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Servizi di censimento, selezione e scarto del materiale d’archivio sito nelle sedi dell’archivio di deposito della Regione Emilia-Romagna

Ultimo aggiornamento da Sistema Acquisti Telematici - SATER: 27/07/2026 18:08

BANDO RETTIFICATO - Procedura aperta per l'affidamento dei servizi di censimento, selezione e scarto del materiale d’archivio sito nelle sedi dell’archivio di deposito della Regione Emilia-Romagna
Ente appaltanteINTERCENT-ER AGENZIA REGIONALE DI SVILUPPO DEI MERCATI TELEMATICI
Bando rettificato
Determina di indizione
Stato proceduraPresentazione Offerte/Risposte
Importo appalto2.650.819,60 €
Criterio di aggiudicazioneOfferta economicamente più vantaggiosa
Data di pubblicazione a sistema01/07/2026
Termine richiesta chiarimenti13/07/2026 12:00
Termine presentazione delle offerte03/08/2026 12:00
Apertura busta amministrativa03/08/2026 15:00
Requisiti di sostenibilità ambientaleno
Requisiti di sostenibilità socialeno

Allegati

Progetto
(351.62 kB)
Disciplinare
(944.36 kB)
Allegato 1 - DGUE operatore economico (da compilare su SATER)
(307.24 kB)
Allegato 1a - Domanda di partecipazione
(100.22 kB)
Allegato 2 - DGUE ausiliaria (da compilare su SATER)
(296.06 kB)
Allegato 3 - Patto d'integrità
(70.46 kB)
Allegato 4 - Capitolato
(566.23 kB)
Allegato 5 - Schema di offerta economica (da compilare su SATER)
(224.49 kB)
Allegato 5.1 - Schema di dettaglio dell'offerta economica
(29.76 kB)
Allegato 6 - Schema di contratto
(669.94 kB)
Allegato 7 - Modulo assolvimento imposta di bollo
(43.50 kB)
Allegato 8 - DUVRI
(723.38 kB)
Allegato 9 - Dichiarazione di equivalenza CCNL
(72.83 kB)

Referenti

Puddu Andrea

e-mail: andrea.puddu@regione.emilia-romagna.it
telefono: 0515273429

Luppi Chiara

e-mail: chiara.luppi@regione.emilia-romagna.it
telefono: 0515273085

Pubblicità legale

Cig

Lotto 1 — Servizi di censimento, selezione e scarto del materiale d’archivio sito nelle sedi dell’archivio di deposito della Regione Emilia-Romagna

