei media (15% radio locale e 50% stampa locale) o siamo liberi di gestire un media mix non vincolato; nel caso della percentuale obbligatoria, per la parte stampa possiamo considerare sia la parte cartacea che digitale o la percentuale considera solo il cartaceo?

Risposta :

a) Si rimanda all’art. 4.2 del capitolato di gara, che prevede la classificazione dei mezzi proposti secondo quanto previsto dalla normativa AGCOM (art. 49 del D. Lgs n. 208/2021 e Direttiva del Presidente del Consiglio dei ministri 28 settembre 2009 - Indirizzi interpretativi ed applicativi in materia di destinazione delle spese per l’acquisto di spazi pubblicitari da parte delle Amministrazioni dello Stato ai sensi dell’articolo 41 del decreto legislativo 31 luglio 2005”. Il totale su cui calcolare le quote di destinazione previste dall’art. 49 è costituito dal valore complessivo delle spese sostenute dall’Amministrazione per l’acquisto di spazi per fini di comunicazione istituzionale. La pianificazione di una specifica attività di comunicazione può prevedere anche l’utilizzo di un solo canale (come accade, ad esempio, per le campagne sui social media), e non è pertanto vincolata al rispetto delle quote Agcom.

b) In base alla direttiva citata, nella percentuale riferita a quotidiani e i periodici devono essere incluse le spese destinate all’acquisto di spazi su quotidiani e periodici anche elettronici.

Domanda : Si chiede alla Stazione Appaltante di confermare che in caso di aggiudicazione, dovrà essere prestata dall'operatore aggiudicatario una garanzia definitiva pari al 2% dell'importo dell'accordo quadro ex art 117 comma 1.

Risposta :

Come indicato nella documentazione di gara la procedura sfocerà in una Convenzione, pertanto, l’aggiudicatario dovrà versare una cauzione definitiva pari al 10% del valore della Convenzione a cui potranno essere applicate le riduzioni di cui all’art. 106 del d.lgs. 36/2023.