CIG: BC319D4B8F
OpenData ANAC

Chiarimenti

Chiarimento PI350452-26

Ultimo aggiornamento: 24/07/2026 16:35

Domanda : Preg.mi, di seguito nostre richieste di chiarimenti: Quesito 1 – Requisito dell'archivista (15 anni e archivio da 15 km lineari) Spett.le Intercent-ER, con riferimento ai requisiti richiesti per la figura professionale dell’Archivista, si chiede di chiarire quanto segue. La documentazione di gara prevede, per la figura professionale in questione, un’esperienza di almeno 15 anni e la partecipazione ad almeno un intervento riguardante archivi complessi di consistenza pari ad almeno 15 km lineari. Considerato che: - l’archivio regionale oggetto dell’appalto presenta una consistenza stimata complessiva pari a circa 40 km lineari; - interventi archivistici riferiti a patrimoni documentari di almeno 15 km lineari costituiscono esperienze di particolare rilevanza e non frequentemente riscontrabili sul mercato professionale; si chiede di confermare: 1. che il requisito debba essere posseduto dal singolo professionista indicato nell’offerta; 2. se lo stesso costituisca requisito minimo inderogabile oppure elemento oggetto di valutazione qualitativa; 3. se, ai fini della dimostrazione dell’esperienza richiesta, possano essere considerati equivalenti più interventi svolti su archivi complessi distinti, la cui consistenza complessiva raggiunga o superi i 15 km lineari; 4. se la Stazione Appaltante abbia inteso richiedere necessariamente un unico intervento riferito ad un archivio di consistenza pari ad almeno 15 km lineari. Si chiede inoltre di chiarire le ragioni di proporzionalità che hanno condotto all’individuazione di tale soglia, atteso che la stessa potrebbe risultare particolarmente selettiva rispetto alle professionalità normalmente presenti sul mercato. Quesito 2 – Definizione di "archivio complesso" si chiede di precisare cosa debba intendersi per “archivio complesso”. In particolare si richiede di chiarire se tale definizione sia riferita: - alla pluralità dei soggetti produttori; - alla presenza di sedi archivistiche multiple; - alla consistenza documentaria; - alla stratificazione cronologica; - alla presenza di differenti tipologie documentali; - ad altri criteri definiti dalla Stazione Appaltante. Si chiede altresì se la qualificazione di “archivio complesso” debba risultare espressamente dalla documentazione prodotta a comprova dell’esperienza. Quesito 3 – Quantificazione dei metri lineari Ai fini della dimostrazione delle esperienze professionali richieste per il gruppo di lavoro, si chiede di chiarire quali modalità di dimostrazione siano ritenute idonee per attestare la consistenza dell’archivio oggetto di precedenti incarichi. Si chiede in particolare se siano considerate sufficienti: - dichiarazioni del committente; - certificati di regolare esecuzione; - contratti; - relazioni finali di progetto; - altra documentazione equivalente. Si chiede inoltre se la consistenza possa essere espressa in termini di metri lineari stimati e non necessariamente misurati fisicamente. Quesito 4 – Stato Avanzamento Lavori (SAL) Dal progetto emerge l'obbligo di fornire dati e rendicontazioni ad ogni SAL ma non è chiarissima la frequenza operativa. Si chiede di chiarire la periodicità prevista per la presentazione degli Stati di Avanzamento Lavori (SAL). Si chiede inoltre di specificare: - il formato atteso della documentazione di rendicontazione; - gli indicatori quantitativi che saranno utilizzati per la verifica delle attività svolte; - la documentazione minima che dovrà accompagnare ciascun SAL. Quesito 5 – Quantitativi presunti per singola attività economica L'offerta economica è costruita su sei voci unitarie, ma non sono riportate quantità stimate di lavorazione. Al fine di consentire una corretta formulazione dell’offerta economica, si chiede di rendere disponibili, ove esistenti, i quantitativi stimati relativi alle singole attività oggetto di valorizzazione economica: - censimento e selezione; - riordinamento del materiale sciolto; - condizionamento e ricondizionamento; - scarto; - movimentazione; - supporto logistico. In alternativa, si chiede di confermare che tali quantitativi non siano stimabili allo stato attuale e che il sistema di ponderazione indicato nell’Allegato 5.1 rappresenti esclusivamente un criterio comparativo di valutazione delle offerte. Quesito 6 – Disponibilità effettiva delle sedi Dal progetto emerge che l'archivio è distribuito in molteplici sedi regionali. Si chiede di rendere disponibile, ove possibile, l’elenco delle sedi archivistiche interessate dall’appalto con indicazione: - della localizzazione territoriale; - della consistenza documentaria stimata; - dell’eventuale presenza di depositi esterni; - della disponibilità di aree per lavorazioni, stoccaggi temporanei e movimentazioni. Tale informazione appare necessaria per una corretta valutazione degli oneri organizzativi e logistici connessi all’esecuzione del contratto. Quesito 7 – Oneri di macero Il progetto stabilisce che il macero sia a carico dell'aggiudicatario e che si ricorra prioritariamente alla Croce Rossa Italiana. si chiede di chiarire: - se esistano convenzioni già attive con Croce Rossa Italiana utilizzabili dall’aggiudicatario; - se i costi di macero siano interamente a carico dell’operatore economico; - se sia disponibile una stima dei quantitativi presumibilmente destinati allo scarto nel corso del contratto. Si chiede inoltre di confermare che la scelta del soggetto incaricato del macero resti in capo all’aggiudicatario qualora non sia possibile utilizzare la Croce Rossa Italiana. In attesa di cortese riscontro, porgiamo distinti saluti.

Risposta :

1) Ribadendo quanto già risposto al quesito PI340111-26 e specificando che i requisiti menzionati non si riferiscono alla figura dell’“archivista” ma a quella del “coordinatore del progetto”, si chiarisce che:
- il requisito deve essere posseduto dal professionista individuato come coordinatore del progetto, del quale viene allegato il curriculum vitae in sede di offerta tecnica;
- il requisito si configura come caratteristica qualitativa minima dell’offerta;
- il professionista di cui sopra deve avere svolto almeno un intervento su un solo archivio di consistenza pari ad almeno 15 chilometri lineari;
- i requisiti qualitativi minimi richiesti per detta figura professionale sono stati individuati in coerenza con la natura e la complessità dell’oggetto dell’appalto.

2) Come è possibile evincere da quanto indicato nel capitolo 1 del Capitolato, e segnatamente nei paragrafi 1.1 “Contesto” e 1.2 “Definizione degli obiettivi”, per archivio “complesso” si intende un corpus documentario connotato almeno dalle seguenti caratteristiche, anche non presenti simultaneamente:
- pluralità di uffici produttori;
- pluralità di sedi di conservazione;
- commistione tra fase attiva e fase semiattiva dell’archivio;
- arco cronologico di sedimentazione pluridecennale.
L’esperienza professionale del coordinatore del progetto, ai sensi dei requisiti minimi espressi nel Capitolato (cap. 3) e ai fini della valutazione dell’offerta tecnica, dovrà essere rilevabile dal suo curriculum vitae.
3) Il gruppo di lavoro incaricato dell’esecuzione delle attività dovrà essere in possesso dei requisiti minimi di cui al cap. 3 del Capitolato. Per quanto riguarda le figure diverse da quella del coordinatore del progetto, ai fini della valutazione del criterio n. 4 è sufficiente indicare nella relazione tecnica il/i titolo/i di studio posseduto/i e l’esperienza professionale maturata per ciascun ruolo individuato nel modello organizzativo proposto dall’operatore economico; in fase di offerta tecnica non è necessario presentare documentazione a comprova dei succitati elementi. Resta salda la facoltà del Committente di verificare, in fase esecutiva, l’aderenza delle competenze e dell’esperienza maturata dai componenti del gruppo di lavoro con il modello organizzativo proposto.
4)
- Gli stati di avanzamento lavori (SAL) si terranno con cadenza trimestrale (cfr. Capitolato, cap. 7).
- Il formato della documentazione di rendicontazione sarà concordato con il Committente all’avvio delle attività (ad esempio, relazioni in PDF/A con allegati fogli di calcolo per la determinazione dei dati quantitativi).
- Come indicato nel cap. 7 del Capitolato, per ciascun SAL l’Aggiudicatario produrrà una relazione descrittiva delle attività svolte, contenente almeno le seguenti informazioni di sintesi:
• numero e ubicazione delle sedi lavorate;
• metri lineari lavorati;
• attività specifiche realizzate sui metri lineari lavorati;
• schede di censimento prodotte (una per ciascuna sede), in allegato alla relazione;
• elenchi di scarto, ove prodotti, in allegato alla relazione;
• verbali di macero, ove prodotti, in allegato alla relazione.
- Per la verifica delle attività svolte potranno essere utilizzati, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i seguenti indicatori quantitativi:
• numero di sedi lavorate;
• numero di schede di censimento prodotte;
• numero di pezzi censiti;
• metri lineari lavorati per ciascuna delle attività di cui al cap. 2 del Capitolato;
• numero di elenchi di scarto;
• numero di pezzi scartati;
• numero di verbali di macero prodotti.
5) Riguardo le informazioni richieste, si rimanda, oltre che alla documentazione di gara, alle risposte ai quesiti presentati al presente bando (tra questi ad esempio: PI350103-26, PI345524-26, PI350018-26).
Si conferma che i pesi di ciascun corrispettivo "concorrono unicamente alla determinazione del punteggio economico" (paragrafo 16 del Disciplinare di gara).
6) Per quanto concerne l’ubicazione delle sedi di lavorazione si rimanda a quanto indicato nell’Allegato 1 al Capitolato. Per le restanti informazioni, si rimanda invece alle risposte già fornite ai quesiti presentati al presente bando.
7) Si conferma che la Regione Emilia-Romagna ricorre abitualmente alla Croce Rossa Italiana per le proprie procedure di scarto.
- Si conferma che i costi di macero sono interamente a carico dell’Aggiudicatario.
- Si rimanda a quanto già esposto in risposta al quesito PI350018-26.
- Si conferma che, qualora non sia possibile ricorrere alla Croce Rossa Italiana, la scelta del soggetto incaricato del macero è in capo all’Aggiudicatario.

Chiarimento PI350647-26

Ultimo aggiornamento: 24/07/2026 16:29

Domanda : Buongiorno, si richiede gentilmente di specificare quanto di seguito: 1. i Metri lineari da lavorare entro il 31/12/2027 ammontano a 40.000, e si richiede una produzione trimestrale di 5.000 ml, ma tale produttività è sostenibile in 24 mesi, si chiede se è sovrastimata la produzione trimestrale di ml in quanto tempi/produzione ml non corrispondono. 2. In riferimento al punto 2 (V) del capitolato tecnico (pag. 8) “conferimento del materiale di deposito è a carico dell'aggiudicatario la sua preparazione e il suo trasporto” si chiede di indicare percentuale indicativa di materiale da trasportare e se lo spostamento deve avvenire tra le sedi della Committente e di indicare un range chilometrico a carico dell’Operatore Economico? 3. si richiede percentuale indicativa di materiale di condizionamento sul totale? 4. si richiede percentuale indicativa di materiale di scarto sul totale?

Risposta :

1) Si rimanda a quanto già esposto in risposta al quesito PI343218-26.
2) Si rimanda a quanto già esposto in risposta al quesito PI350103-26 (si veda, nello specifico, il punto 5).
3) Si rimanda a quanto già esposto in risposta al quesito PI345524-26.
4) Si rimanda a quanto già esposto in risposta al quesito PI350018-26.

Chiarimento PI350103-26

Ultimo aggiornamento: 24/07/2026 16:28

Domanda : Si pongono di seguito i seguenti chiarimenti: 1. Si chiede di chiarire la coerenza tra la consistenza complessiva dell'archivio oggetto dell'intervento (circa 40.000 metri lineari), le produttività minime previste per gli Stati di Avanzamento Lavori e il termine di conclusione del contratto fissato al 31/12/2027. 2. Nell'Allegato 1 al Capitolato tecnico la consistenza della documentazione, espressa in metri lineari, risulta indicata solo per parte delle sedi interessate dall'appalto. Si chiede se sia possibile fornire almeno una consistenza stimata della documentazione presente presso ciascuna delle restanti sedi, al fine di consentire una corretta valutazione dell'impegno organizzativo e logistico richiesto. 3. Considerato che il Capitolato pone a carico dell'Aggiudicatario la fornitura delle unità di conservazione necessarie al ricondizionamento del materiale deteriorato e del materiale sciolto, si chiede di indicare una stima, anche orientativa, della quantità di contenitori da sostituire o fornire. 4. Considerato che le operazioni di macero sono poste a carico dell'Aggiudicatario, si chiede di indicare una stima, anche orientativa, della consistenza (in metri lineari o in percentuale) del materiale presumibilmente destinato allo scarto. 5. Con riferimento alle attività di conferimento del materiale presso depositi individuati dal Committente, si chiede di fornire, anche in via orientativa, informazioni sulla consistenza del materiale da trasferire, sulle sedi di destinazione e sulle relative distanze di trasporto. 6. Considerato che le attività di predisposizione degli elenchi di scarto e di supporto al Committente nei rapporti con la Soprintendenza archivistica e bibliografica sono ricomprese nell'appalto, si chiede di chiarire se i tempi necessari al rilascio delle autorizzazioni allo scarto da parte della Soprintendenza siano esclusi dal computo dei tempi contrattuali e delle verifiche connesse agli Stati di Avanzamento Lavori, trattandosi di attività non dipendenti dall'Aggiudicatario. 7. Considerato che il Capitolato prevede il riordinamento e il condizionamento del materiale sciolto, attività caratterizzate da modalità operative e produttività significativamente differenti rispetto al censimento di unità già condizionate, si chiede di fornire una stima, anche orientativa, della consistenza del materiale sciolto oggetto dell'appalto, trattandosi di un elemento suscettibile di incidere significativamente sull'organizzazione del servizio e sul dimensionamento del personale necessario all'esecuzione delle prestazioni. Grazie e cordiali saluti

Risposta :

1) Si rimanda a quanto già esposto in risposta al quesito PI343218-26.
2) Si rimanda a quanto già esposto in risposta al quesito PI345581-26.
3) Richiamato quanto già esposto in risposta al quesito PI345524-26, si ipotizza che per ogni metro lineare di documentazione da condizionare o ricondizionare sia necessario prevedere la fornitura di 8 contenitori circa.
4) Si rimanda a quanto già esposto in risposta al quesito PI350018-26.
5) Premettendo che le valutazioni estimative relative a ciascuna singola attività sono puramente indicative e ribadendo che la remunerazione delle prestazioni avverrà “a misura”, si stima che l’attività di “conferimento del materiale afferente all’archivio di deposito in appositi locali” riguardi circa il 10-15% della documentazione oggetto di censimento. Le sedi di destinazione sono locali a disposizione del Committente che sono ubicate, al momento, a distanze al massimo di 400 km dagli archivi interessati dal censimento.
6) Come indicato nel Capitolato (cap. 7), l’Aggiudicatario dovrà gestire almeno una procedura di scarto ogni 10.000 metri lineari lavorati, comprensiva del macero del materiale per cui l’Ente abbia ottenuto l’autorizzazione allo scarto. Il macero del materiale di cui la Soprintendenza archivistica e bibliografica abbia autorizzato lo scarto dovrà avvenire entro 30 gg. dalla ricezione della relativa autorizzazione.
7) Si rimanda a quanto già esposto in risposta al quesito PI345524-26.

Chiarimento PI350018-26

Ultimo aggiornamento: 20/07/2026 19:00

Domanda : Richiesta chiarimento_3 3.All. 4 Capitolato Tecnico - paragrafo 2. Oggetto del contratto consistenza (numero e tipologia di pezzi) Quesito 1) Si chiede di esplicitare la quantità in percentuale di materiale sciolto da condizionare e ricondizionare 2) Si chiede di esplicitare la quantità di Unità di Archiviazione (faldoni, fascicoli e registri) per metro lineare 3) Si chiede di esplicitare la stima dei metri lineari della documentazione selezionabile per lo scarto

Risposta :

1) Si rimanda alla risposta formulata per il quesito PI345524-26.
2) Nel caso di pezzi di tipologia “faldone” (ovvero “busta”), a seconda dei contenitori, di dimensioni non necessariamente omogenee, mediamente sono comprese 8-9 unità per metro lineare. Nel caso di pezzi di tipologia “registro”, mediamente sono comprese circa 30 unità per metro lineare. Come indicato nel Capitolato, il censimento si assesta sul livello “pezzo”, che – si veda il glossario – non include la tipologia “fascicolo”.
Tali dati sono, tuttavia, puramente indicativi e saranno oggetto di valutazione da parte dell’Aggiudicatario in fase di rilievo preliminare presso ciascuna sede d’archivio.
3) Premettendo che le valutazioni estimative relative a ciascuna singola attività sono puramente indicative e ribadendo che la remunerazione delle prestazioni avverrà “a misura”, si stima che l’attività di scarto riguardi circa il 30% della documentazione oggetto di censimento.

Chiarimento PI350015-26

Ultimo aggiornamento: 20/07/2026 18:58

Domanda : Richiesta chiarimento_2 2.All. 4 Capitolato Tecnico - paragrafo 2. Oggetto del contratto collocazione fisica del pezzo (armadio o scaffale, con l’indicazione del palchetto di riferimento): Quesito • Si chiede di esplicitare se sono stati individuati e/o se esiste già una mappatura degli spazi di collocazione • Si chiede eventualmente se fosse presente una mappatura, se quest’ultima verrà messa a disposizione del fornitore.

Risposta :

Il Committente metterà a disposizione dell’Aggiudicatario le planimetrie delle sedi d’archivio in cui effettuare le attività. Di norma, le planimetrie recano l’indicazione delle posizioni delle armadiature e delle scaffalature contenenti la documentazione.
Sarà compito dell’Aggiudicatario attribuire un identificativo univoco a ciascun palchetto di ogni armadiatura e scaffalatura riscontrata in loco, anche qualora non sia riportato nella planimetria.

Chiarimento PI350009-26

Ultimo aggiornamento: 20/07/2026 18:56

Domanda : Richiesta chiarimento_1 1. All. 4 Capitolato Tecnico - paragrafo 1.2. Definizione degli obiettivi individuare e descrivere le serie di documenti, le serie di fascicoli, i registri e i repertori in rapporto a ciascun ufficio produttore Quesito 1) Si chiede di esplicitare se i locali operativi verranno dotati di postazioni idonee per lo svolgimento dell’attività 2) Si chiede di esplicitare se la fornitura dei sistemi hardware e Software per l’attività sarà a carico del fornitore oppure verranno forniti dal committente. 3) Si chiede esplicitare se per la schedatura possono essere utilizzati software di descrizione archivistica Open Source

Risposta :

1) Le attività, di norma, saranno svolte presso le sedi indicate nell’Allegato 1. Qualora non sussistessero le condizioni per la lavorazione in loco della documentazione, sarà cura del Committente identificare una sede di lavoro appropriata con le relative postazioni.
2) Si conferma che la fornitura sarà a carico dell’Aggiudicatario. Le postazioni assegnate al personale incaricato delle attività non saranno dotate né di dispositivi hardware né dei relativi applicativi software che, di conseguenza, dovranno essere messi a disposizione per lo svolgimento delle attività richieste dalla presente procedura di gara da parte dell’Aggiudicatario stesso.
3) È possibile utilizzare software di descrizione archivistica Open Source. Si rammenta che, in sede di offerta tecnica, l’Operatore economico dovrà fornire un modello descrittivo di rilevamento dati. In fase esecutiva i dati raccolti dovranno essere forniti in formato digitale aperto oltre che su foglio di calcolo (cfr. cap. 2, p.to I, del Capitolato).

Chiarimento PI348885-26

Ultimo aggiornamento: 20/07/2026 18:54

Domanda : In merito al paragrafo 6.1 del disciplinare che impone l'iscrizione nel Registro delle Imprese oppure nell’Albo delle Imprese artigiane per attività pertinenti con quelle avente oggetto della presente procedura di gara, si conferma che la consulenza archivistica possa considerarsi attività pertinente all'oggetto di gara?

Risposta : Si conferma.

Chiarimento PI348347-26

Ultimo aggiornamento: 20/07/2026 18:50

Domanda : si chiede chi sia l'attuale gestore

Risposta : Il presente affidamento è alla sua prima edizione e, quindi, non vi è un gestore uscente.

Chiarimento PI346336-26

Ultimo aggiornamento: 20/07/2026 18:49

Domanda : Buongiorno, in merito alla gara in oggetto siamo ad inoltrare la presente richiesta di chiarimenti: 1) Al fine di eseguire una corretta valutazione dell'Archivio, si ritiene fondamentale la possibilità di svolgere dei sopralluoghi presso le sedi regionali più significative, in particolare a Bologna (Corridoi Fiera District); 2) L'importo a base di gara (Euro 1.204.918,00) è riferito ai totali 40.000 ml di Archivio? 3) Al punto 7 del Capitolato vengono descritti lotti trimestrali di lavorazione di 5.000 ml circa di materiali archivistico. Se così fosse i 40.000 ml di archivio dovrebbero essere lavorati in 24 mesi, spazio temporale incompatibile con la scadenza del 31.12.2027; 4) In tutte le 44 sedi indicate nell'Allegato 1 ci saranno spazi sufficienti per eseguire in loco tutte le attività previste nell'appalto? Si ringrazia anticipatamente per la cortese attenzione. Distinti saluti

Risposta :

1) La procedura di gara non prevede sopralluoghi in fase di presentazione delle offerte.
2) L’importo di 1.204.918,00 €, al netto dell’IVA e/o di altre imposte e contributi di legge, costituisce esclusivamente il tetto massimo di spesa entro il quale il Committente remunererà le diverse prestazioni effettivamente eseguite dall'Aggiudicatario, ciascuna valorizzata secondo il proprio prezzo unitario di aggiudicazione. La natura della procedura è "a misura": saranno, pertanto, liquidate le sole attività realmente ordinate ed erogate, sino a concorrenza del valore sopra definito. Di conseguenza, l'importo a base di gara non è il corrispettivo fisso calcolato "a corpo" per la lavorazione dei 40.000 ml complessivi, i quali rappresentano unicamente la consistenza massima stimata del contesto archivistico regionale.
3) Le previsioni temporali indicate al capitolo 7 del Capitolato definiscono unicamente il cronoprogramma stimato e il ritmo medio di lavorazione trimestrale atteso. Si ribadisce che saranno effettuate le attività ordinate dal Committente secondo un piano delle sedi trimestralmente sottoposto all’Aggiudicatario, nel rispetto dei termini contrattuali e del limite di spesa massimo definito.
4) Le attività, di norma, saranno svolte presso le sedi indicate nell’Allegato 1. Qualora non sussistessero le condizioni per la lavorazione in loco della documentazione, sarà cura del Committente identificare una sede di lavoro appropriata.

Chiarimento PI345581-26

Ultimo aggiornamento: 20/07/2026 18:47

Domanda : Con riferimento alla procedura in oggetto e, in particolare, al paragrafo 1.2 del Capitolato tecnico e all’Allegato 1 – Elenco delle sedi, si chiede un chiarimento in merito al perimetro effettivo del servizio e alla consistenza stimata del materiale archivistico. Il Capitolato tecnico indica una consistenza complessiva dell’archivio di deposito analogico regionale stimata in circa 40.000 metri lineari e precisa che le sedi in cui si trova collocato l’archivio analogico regionale, su cui andranno effettuate le attività previste, sono elencate nell’Allegato 1. Si chiede pertanto cortesemente di confermare se le 44 sedi elencate nell’Allegato 1 debbano intendersi tutte comprese nel perimetro del servizio oggetto di affidamento, oppure se l’Allegato 1 individui un elenco massimo/indicativo di sedi dalle quali il Committente selezionerà trimestralmente quelle effettivamente oggetto di intervento mediante il piano delle sedi di cui al paragrafo 7 del Capitolato. Si chiede inoltre di precisare se la stima complessiva di circa 40.000 ml comprenda esclusivamente le sedi riportate nell’Allegato 1 oppure anche ulteriori sedi, depositi o nuclei documentari non espressamente indicati nell’elenco. Considerato che nell’Allegato 1 alcune sedi risultano prive dell’indicazione della relativa consistenza in metri lineari, si chiede se per tali sedi sia disponibile una stima, anche approssimativa, dei metri lineari presenti, e se la mancata indicazione debba intendersi come dato non disponibile da rilevare in fase esecutiva oppure come consistenza non ancora determinata. Cordiali saluti.

Risposta :

Si conferma che l’Allegato 1 individua l’elenco complessivo delle sedi regionali potenzialmente interessate dal servizio. Il Committente, come previsto dal capitolo 7 del Capitolato, selezionerà e pianificherà periodicamente (su base trimestrale) gli interventi effettivi sottoponendo all’Aggiudicatario un piano delle sedi, in relazione alle concrete esigenze dell’Ente.

Si conferma che la stima complessiva di circa 40.000 metri lineari fa riferimento al perimetro documentario complessivo delle sedi riportate nell’Allegato 1.

Con riferimento alle sedi prive dell'indicazione della specifica consistenza nell'Allegato 1, si precisa che tale parziale assenza costituisce un dato allo stato attuale non puntualmente disponibile, che sarà oggetto di esatto rilievo in fase esecutiva da parte dell'Aggiudicatario. Si sottolinea che, ai sensi del Capitolato, ogni sede interessata dalle attività di censimento dovrà in ogni caso preliminarmente prevedere la rilevazione delle consistenze della documentazione ivi depositata. La cifra complessiva di 40.000 ml costituisce, quindi, la stima quantitativa del contesto generale di gara, utile esclusivamente a delineare la complessità dell'archivio regionale. Inoltre, considerata la natura "a misura" dell'appalto e le modalità di presentazione dell'Offerta Economica – basata sulla definizione di prezzi unitari per singola attività e non "a corpo" su un volume fisso e rigido – l'Aggiudicatario sarà remunerato in via esclusiva in base alle quantità e ai metri lineari effettivamente lavorati e rendicontati a SAL, indipendentemente dalla distribuzione fisica iniziale del materiale tra le diverse sedi e nei limiti della capienza del fondo contrattuale.

Chiarimento PI345524-26

Ultimo aggiornamento: 20/07/2026 18:46

Domanda : Con riferimento alle attività di riordinamento del materiale sciolto e di condizionamento/ricondizionamento, per le quali il Capitolato prevede la fornitura, a carico dell'Aggiudicatario, delle nuove unità di conservazione, si chiede se l'Amministrazione disponga di una stima, anche indicativa, della consistenza della documentazione interessata da tali attività, al fine di consentire una corretta formulazione dell'offerta economica.

Risposta :

Premettendo che le valutazioni estimative delle attività oggetto della presente procedura di gara sono puramente indicative e ribadendo che la remunerazione delle prestazioni avverrà “a misura”, si stima che:
• le attività relative al riordinamento del materiale riguarderanno complessivamente circa il 5% della documentazione oggetto di censimento;
• le attività di condizionamento del materiale sciolto e ricondizionamento (sostituzione delle buste) consisteranno in circa il 6,5% della documentazione oggetto di censimento.

Chiarimento PI343218-26

Ultimo aggiornamento: 20/07/2026 18:45

Domanda : Si richiedono alcuni chiarimenti in merito alla quantificazione economica del servizio in relazione alla consistenza complessiva dell’archivio di deposito analogico, stimato in circa 40.000 metri lineari (art. 1.2 del Capitolato). 1) L’art. 4 del Progetto Tecnico prevede per i Servizi di censimento, selezione e scarto di materiale d’archivio l’importo di Euro 1.150.268,00 che, diviso per 40.000 metri lineari, corrisponde a Euro 28,75 a metro lineare. Se però andiamo ad analizzare l’art. 4 del Capitolato Tecnico, per tale servizio viene previsto l’importo di Euro 27,00 a base d’asta. Si chiede quindi un chiarimento sulla base di calcolo utilizzata per addivenire al prezzo di Euro 27,00 posto a base d’asta. 2) Di converso, se consideriamo il prezzo a base d’asta (Euro 27,00) per 40.000 metri lineari, si arriva ad un totale di 1.080.000,00 Euro. La differenza di 70.268,00 Euro (1.150.268-1.080.000) è quindi quella relativa alle attività di riordinamento dello sciolto, il condizionamento e lo scarto? Si tratterebbe però di un numero assai esiguo di metri lineari (600, 58 metri lineari). Si chiede quindi se sia corretta questa valutazione. 3) I servizi di movimentazione nel progetto vengono quantificati in Euro 22.400,00 con un valore di Euro 700,00 al giorno (art. 4 del Capitolato). Il che corrisponde a 32 giornate. I servizi di supporto logistico (facchinaggio) invece sono valorizzati in Euro 32.500,00 con un prezzo a base d’asta di 250.00 Euro e cioè 130 giornate. Si chiede quindi un chiarimento sul punto, posto che il facchinaggio avrebbe una durata quadruplicata – in termini di giornate di lavoro – rispetto alla movimentazione. 4) Infine, si evidenzia come nel capitolato (art. 7) si preveda la lavorazione per ogni trimestre di circa 5.000 metri lineari, il che implica che l’anno 2027 l’attività riguarderà solo 20.000 metri lineari; ora, se il servizio dovesse partine nell’ultimo trimestre del 2026, la quota complessiva di lavorazione si assesterebbe attorno a 25.000 metri lineari. Visto che vi è la possibilità di una proroga di contratto o una variazione in aumento / diminuzione (art. 7 del Progetto Tecnico) ma si tratta pur sempre di una scelta discrezionale in capo all’Amministrazione, si chiede quindi se l’offerta economica debba essere parametrata su 20/25.000 metri lineari o sugli ipotetici 40.000 metri lineari.

Risposta :

1) Si premette che la consistenza complessiva dell’archivio, dislocato in plurime sedi del territorio regionale e stimata in circa 40.000 metri lineari sia nel Capitolato sia nel Progetto Tecnico, ha lo scopo di delineare il contesto generale e dare conto ai Concorrenti della complessità dell’archivio, della modalità di sedimentazione dei documenti e della frammentazione territoriale delle attività. L’offerta economica richiesta non prevede una quotazione a corpo per la lavorazione dell’intero archivio, ma la quotazione unitaria di ogni singola attività indicata nel capitolo 2 del Capitolato tecnico (in seguito, anche solo Capitolato), secondo le modalità specificate al capitolo 16 del Disciplinare di gara, rubricato “OFFERTA ECONOMICA”. Le attività svolte saranno rendicontate dall’Aggiudicatario ad ogni Stato Avanzamento Lavori (SAL), in base a quanto specificato nel capitolo 7 del Capitolato, e liquidate dal Committente considerando le quantità effettive lavorate per ogni singola attività, valorizzate al prezzo unitario aggiudicato. L’importo massimo che il Committente potrà liquidare come corrispettivo per i servizi erogati di cui al capitolo 2 del Capitolato è pari a 1.204.918,00 € al netto dell’IVA e/o di altre imposte e contributi di legge. La divisione aritmetica tra l’importo previsto per le attività archivistiche e la dimensione stimata dell’archivio, così come proposta nel quesito, non è quindi applicabile a tale procedura di gara, non trattandosi di una gara “a corpo” ma “a misura”.

2) Alla luce di quanto chiarito al punto 1), la valutazione proposta non è corretta in quanto si basa sul medesimo presupposto errato di un calcolo "a corpo" applicato all'intera consistenza stimata dell'archivio regionale. Si ribadisce che l'appalto è regolato a prezzi unitari e "a misura". Pertanto, non esiste una scomposizione aritmetica fissa dei valori economici basata sui metri lineari complessivi: l'importo massimo per le attività specificate nel Capitolato e oggetto dell’appalto costituisce unicamente il tetto di spesa entro il quale il Committente remunererà le diverse prestazioni effettivamente eseguite dall'Aggiudicatario, ciascuna valorizzata secondo il proprio prezzo unitario di aggiudicazione.

3) Si conferma che le attività di “Supporto logistico (facchinaggio)” (Attività VI del capitolo 2 del Capitolato) e di “Movimentazione (carico, trasporto e scarico)” (Attività V del capitolo 2 del Capitolato) sono state stimate nel Progetto Tecnico in rapporto alle specifiche esigenze operative e correlate alle prevalenti attività archivistiche, nel rispetto del valore massimo dell’appalto. Nello specifico, si precisa che:
a. il supporto logistico (facchinaggio) è configurato come un'attività da svolgersi presso le sedi di censimento, a supporto diretto del personale archivista per la manipolazione e la preparazione del materiale intra sede;
b. la movimentazione è invece un'attività puntuale prevista eventualmente, come specificato nel Capitolato, per la predisposizione, il carico, il trasporto e lo scarico di porzioni d’archivio dalle attuali sedi territoriali ad appositi locali a disposizione dell’Ente (inter sede) su richiesta del Committente.
Tale diversità di natura oggettiva e di modalità di esecuzione giustifica la differente quantificazione delle giornate stimate. Si ribadisce infine che, trattandosi di prestazioni "a misura", la valorizzazione e la liquidazione effettiva di tali attività avverranno esclusivamente sulla base delle giornate e delle prestazioni realmente ordinate dal Committente ed eseguite dall'Aggiudicatario, secondo i criteri già richiamati nella risposta al punto 1).

4) Si rimanda a quanto già ampiamente specificato nei punti precedenti: l’offerta economica dovrà indicare esclusivamente i prezzi unitari per ciascuna attività prevista nel modulo di offerta (secondo le modalità stabilite dal capitolo 16 del Disciplinare di gara). Le previsioni temporali indicate all'art. 7 del Capitolato definiscono unicamente il cronoprogramma stimato e il ritmo medio di lavorazione trimestrale atteso. L’importo massimo liquidabile dal Committente ammonta all’importo a base di gara.

Chiarimento PI340111-26

Ultimo aggiornamento: 20/07/2026 18:43

Domanda : Con riferimento alla procedura in oggetto e, in particolare, al paragrafo 3 del Capitolato tecnico, “Figure professionali richieste”, si chiede un chiarimento in merito al requisito minimo previsto per la figura del/della Coordinatore/trice del Progetto, nella parte in cui è richiesta una esperienza professionale pari a: “15 anni e almeno un intervento su archivi complessi di consistenza pari ad almeno 15 chilometri lineari”. Si chiede cortesemente di precisare se tale requisito debba intendersi come: a) possesso di almeno 15 anni di esperienza professionale e, cumulativamente, partecipazione/svolgimento di almeno un intervento specifico su archivi complessi aventi consistenza pari ad almeno 15 chilometri lineari; oppure b) esperienza professionale complessiva maturata nell’arco dei 15 anni su interventi archivistici che, anche cumulativamente, abbiano riguardato una consistenza pari ad almeno 15 chilometri lineari.

Risposta :

Si conferma quanto specificato nel Capitolato tecnico in merito all’esperienza professionale maturata dal Coordinatore di progetto. Il requisito in parola, esposto al capitolo 3 del Capitolato tecnico, prevede in modo cumulativo e concorrente:
1. il possesso di almeno 15 anni di esperienza professionale complessiva;
2. lo svolgimento di almeno un singolo intervento specifico su archivi complessi che abbia avuto, da solo, una consistenza pari ad almeno 15 chilometri lineari.
Si esclude, pertanto, la possibilità di cumulare la consistenza lineare su più interventi diversi per il raggiungimento dei 15 chilometri lineari.

Ultimo aggiornamento: 27-07-2026, 16:26